МИНИСТЕРСТВО КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА РСФСР

ПРИКАЗ

от 12 января 1971 г. N 13

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И

ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ"

Утверждаю разработанную Республиканским бюро технической инвентаризации Министерства "Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации".

Приказываю:

1. Министрам коммунального хозяйства АССР, начальникам управлений коммунального хозяйства край(обл)исполкомов, начальникам управлений жилищного хозяйства Московского, Калининского, Ростовского облисполкомов и Алтайского крайисполкома, начальникам бюро технической инвентаризации Мосгорисполкома и Ленгорисполкома ввести в действие вышеуказанную Инструкцию во всех подведомственных бюро (группах) технической инвентаризации.

2. Производственному предприятию "Оргмашучет" (т. Бычков М.В.) до 1 апреля 1971 года издать "Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации" тиражом 5 тыс. экземпляров и разослать наложенным платежом по разнарядке Республиканского бюро технической инвентаризации МКХ РСФСР.

Заместитель Министра

С.ИОНОВ

Согласовано

Заведующий архивом МКХ РСФСР

А.ФЕЛЬЦМАН

4 января 1971 года

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО

ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

§ 1. Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-оценочной и правоустанавливающей документации на объекты основных фондов жилищно-коммунального хозяйства.

§ 2. В целях обеспечения сохранности документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в противопожарном отношении. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери целесообразно обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня помещение архива опечатывать.

§ 3. Для размещения документации помещение архива оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел (приложение N 1 - не приводится).

Для хранения алфавитной и статистической карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками (приложение N 2 - не приводится).

§ 4. Ответственность за сохранность материалов, находящихся в архивохранилище, несут начальник бюро и техник архива, а там, где их не имеется, уполномоченное лицо.

§ 5. Архивохранилище обеспечивается:

- переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;

- пылесосом для удаления пыли;

- рабочим халатом для техника архива.

<...>

дело и правоустанавливающая документация, статистическая карточка на строение, алфавитная карточка на владельца) погашенные по причине сноса, пожара или другого стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года.

По истечении этого срока, исчисляемого с момента сноса или стихийного бедствия, основные показатели инвентаризационного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел (Приложение 3).

При этом в графе 4 книги указываются все адреса, которые в свое время были присвоены строению.

Материалы инвентаризации на ликвидированные по различным причинам объекты внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения хранятся так же 3 года, после чего уничтожаются.

На отобранные к уничтожению материалы составляется акт комиссией, назначаемой начальником бюро, которая одновременно определяет способ уничтожения документации.

III. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

§ 9. Хранящиеся в архиве материалы должны быть оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываются и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.

§ 10. Инвентарное дело на строение разделяется на три отдельно сброшюрованные в обложки группы документов. К первой группе следует относить материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

- технический паспорт или инвентаризационная форма 1-"У" на строение;

- план земельного участка;

- инвентаризационная форма 2-"С" на основное строение;

- поэтажный план основного строения;

- экспликация к поэтажному плану.

Во вторую группу относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в хронологическом порядке.

В третью группу - абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризации), расположенные в указанной выше последовательности. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку "Погашено. Дата. Подпись".

Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе.

§ 11. Поступающие в архив материалы на домовый фонд, объекты внешнего благоустройства и инженерные сети регистрируются в инвентарных книгах соответственно по прилагаемым формам (Приложение 4 и 5). Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

§ 12. Инвентарная книга на домовый фонд первоначально заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (поселку) без разграничения их по фондам. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления. Присвоенный инвентарный номер проставляется в верхнем левом углу обложки дела. Номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:

а) для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц - из порядкового номера по инвентарной книге;

б) для дел, группируемых по кварталам - из дробного номера, числитель которого - инвентарный номер, знаменатель - номер города (района города), поселка (присвоенного условно), номер квартала и папки.

                 75

    Например: -------  означает, что   дело   зарегистрировано   в

              1-115-6

инвентарной    книге    за    N 75, строение находится в г. Бийске

(условно - 1), квартала 115, дело хранится в 6 папке.

§ 13. Инвентарные номера на материалы объектов внешнего благоустройства и инженерных сетей присваиваются в соответствии с порядковой записью в инвентарной книге.

§ 14. Инвентаризационно-технические дела на строения отыскиваются в архиве по инвентарному номеру, который указывается в статистической или алфавитной карточке, а дела на объекты внешнего благоустройства и инженерные сети по инвентарному номеру, указанному в алфавите наименования объектов (Приложение N 9).

§ 15. Инвентарные дела, погашенные по основаниям указанным в § 8, исключаются из инвентарной книги по данным обследований. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, объясняющая причину погашения дела.

§ 16. При разделе одного домовладения на два или несколько самостоятельных с обособленными участками, за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются новые инвентарные номера в порядке поступления их в архив.

