Экологический менеджмент

ОБМЕН ЭКОЛОГИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

Рекомендации и примеры

ISO 14063: 2006
Environmental management - Environmental communication - Guidelines and examples
(IDT)

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»

Сведения о стандарте

1. ПОДГОТОВЛЕН Научно-техническим центром ИНТЕК на основе собственного аутентичного перевода стандарта, указанного в пункте 4

2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 20 «Экологический менеджмент и экономика»

3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 27 декабря 2007 г. № 432-ст

4. Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 14063:2006 «Экологический менеджмент. Обмен экологической информацией. Рекомендации и примеры» (ISO 14063:2006 «Environmental management - Environmental communication - Guidelinnes and examples»)

5. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомления и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет

Содержание

Введение

За последние два десятилетия обмен экологическими данными, результатами и действиями стал существенной частью деятельности организаций вследствие повышенного интереса и обеспокоенности общественности, а также деятельности государственных органов, связанной с охраной окружающей среды. Организации всего мира все больше сталкиваются с необходимостью высказывать свои мнения, представлять и объяснять экологические последствия своей деятельности, производства и предоставления услуг. Также растет интерес к учету аргументации заинтересованных сторон и объединению их мнений и требований путем обмена информацией.

Организации нуждаются в получении и предоставлении экологической информации, изданий и программ, которые зависят от таких факторов, как географическое положение организации, объем и разновидности выполняемых ими работ. Мотивацию к обмену экологической информацией обеспечивают:

- заинтересованность организации в обмене информацией о ее деятельности;

- запрос информации о деятельности организации со стороны служащих или инвесторов, правительственного агентства, группы местной общественности, поставщика или любой другой заинтересованной стороны;

- необходимость обсуждения с заинтересованными сторонами, особенно с целевой группой, предполагаемых действий организаций, таких как расширение существующих производственных мощностей, размещение новых предприятий или введение новой продукции или услуг;

- управление экологическими рисками;

- нормативно-правовые требования;

- возрастающая важность рассмотрения вопросов охраны окружающей среды.

Обмен экологической информацией - это процесс распространения информации для повышения ответственности, достоверности и улучшения отношений между партнерами, а также повышения информированности и использования информации для принятия решений. Используемые при этом процессы и содержание обмениваемой информации изменяются в зависимости от целей и условий, в которых работает организация, поэтому они должны основываться на независимой информации.

Обмен экологической информацией является более широким понятием, чем понятие экологической отчетности, поскольку имеет гораздо большее число целей и форм. Обмен информацией может быть применен как к данному конкретному особому случаю или цели, так и к плановым мероприятиям. Примером первого случая может быть ситуация, когда менеджер посещает общественные мероприятия и отвечает на вопросы жителей. Плановый обмен информацией может включать в себя как частичное, так и полное участие заинтересованных сторон в соответствии со следующими ситуациями:

a) Одностороннее предоставление информации происходит в случае, когда организация распространяет информацию, например, путем выпуска экологических отчетов, и не имеет возможности получать вопросы и участвовать в обсуждении результатов отчета.

b) Двусторонний обмен информацией происходит при обмене информацией и идеями между организациями и заинтересованными сторонами.

c) При совместном принятии решений, включая установление эффективной информационной обратной связи, которая оказывает воздействие на организацию и/или на население, а также на организации, сотрудничающие с заинтересованными сторонами.

Взаимодействие с заинтересованными сторонами обеспечивает возможность для организации изучать проблемы и задачи, что приводит к увеличению понимания экологической политики организации всеми сторонами и влияния на их мнения и восприятие. При надлежащей реализации любой частный подход может быть успешным и удовлетворить потребности организации и заинтересованных сторон. В ряде случаев понимание характера и особенностей обмена экологической информацией каждой заинтересованной стороной (или целевой группой) также очень важно. Наиболее эффективный процесс обмена экологической информацией включает в себя постоянный контакт организации с внутренними и внешними заинтересованными сторонами и может рассматриваться как часть общей информационной стратегии организации.

Взаимосвязи экологической информации и ее потоки с указанием разделов настоящего стандарта изображены на рисунке 1.

Примечание 1 - Пунктирные линии со стрелками показывают связь обмена экологической информацией с другими элементами организации; сплошные линии - связь обмена экологической информацией между системами.

Примечание 2 - Заштрихованные области показывают область применения обмена экологической информацией системы; более сильно заштрихованные области показывают области перекрытия обмена экологической информацией системы с организацией.

Рисунок 1 - Схема обмена экологической информацией

Обмен экологической информацией часто дает множество преимуществ, таких как:

- помощь заинтересованным сторонам в понимании своих обязательств по получению результатов их природоохранной деятельности, политики и характеристик;

- предоставление входных данных/предложений по улучшению экологических характеристик организации, продукции или услуг, а также прогресса в направлении устойчивого развития;

- улучшение понимания потребностей и проблем заинтересованных сторон для стимулирования ответственности и ведения диалога;

- содействие достижению организацией экологических рекомендаций, достижений и характеристик;

- повышение важности и уровня экологической информированности для поддерживания экологической ответственности организации;

- рассмотрение проблем заинтересованных сторон и жалоб на текущие и чрезвычайные неблагоприятные воздействия на окружающую среду;

- улучшение отношения к организации заинтересованных сторон;

- усиление поддержки предприятия и доверия заинтересованных сторон.

Обмен экологической информацией является одной из актуальных проблем, с которыми сталкиваются организации при наличии или отсутствии системы экологического менеджмента (EMS). Обмен экологической информацией - это не просто проблема управления и организации, поскольку он связан также со значением организации. Для обеспечения процессов обмена экологической информацией для организаций важно выбрать ответственного партнера в обществе и удовлетворить экологические ожидания заинтересованных сторон.

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Дата введения - 2010-04-01

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает рекомендации для организаций по основным принципам, политике, стратегии и деятельности, связанным с внутренним и внешним обменом экологической информацией. Для этого используются проверенные и хорошо обоснованные подходы к обмену экологической информацией, адаптированные к специфическим условиям, существующим при обмене данной информацией.

Рекомендации настоящего стандарта могут использовать все организации независимо от их размера, типа, местоположения, структуры, рода деятельности, выпускаемой продукции и предоставляемых услуг, а также независимо от того, занимаются они или нет на месте управлением состоянием окружающей среды.

Настоящий стандарт не устанавливает технические характеристики для целей сертификации или регистрации, а также требования соответствия к системам экологического менеджмента (менеджмента окружающей среды). Стандарт может быть использован как в сочетании с любым стандартом серии ИСО 14000, так и самостоятельно.

Примечание 1 - Таблица справочных данных о стандартах серии ИСО 14000 приведена в приложении А.

Примечание 2 - В стандартах ИСО 14020, ИСО 14021, ИСО 14024 и ИСО 14025 указаны специальные средства обмена экологической информацией и рекомендации по торговой экологической маркировке и декларациям.

2. Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями.

2.1. обмен экологической информацией (environmental communication): Процесс предоставления и получения информации, а также вступление организации в диалог с внешними и внутренними заинтересованными сторонами с целью стимулирования совместного понимания экологических вопросов, точек зрения и показателей.

2.2. политика обмена экологической информацией (environmental communication policy): Общие тенденции и направления работ организации, связанные с обменом экологической информацией, формально изложенные руководством организации.

Примечание - Политика обмена экологической информацией может быть либо самостоятельной, либо частью других политик, проводимых в данной организации.

2.3. стратегия обмена экологической информацией (environmental communication strategy): Концепция работ, проводимых организацией по внедрению политики обмена экологической информацией и установлению его целей и задач.

2.4. организация (organization): Компания, корпорация, фирма, предприятие, государственный орган или институт, а также их части или объединения, совместные или нет, государственные или частные, организационные единицы или производственные процессы.

Примечание - Для организаций, обладающих несколькими рабочими подразделениями, каждое подразделение может считаться организацией [ИСО 14001].

2.5. заинтересованная сторона (interested party): Физическое лицо или группа лиц, занимающихся или испытывающих влияние экологических показателей организации [ИСО 14001].

2.6. целевая группа (target group): Заинтересованная сторона (стороны), выбранная в качестве актива организации по обмену экологической информацией.

2.7. цель обмена экологической информацией (environmental communication objective): Общая цель обмена экологической информацией, не противоречащая политике обмена информацией, проводимой организацией для достижения своей стратегии обмена информацией.

2.8. задача обмена экологической информацией (environmental communication target): Подробные требования к рабочим характеристикам организации, которые вытекают из целей обмена экологической информацией и необходимы для установления и реализации этих целей.

3. Принципы обмена экологической информацией

3.1. Общие положения

В процессе своей деятельности по обмену экологической информацией организация должна придерживаться принципов, приведенных в 3.2.

3.2. Принципы

3.2.1. Принцип прозрачности (открытости)

Применение данного принципа позволяет организации сделать процессы, процедуры, методы, источники данных и ограничения, используемые при обмене экологической информацией, доступными для заинтересованных сторон с учетом конфиденциальности информации, а также информировать заинтересованные стороны об их роли в процессе обмена экологической информацией.

3.2.2. Принцип приемлемости

Применение данного принципа позволяет организации предоставлять (и получать) информацию для использования заинтересованными сторонами, а также дает возможность использовать языки и носители, отвечающие возможностям и требованиям заинтересованных сторон и обеспечивающие их полноценное участие в процессе обмена информацией.

3.2.3. Принцип надежности

Применение данного принципа позволяет организации осуществлять обмен экологической информацией добросовестно и справедливо, а также предоставлять правдивую, точную и значимую информацию, не вводящую в заблуждение заинтересованные стороны, путем обработки информации и данных с использованием признанных и воспроизводимых методов и показателей.

3.2.4. Принцип ответственности

Применение данного принципа является гарантией того, что обмен экологической информацией будет открытым для заинтересованных сторон, обеспечивает своевременное и в полном объеме реагирование на запросы и проблемы заинтересованных сторон, а также предоставляет заинтересованным сторонам информацию о том, как эти запросы и проблемы будут рассматриваться.

3.2.5. Принцип ясности

Применение данного принципа является гарантией того, что подходы к обмену экологической информацией и язык, на котором она предоставлена, будут однозначно восприниматься заинтересованными сторонами.