Документы на общее домовладение погашаются и оставляются в деле, которому сохранен прежний инвентарный номер.

IV. ВЕДЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ И АЛФАВИТНОЙ КАРТОТЕК

§ 17. Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому городу (поселку) карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

§ 18. Алфавитная картотека составляется на всех домовладельцев строений и предназначается для отыскания дела в случае, когда местонахождения строения заранее неизвестно.

§ 19. Алфавитные карточки в целом по обслуживаемым городам и поселкам размещаются в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования владельца.

§ 20. Алфавитные и статистические карточки по снесенным строениям (§ 8), а также алфавитные карточки выбывших владельцев погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся в течение 3 лет отдельно в том же порядке.

V. ВЫДАЧА И ВОЗВРАТ ДЕЛ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АРХИВА

§ 21. Инвентарные дела выдаются определенному кругу лиц, по усмотрению руководства бюро. Виновные в утрате или порче материалов обязаны возместить их стоимость восстановления.

§ 22. На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и возврата материалов. Карточка на материалы домового фонда (Приложение N 6) хранится в деле, а при выдаче - оставляется на месте его хранения.

Кроме этого ведется журнал учета выданных дел по бригадам или отдельным исполнителям (Приложение N 7).

Карточки на материалы благоустройства и инженерные сети (Приложение 8) хранятся аналогично карточкам на материалы домового фонда, а на выданные дела - в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц (переулков).

§ 23. Периодически, но не реже одного раза в год, а также при замещении должности техника архива, по распоряжению начальника бюро производится инвентаризация, в результате которой выявляется наличие и полнота дел, имеющихся в архивохранилище; учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.

На 1 января каждого года под последней регистрацией в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.

Начальник Республиканского бюро

технической инвентаризации МКХ РСФСР

С.ЛИТВИНЧЕВ

Приложение N 3

ФОРМА КНИГИ УЧЕТА УНИЧТОЖЕННЫХ ДЕЛ НА СТРОЕНИЯ

Приложение N 4

ФОРМА ИНВЕНТАРНОЙ КНИГИ НА ДОМОВЫЙ ФОНД

Приложение N 5

ФОРМА ИНВЕНТАРНОЙ КНИГИ НА ОБЪЕКТЫ

ВНЕШНЕГО БЛАГОУСТРОЙСТВА И ИНЖЕНЕРНЫЕ СЕТИ

Приложение N 6

КАРТОЧКА УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА

ИНВЕНТАРНОГО ДЕЛА НА ДОМОВЛАДЕНИЕ

    Адрес: гор. (пос.) _____________________

           ул. (пер.) ______________________

           дом N _______

Оборотная сторона карточки

Составлена "___" _________ 19__ г.

Техник архива

Приложение N 7

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ИНВЕНТАРНЫХ ДЕЛ

             Бригадир   Сидоров Н.Д.

             ________________________________

             (наименование подотчетного лица)

                                                        197... год

┌───────────┬─────────────┬─────────────┬────────┬───────────────┐

│Дата выдачи│ Инвентарный │Подпись лица,│  Дата  │ Подпись лица, │

│   дела    │    номер    │ получившего │возврата│принявшего дело│

│           │             │    дело     │        │   в архив     │

├───────────┼─────────────┼─────────────┼────────┼───────────────┤

│           │  75         │             │        │               │

│12-I       │-------      │ Н. Сидоров  │ 15-II  │   А. Валуева  │

│           │1-115-6      │             │        │               │

├───────────┼─────────────┼─────────────┼────────┼───────────────┤

│           │  112        │             │        │               │

│20-I       │--------     │ Н. Сидоров  │ 10-III │   А. Валуева  │

│           │1-115-10     │             │        │               │

├───────────┼─────────────┼─────────────┼────────┼───────────────┤

│           │  110        │             │        │               │

│1-II       │--------     │ Н. Сидоров  │ 15-IV  │   А. Валуева  │

│           │1-115-12     │             │        │               │

└───────────┴─────────────┴─────────────┴────────┴───────────────┘

Приложение N 8

КАРТОЧКА

УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ИНВЕНТАРНОГО ДЕЛА НА МАТЕРИАЛЫ

БЛАГОУСТРОЙСТВА И ИНЖЕНЕРНЫЕ СЕТИ

    Адрес: гор. _________________ ул. ____________________________

           Объект _________________________

Оборотная сторона карточки

Составлена "___" _________ 19__ г.

Техник архива

Приложение N 9

АЛФАВИТ

НАИМЕНОВАНИЯ ОБЪЕКТОВ ВНЕШНЕГО БЛАГОУСТРОЙСТВА

И ИНЖЕНЕРНЫХ СЕТЕЙ