4. Политика обмена экологической информацией

4.1. Обязательства руководства

Руководство организации должно установить и сделать общедоступными свои обязательства по содействию развитию политики обмена экологической информацией. Эта политика должна быть совместимой с принципами, указанными в разделе 3, и должна точно и ясно устанавливать:

a) обязательство участия в диалоге с заинтересованными сторонами;

b) обязательство делать общедоступной информацию о своих экологических характеристиках;

c) значимость внутреннего и внешнего обменов экологической информацией в организации;

d) обязательство внедрения данной политики и предоставления необходимых ресурсов;

e) обязательство рассматривать ключевые экологические проблемы.

Политика обмена экологической информацией может быть частью информационной или экологической политики организации или быть независимой.

4.2. Разработка политики обмена экологической информацией

При разработке этой политики лица, отвечающие в организации за управление состоянием окружающей среды, должны взаимодействовать с теми лицами, которые будут отвечать за обмен экологической информацией для обеспечения того, что эта политика будет логически последовательной и совместимой с другими принципами, политиками и назначением организации. В соответствии с этим все уровни управления организацией должны применять эту политику и обеспечивать прием информации для формулирования и видоизменения политики.

Политика обмена экологической информацией не требует подробной детализации, однако должна довести до сведения всех заинтересованных сторон важность обмена экологической информацией в отношении экологических вопросов, точек зрения и связанных с экологией воздействий и экологических показателей. При разработке политики обмена экологической информацией основное значение имеют взгляды, задачи, назначение и культура организации. Организация должна взять на себя ответственность за политику, которая учитывает местные, региональные и/или национальные особенности работ по обмену экологической информацией, где это применимо.

Важные факторы, которые необходимо принимать во внимание при разработке политики обмена экологической информацией, должны включать в себя:

- область торгово-промышленной деятельности и спектра выпускаемой продукции или предоставляемых услуг;

- размер организации;

- организационную инфраструктуру;

- корпоративное управление;

- рыночные и торговые стратегии;

- наличие системы обмена экологической информацией;

- рассмотрение экологических точек зрения и воздействий;

- взаимодействие со связанными областями, такими как здравоохранение и безопасность, а также с другими подходами к устойчивому развитию;

- локальные, региональные, национальные и международные добровольные кодексы этики/поведения;

- ожидания заинтересованных сторон и

- права общественности на получение информации.

Политика должна быть рассмотрена заинтересованными сторонами - внутренними или внешними (в зависимости от обстоятельств).

5. Стратегия обмена экологической информацией

5.1. Общие положения

Руководство организации должно разработать схему внедрения разработанной стратегии обмена экологической информацией, которая должна включать в себя цели данного обмена, определение заинтересованных сторон, указание того, где и какой информацией планируется обмениваться, а также ответственность руководства за распределение необходимых ресурсов. Организация должна представить ясные объяснения того, что она может сделать, принимая во внимание свои ресурсы, чтобы в наибольшей степени и наиболее реалистично оправдать ожидания заинтересованных сторон.

Анализ должен быть проведен с учетом того, что обмен экологической информацией является частью основной экологической деятельности организации, и быть согласован с другими элементами систем управления, политиками, стратегиями и соответствующими работами.

Практические рекомендации 1 - Разработка стратегии обмена экологической информацией

После определения стратегия должна быть одобрена руководством организации, а затем использована в качестве основы для разработки деятельности организации по обмену экологической информацией.

5.2. Установление целей обмена экологической информацией

Организация должна сформулировать экологические цели, которые являются основой для разработки эффективной стратегии обмена экологической информацией. При установлении целей обмена экологической информацией организация должна обеспечить, что они будут согласованы с политикой обмена экологической информацией, принимать во внимание мнение внутренних и внешних заинтересованных сторон, а также будут совместимыми с принципами обмена экологической информацией, указанными в разделе 3. При формулировании целей работ по обмену экологической информацией организация должна рассматривать их приоритеты и предполагаемые результаты, обеспечивая уверенность в том, что поставленные цели выражены таким образом, что дополнительные пояснения не потребуются.

Практические рекомендации 2 - Выбор приоритетов при установлении целей обмена экологической информацией

Примеры задач и их связи с текущими задачами приведены в разделе 6.1.3 в практических рекомендациях 5.

5.3. Определение заинтересованных сторон

При разработке стратегии обмена экологической информацией и формулировании целей организация должна определить внутренние и внешние заинтересованные стороны, интересы которых будут выражаться в ее работах, продукции и услугах. Она также должна определить и другие потенциально заинтересованные стороны, желающие обмениваться экологической информацией с целью достижения общих целей в стратегии обмена экологической информацией.

В соответствии с этим целевая группа должна определять более специализированные работы по обмену экологической информацией (см. 6.1.4).

Практические рекомендации 3 - Выбор заинтересованных сторон

5.4. Рассмотрение вопросов о ресурсах

Работы организации по обмену экологической информацией зависят от того, какими ресурсами она располагает. Стратегия обмена экологической информацией должна включать в себя распределение людских, технических и финансовых ресурсов, закрепленных ответственностей и полномочий, а также определенных действий. Следует также учитывать опыт персонала и необходимость его обучения.

6. Работы по обмену экологической информацией

6.1. Планирование работ по обмену экологической информацией

6.1.1. Общие сведения

При проведении политики обмена экологической информацией организация обычно предпринимает ряд действий. Предварительно организация должна разработать стратегию, определить цели и специальные действия по обмену экологической информацией, принимая во внимание экологические проблемы, географические границы и заинтересованные стороны.

Практические рекомендации 4 - Планирование работ в области обмена экологической информацией

6.1.2. Ситуационный анализ

Разработка или повышение качества работ по обмену экологической информацией начинается с понимания смысла обмена экологической информацией.

При анализе ситуации проблемы организации должны рассматриваться с учетом:

a) проводимых работ и обязательств по обмену экологической информацией;

b) определения и понимания вопросов, интересующих заинтересованные стороны;

c) ожиданий и восприятия организации со стороны заинтересованных сторон;

d) экологической информированности заинтересованных сторон, например местного населения;

e) средств массовой информации и работ, которые доказали свою эффективность при обмене экологической информацией с заинтересованными сторонами в аналогичных ситуациях;

f) определения авторитетных лиц и их влияния на вопросы, связанные с обменом экологической информацией;

g) имиджа организации по определенной проблеме в глазах общественности;

h) последних разработок и тенденций в разработке экологических проблем, связанных со специфическими работами, продукцией и услугами;

i) экономических и финансовых последствий, а также

j) знаний и восприятия значимости и культуры заинтересованных сторон.

Для облегчения проведения ситуационного анализа имеется большое число средств, примеры которых приведены в 6.2 (таблица 1). Ситуационный анализ может привести к необходимости корректировки целей обмена экологической информацией.

При анализе работ по обмену экологической информацией также важно рассматривать потенциальные затраты и последствия отсутствия обмена экологической информацией, которые могут быть ощутимыми и увеличивают затраты организации, если обмен экологической информацией не предусмотрен в долгосрочном плане, а также предполагают другие потери организации, например потерю ее репутации. Иллюстрация подобной ситуации приведена в следующем примере.

Пример - Случай 1. Затраты, связанные с непроведением работ по обмену экологической информацией.

Менеджер, принявший решение о сжигании опасного для здоровья вторичного жидкого топлива на электростанции и не обсудивший этот вопрос с местным населением, привел организацию к кризису, которая не предвидела последующую реакцию населения и поэтому не выделила достаточных средств на ведение переговоров по обмену экологической информацией. 90-летние хорошие отношения между организацией и местным населением мгновенно разрушились. На восстановление взаимоотношений с местным населением менеджер затратил более двух лет. Затраты организации включали в себя заработную плату этого менеджера, бесчисленные затраты времени другого персонала на удовлетворение требований заинтересованных сторон, а также затраты на организацию различных совещаний, разработку пресс-релизов и других сообщений в средствах массовой информации. Результатом этих усилий стало формирование комитета по связям с общественностью, состоящего из граждан, которые наиболее активно высказывали свое мнение относительно ранее принятого решения о сжигании синтетического топлива. Организация и регулирующие органы использовали этот комитет как трибуну для принятия решений. После пяти лет непрерывной работы доверие общественности было восстановлено.

Примечание - Подробные сведения об этой ситуации приведены в [8].

6.1.3. Определение задач обмена экологической информацией

Организация должна решить, какие цели она намерена достичь, выполняя работы по обмену экологической информацией. Должны быть поставлены такие цели, которые будут совместимы с задачами обмена экологической информацией, а также будут специфическими, измеряемыми, достижимыми, реалистичными и согласованными по времени, что позволит организации проводить анализ работ по обмену экологической информацией и определить, выполнимы ли эти задачи.

Практические рекомендации 5 - Выбор задач и целей

6.1.4. Определение целевых групп

При планировании работ по обмену экологической информацией организация должна определить целевые группы заинтересованных сторон. Качественный обмен экологической информацией предполагает наличие большого числа целевых групп, не только тех, которые полезны организации, но и тех, которые обладают существенными ресурсами для формирования групп.

Не редко возникают конфликты интересов между различными целевыми группами. Поэтому работы по обмену экологической информацией должны рассматривать различные и, зачастую, противоречивые требования целевых групп и реагировать на них, особенно на те, которые являются наиболее влиятельными и способны отрицательно влиять на конечные результаты работ по обмену экологической информацией.

При выполнении работ по обмену экологической информацией организация должна обеспечить понимание целевыми группами экологических показателей организации. Даже при самом простом диалоге между целевой группой и организацией может образовываться необходимая информационная обратная связь. Если организация стремится получать информацию от целевых групп, то она должна объяснить причину сбора информации, что она собирается делать с полученной информацией и ее последующее использование.

6.1.5. Определение географической области применения

При проведении любой работы по обмену экологической информацией организация должна определить область или регион, в котором она будет концентрировать свои усилия по обмену экологической информацией, поскольку области с различными языками, культурой и привычками могут оказывать влияние на запросы общества и восприятие данной организации. Акцент в какой-либо работе по обмену экологической информацией может делаться на местную общину или более широкий круг общественности, которые могут располагаться далеко от предприятия или офиса данной организации.

Организацию можно привлекать к анализу специальных экологических вопросов в нескольких географических регионах. Например, количество выбросов парниковых газов может указываться в докладе о состоянии окружающей среды с местным, региональным, национальным или международным акцентом. Для данных работ по обмену экологической информацией могут потребоваться различные виды информации, а общая информация может представляться различными способами, которые зависят от потребностей заинтересованных сторон.

6.1.6. Определение требуемой экологической информации

Организация должна предвидеть экологические вопросы, которые будут вызывать обеспокоенность заинтересованных сторон, что поможет ей сконцентрироваться на сборе информации об экологических последствиях и характеристиках продукции, услуг, процессов и работ. Основанные на целях, установленных для работ по обмену экологической информацией, могут выбираться или обрабатываться соответствующие количественные или качественные данные и информация, которые должны соответствовать требованиям действующих стандартов и рекомендаций по выбору экологических характеристик и показателей.

Практические рекомендации 6 - Примеры источников информации для работ по обмену экологической информацией

В ряде случаев доступная информация в организации не существует в виде, удобном для проведения работ по обмену экологической информацией или для переговоров с нетехнической целевой группой. Информация может быть использована для подготовки письменных материалов или другого вида обмениваемой экологической информации в форме, которая понятна и приемлема для соответствующих целевых групп.

Это применяют, например, в случае экологических показателей, часто используемых организацией для обмена экологической информацией. Подобные показатели, количественные или качественные, могут быть техническими характеристиками и должны поясняться таким образом, чтобы их информационное содержание было понятным и полезным для заинтересованных сторон. В некоторых случаях трудности, возникающие в процессе сбора приемлемых данных, могут привести к пересмотру подхода к достижению поставленных целей.

Примечание 1 - Рекомендации по разработке экологических показателей приведены в ИСО 14031 и ИСО/TR 14032.

Пример 2 - Определение экологических показателей для изготовителей электронной техники

Изготовитель электронной техники принимает во внимание мнение 75 % заинтересованных сторон для определения того, по каким показателям организация должна представлять отчеты. Основными этапами этого процесса являются следующие:

- определение важных внешних и внутренних заинтересованных сторон, а также их основных проблем и ожиданий относительно предоставляемых экологических показателей организации;

- определение экологических показателей, подлежащих отражению в экологическом отчете, и приоритеты этих показателей у заинтересованных сторон;

- оценка характеристик организации в соответствии с этими показателями;

- выработка графика изменения экологических показателей организации и возврат результатов заинтересованным сторонам.

В этом процессе приняли участие 75 % заинтересованных сторон, включая служащих, заказчиков и поставщиков, авторитетных лиц, соседей, законодателей, регуляторные государственные органы, финансовые и страховые организации.

Число опрашиваемых составило 5 % - 15 % полномочных представителей от каждой целевой группы (всего 75 %). Отдельным лицам был задан вопрос: «Какие экологические проблемы Вы считаете важными для организации и какие из них подлежат рассмотрению и представлению докладов о них?». Примерно по 100 вопросам были выделены 11 экологических и управляющих показателей.

Также был организован семинар, в котором приняли участие 12 заинтересованных сторон, на котором были обсуждены и утверждены 11 показателей, а также определены соответствующие приоритеты для каждого параметра.

Результатом этого процесса был выпуск экологического отчета, в котором были приведены подробные сведения об экологических характеристиках организации. Был определен ряд экологических показателей, которые ранее обычно не рассматривались в экологических отчетах, например показатель «информационная технология для достижения устойчивого развития». Вопросы, которые были учтены в экологическом отчете, были расставлены в порядке снижения приоритетов в соответствии с информационной обратной связью, установленной с заинтересованными сторонами, усиливая акцент на требования заинтересованных сторон и способствуя распределению ресурсов организации для повышения экологических показателей. Данный подход повышает объективность процесса предоставления отчетов путем объединения мнений заинтересованных сторон.

Примечание - 2 - Дополнительные сведения приведены в [9].

6.2. Выбор содержания данных при обмене экологической информацией, подходов и средств

6.2.1. Общие сведения

Подход организации к обмену экологической информацией определяют в соответствии с тем, желательно ли обсуждение, взаимопонимание, информирование, убеждение и/или привлечение целевых групп. Важно отметить, что обмен экологической информацией является динамическим процессом из-за постоянных изменений среди целевых групп и внутри организации.

При выборе подхода к обмену экологической информацией важно рассмотреть потребности и степень заинтересованности в том, что целевые группы, привлеченные к работе по обмену экологической информацией, имеются по вопросам, предусмотренным при обмене экологической информацией. Кроме того, также важно рассмотреть, каким образом работы организации необходимо представлять в этой информации. Существуют различные подходы к обмену экологической информацией, зависящие от того, являются ли организации и целевые группы активными или пассивными, а также от задач обмена экологической информацией организации. Целевые группы и ресурсы организации должны быть доступными для обмена экологической информацией.

Организация должна адаптировать представляемую ей информацию, соответствующую первоначальным планам для целевых групп. Данная информация должна:

a) учитывать поведенческие и социальные аспекты, культурные, экономические и политические интересы целевых групп;

b) быть изложена на соответствующем языке;

c) использовать визуальную информацию или электронные носители, если это приемлемо;

d) соответствовать выбранному подходу и, где это допустимо, другой информации по экологическим вопросам, предварительно сообщенной организации.

Организация может провести испытания средств предоставления информации до начала установления каких-либо связей с общественностью. Исследование мнений показывает, что упор на испытания средств предоставления информации может способствовать определению областей, требующих больших пояснений, ключевых проблем, вопросов, которые необходимо рассмотреть и т.д.

Подробная информация в отношении подходов и средств обмена экологической информацией приведена в таблицах 1 - 3.

Таблица 1 - Способы и средства письменного обмена экологической информацией

Таблица 2 - Способы и средства, основанные на передаче речевых сообщений

Таблица 3 - Другие способы и средства обмена экологической информацией

6.2.2. Определение степени ответственности и привлечения заинтересованных сторон (внешних и внутренних)

Руководители организации обязаны:

a) быть вовлечены в процессы обмена экологической информацией для того, чтобы быть в курсе влияния на окружающую среду принятых стратегий, планов, выпускаемой продукции и оказываемых услуг, процессов и последующей деятельности, а также иметь информацию о требованиях заинтересованных сторон;

b) принять на себя ведущую роль в поддерживании внутренней обстановки, которая стимулирует и предоставляет информацию тем, кто активно участвует в обмене экологической информацией;

c) стимулировать процесс регулярного обмена экологической информацией со всеми служащими относительно проводимых мероприятий и результатов этого обмена.

Ответственность за сбор и обмен экологической информацией должна быть закреплена таким образом, чтобы поддерживалась координация между лицом (лицами), участвующим в составлении этой информации, и лицами, несущими ответственность за связь со средствами массовой информации, а также за обмен экологической информацией. В малых организациях ответственным за работы по обмену экологической информацией может быть один человек.

При обмене экологической информацией, осуществляемом специальными организациями и внешними специалистами (в сотрудничестве со специалистами в других областях), должно быть предусмотрено обучение персонала организации по вопросам, связанным с обменом экологической информацией (обучение средствам массовой информации, публичным докладам, способам консультирования и т.д.), а также по экологическим проблемам, за которые отвечает организация и заинтересованные стороны.

Наилучшие результаты могут быть получены при обеспечении постоянного неофициального диалога между организацией и заинтересованными сторонами. Помимо обучения развитие культуры открытого ведения дел, индивидуальной ответственности и участия способствует облегчению конструктивного общения организации с заинтересованными сторонами.

6.2.3. Регистрация входных данных, поступающих от заинтересованных сторон.

Организация может самостоятельно разработать или ссылаться на регистрационный журнал, который может вестись в электронном виде, в котором осуществляется регистрация контактной информации между организацией и заинтересованными сторонами. Подобные записи должны, как минимум, содержать контактную информацию о заинтересованных сторонах с указанием даты и характера проведенных мероприятий или обмена экологической информацией с учетом требований защиты данных. Регистрация и поддерживание подобной информации позволяют организации:

- иметь хронологическую последовательность специфического обмена экологической информацией между заинтересованными сторонами, их запросов или участия в мероприятиях;

- понимать характер изменения взаимодействия с различными заинтересованными сторонами с течением времени;

- повышать эффективность организации при разработке последующего обмена экологической информацией и в последующих деятельности и рассмотрении проблем отдельных заинтересованных сторон (при необходимости).

6.2.4. Планирование деятельности по обмену экологической информацией при экологических кризисах и чрезвычайных ситуациях

Несмотря на то, что обмен экологической информацией всегда является важной составляющей экономической политики, он необходим при возникновении экологических кризисов и чрезвычайных ситуаций. Организация должна прогнозировать любые возможные кризисы и чрезвычайные ситуации и включить в план соответствующий обмен экологической информацией. Планирование должно учитывать всю информацию, имеющую отношение к подобным событиям как реакцию на возможность возникновения ситуации, а также реальные кризисы при возникновении чрезвычайных ситуаций.

Надежность обмена экологической информацией зависит от качества планирования и реагирования организации. Любые недостатки планирования или процессов обмена, как правило, будут выявлены в подобных обстоятельствах. Даже если существует очень незначительная вероятность ошибки, она может привести к существенным последствиям в форме неприемлемого или некачественно выполненного обмена экологической информацией.

Детальное планирование деятельности по обмену экологической информацией при кризисах и чрезвычайных ситуациях является ключевым для:

- информирования затронутых кризисом или чрезвычайной ситуацией сообществ относительно мер, подлежащих выполнению, а также об их подверженности опасности;

- предотвращения ухудшения здоровья работников и местных жителей;

- предотвращения негативных воздействий на окружающую среду;

- гарантии того, что органы управления предоставляют информацию должным образом.

Планирование позволяет существенно снизить последствия, которые нежелательные события могут оказать на репутацию организации.

Средства массовой информации при экологических кризисах и чрезвычайных ситуациях могут играть важную роль в обмене экологической информацией. Организация должна проанализировать роль эффективного прозрачного обмена экологической информацией со средствами массовой информации, которые должны держать организацию в курсе экологических проблем, имеющих отношение к данной организации, чтобы она имела возможность подготовить и установить необходимые контакты в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.

Практические рекомендации 7 - Использование некоторых соображений при планировании деятельности по обмену экологической информацией при экологических кризисах и чрезвычайных ситуациях

6.3. Выполнение работ по обмену экологической информацией

6.3.1. Сбор и анализ данных

Материалы, используемые для обмена экологической информацией, следует документировать таким образом, чтобы были обеспечены их хранение и возможность легкого использования всеми заинтересованными сторонами. Система учета и контроля документации должна обеспечивать быстрый доступ к информации, особенно к информации, используемой при экологических кризисах и чрезвычайных ситуациях.

Анализ данных должен включать в себя проверку их точности, соответствия, надежности и применимости, Собранные данные должны быть представлены в форме, удобной для использования предполагаемым пользователем и целевой группой.

6.3.2. Проведение работ по обмену экологической информацией

Деятельность по обмену экологической информацией осуществляется в зависимости от характера связи, потребностей целевых групп, задач организации в области обмена экологической информацией и подхода, принятого в организации. Этот обмен должен быть очень гибким и зависящим от специфических особенностей связи. Письменное общение, например, может иметь различные формы, а день открытых дверей может быть реализован различными способами.

При обмене экологической информацией с целевой группой (группами) организация должна:

a) определить лиц, которые совместно с организацией будут выполнять функции представителя или источника массовой информации;

b) обеспечить соответствующее обучение данного представителя до начала выполнения им своих функций по обмену экологической информацией;

c) решить, необходимо ли привлекать независимую третью сторону или консультанта для подготовки информации, которая будет предоставляться;

d) активно способствовать и реагировать на ввод данных и получение информационной обратной связи;

e) предпринимать усилия по предоставлению сведений в виде предварительных публикаций для отчета и рассмотрения заинтересованными сторонами;

f) гарантировать, что временной график обмена экологической информацией приемлем для внутренних экономических циклов, внешних событий, доступа заинтересованных сторон и их интересов;

g) решить, кого следует использовать - ведущего или модератора;

h) избегать нетрадиционной терминологии, недостоверной или противоречивой технической информации;

i) рассматривать все возможные методы обмена экологической информацией, которые определяются интересами и потребностями целевой группы (групп).

Если деятельность по обмену экологической информацией включает в себя обсуждение информации, предоставляемой организацией, то она должна гарантировать, что целевая группа (группы) за достаточное время до обсуждения получит необходимую информацию для просмотра и анализа материалов. Организация должна принимать во внимание, что для добровольных групп может потребоваться больший период времени для просмотра информации, чем для коммерческих или государственных органов.

Пример 3 - Случай 3. Проведение работ по обмену экологической информацией с использованием различных подходов и средств

В середине 90-х годов прошлого века научно-исследовательское предприятие исследовало несколько экологических инцидентов, связанных с загрязнением почвенно-грунтовых вод, которые вызвали негативную реакцию со стороны ближнего окружения, активистов экологического движения, выборных должностных лиц и законодателей. Новое руководство предприятия внедрило систему экологического менеджмента, в конечном счете, получившую регистрацию в соответствии с ИСО 14001. Для выполнения требований этого стандарта «рассмотреть процессы внешнего обмена экологической информацией по своим наиболее важным экологическим показателям» предприятие приняло напряженную программу внешнего обмена экологической информацией для восстановления доверия заинтересованных сторон.

С помощью целевой группы, в состав которой вошли заинтересованные стороны, служащие и менеджеры, были разработаны рекомендации, оформленные в виде плана привлечения общественности. Одним из ключевых пунктов этого плана было выяснение степени привлечения общественности к принятию решений на этом предприятии и доступа к информации (к положительным и отрицательным проявлениям) заблаговременным, ясным и точным способом.

Обмен экологической информацией на предприятии в настоящее время проводится на нескольких уровнях. Основная информация, дающая общую картину происходящего, распространяется (с запросом информационной обратной связи) посредством направления ее в информационные бюллетени и обозрения, по спискам адресатов для рассылки публикаций, веб-сайтов, а также путем организации собраний общественности. Более подробная информация и входная информация для принятия решений формировалась общественным консультативным комитетом, состоящим из представителей 32 местных групп.

Этот комитет созывался регулярно для постановки вопросов перед предприятием и поддерживания информационной обратной связи по данной проблеме. Для работы с законодательными и выборными должностными лицами был организован оперативный «круглый стол», который выполнял туже функцию, что и общественный консультативный комитет. Кроме того, служащие поощрялись к установлению связей с общественностью посредством участия в таких программах, как связь с бюро представителей сторон для представления группам общественности и уполномоченным по программам для выполнения запросов информации, поступающих от отдельных лиц и местных организаций.

В целом программа обмена экологической информацией оказалась успешной. Предприятие поставило новые вопросы перед консультативными группами для принятия решений и посредством разработки планов проведения работ в аварийных ситуациях информировала их о состоянии волнующих общественность проблем. Официальные системы обеспечивали получение и реагирование на запросы информации. Предприятие было представлено к награждению главной национальной премией за обмен экологической информацией.

Примечание - Более подробная информация приведена в [10].

6.3.3. Регистрация информации и реагирование с использованием информационной обратной связи

Важной частью обмена экологической информацией является информационная обратная связь, которая поступает от целевой группы (групп). Путем анализа реакции данной группы (групп) организация может проверить, каким образом было получено сообщение и приняла ли его целевая группа (группы). Если связь была успешной, то организация должна получать информационную обратную связь от различных целевых групп и затем реагировать, показывая, что организация учитывает их мнения, заинтересована в их получении и рассмотрении.

Если деятельность организации по обмену экологической информацией потерпит неудачу в каком-либо отношении, то необходимо быстро отреагировать на эту ситуацию. Неудача в процессе обмена информацией может быть исправлена путем предоставления более четкой информации и более прямого доступа к экологической информации и ее обсуждению. Негативная реакция на предоставляемую экологическую информацию со стороны некоторых целевых групп может быть более серьезной: она может превратиться в оппозиционную деятельность этих групп в отношении организации. Необходимо исследовать реакцию целевых групп для обеспечения полного взаимопонимания. В лучшем случае все проблемы могут быть разрешены путем интенсивного обмена экологической информацией, в противном случае потребуется изменение деятельности организации с учетом возникших проблем. В худшем случае коммерческое предложение может быть отложено на период разрешения опасений или даже отменено вследствие значительного противодействия.

Организации, выпускающие отчеты о состоянии окружающей среды или другую документацию для информирования общественности, могут включать в них формы для осуществления информационной обратной связи, которая способствует непрерывному повышению качества выпускаемых организацией отчетов.

Любая деятельность по передаче экологической информации должна включать в себя определение не только информации, которую выдает организация, но также информацию, которую она надеется получить. Ресурсы, распределенные по видам деятельности, должны включать в себя подробное описание того, каким образом будет обрабатываться информационная обратная связь. Обратная связь, полученная путем анализа различных мнений, может быть обработана внутри самой организации, однако организация, выполняющая двусторонний обмен экологической информацией, должна быть готова к серьезному анализу информационной обратной связи и незамедлительному реагированию на нее.

Последнее не должно означать, что организация всегда должна изменять свою деятельность, учитывая информационную обратную связь, однако заинтересованные стороны должны быть уверены в том, что они будут услышаны.

Организация должна использовать информационную обратную связь, которую она получает, для анализа эффективности передачи экологической информации, ее корректирования и повышения качества последующих работ.

6.4. Анализ обмена экологической информацией

Организация должна предоставлять достаточное время для эффективного обмена экологической информацией, которое зависит от характера передаваемой информации, числа заинтересованных сторон и степени их участия, а также от видов используемых средств массовой информации. Организация должна корректировать и оценивать эффективность обмена экологической информацией. При анализе эффективности передачи информации организация должна принимать во внимание:

a) политику обмена экологической информацией;

b) способы применения принципов обмена экологической информацией;

c) действительно ли достигнуты задачи и цели обмена;

d) качество и приемлемость информации, предоставляемой целевым группам, и деятельности по обмену экологической информацией;

e) способ, которым проводится обмен экологической информацией;

f) реакцию заинтересованных сторон;

g) действительно ли программа обмена экологической информацией способствует эффективному и существенному обмену мнениями с целевыми группами;

h) действительно ли процедуры и подходы прозрачны;

i) действительно ли обмен экологической информацией учитывает потребности целевых групп;

j) действительно ли целевые группы уверены, что они будут услышаны и проинформированы об использовании введенных ими данных;

k) действительно ли целевые группы понимают цели и содержание обмена экологической информацией;

l) действительно ли предусмотрены соответствующие дальнейшие мероприятия, выполняемые целевыми группами.

Результаты этого анализа должны стать основой для отчета руководства организации об эффективности политики в области обмена экологической информацией.

Практические рекомендации 8 - Показатели, иллюстрирующие обмен экологической информацией

6.5. Проведение проверок системы управления и плановых ревизий

По результатам оценок, указанных в 6.4, руководство организации может пересмотреть свою политику обмена экологической информацией или другие политики или стратегии. Эти пересмотры должны способствовать повышению качества и внесению изменений в обмен экологической информацией, включая изменение политики, стратегии и работ организации, гарантирующих широкое использование этих работ в интересах организации.

При необходимости пересмотра деятельности организация должна:

a) оценить адекватность ресурсов, предоставляемых для обмена экологической информацией;

b) оценить процесс сбора данных;

c) выбрать усовершенствования, необходимые для предоставления информации заинтересованным сторонам (включая процесс обработки информации) и зависящие от процесса передачи информации (включая применяемые подходы).

При принятии решения о том, необходимо ли вносить изменения в политику, стратегию и работы по обмену экологической информацией, организация должна определить, какие стороны будут заинтересованы в этих изменениях и причины этого.

Приложение А
(справочное)
Стандарты серии ИСО 14000

Обмен экологической информацией является важной функцией всей серии стандартов ИСО 14000, а также ИСО 19011. В таблице А.1 указаны разделы, подразделы и приложения, в которых содержатся ссылки на работы по обмену экологической информацией (обязательные или рекомендуемые), в которых настоящий стандарт может оказать помощь во внедрении других стандартов. Настоящее приложение может также использоваться при внедрении настоящего стандарта путем предоставления пользователям соответствующих ссылок на элементы, содержащиеся в других стандартах на экологический менеджмент (менеджмент окружающей среды) в серии стан­дартов ИСО 14000 (для получения дополнительных сведений в этой серии стандартов относительно обмена эко­логической информацией см. веб-сайт www.ИСО (iso).org).

Таблица А.1 - Ссылки на стандарты ИСО 14000

Библиография