Утвержден и введен в действие

Приказом Ростехрегулирования

от 15 декабря 2009 г. N 1260-ст

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ,

БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ.

РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ СТАНДАРТОВ,

УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ

System of standards on information, librarianship

and publishing. Information and documentation.

Guidelines for standards drafters records management

requirements in standards

ISO 22310: 2006

Information and documentation - Guidelines for standards

drafters records management requirements in standards

(IDT)

ГОСТ Р ИСО 22310-2009

Группа Т62

ОКС 01.140.20

Дата введения

1 июля 2010 года

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании", а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения".

Сведения о стандарте

1. Подготовлен Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела "ВНИИДАД" на основе аутентичного перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело".

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2009 г. N 1260-ст.

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 22310:2006 "Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами" (ISO 22310:2006 "Information and documentation - Guidelines for standards drafters records management requirements in standards", IDT).

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном Приложении ДА.

5. Введен впервые.

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.

Введение

Все большее число стандартов содержит требования, касающиеся создания, использования и управления документами. Поэтому важно, чтобы новые стандарты являлись дополнениями стандартов ИСО 15489-1:2001 и ИСО/ТО 15489-2:2001 для того, чтобы документы, разрабатываемые на основании их требований, оставались последовательными, аутентичными и единообразными.

В стандартах ИСО ТК 46/ПК 11 говорится о необходимости обеспечения взаимодействия международных стандартов. Поэтому настоящий стандарт о требованиях к управлению документацией, устанавливаемых в стандартах ИСО, разрабатывался как дополнительное руководство к Директивам ИСО/МЭК.

Цель настоящего стандарта - содействие специалистам, разрабатывающим новые либо корректирующим устаревшие требования к управлению документами, заложенные в стандартах, а также обеспечивающим соответствие этих требований вышеупомянутым критериям последовательности и функциональной совместимости.

Следование настоящим руководящим принципам предполагает включение в стандарты ИСО/МЭК по управлению документами дополнительных требований, разработанных на основании общих требований, представленных в ИСО 15489.

Применение настоящих руководящих принципов обеспечит взаимодействие вышеназванных стандартов и соответствие им других стандартов по управлению документами и системами с целью их совместного использования заинтересованными организациями.

Технические комитеты ИСО, ответственные за разработку общих требований к управлению документами в стандартах, отвечают за обеспечение целостности своих стандартов. Эти технические комитеты проводят отраслевую политику и обеспечивают дальнейшее руководство в области развития стандартов для каждой отрасли. Такое руководство является дополнением к руководящим указаниям настоящего стандарта.

1. Область применения

Настоящий стандарт объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией.

Содержащиеся в настоящем стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами ИСО/МЭК.

Настоящий стандарт предназначен для использования всеми организациями ИСО, участвующими в разработке проблем управления документами или требований к документации в стандартах. Он также может использоваться организациями, не входящими в состав ИСО, но применяющими стандарты ИСО на международном, региональном или национальном уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/или соответствующих документов, устанавливающих требования к управлению документами.

Примечание. Значение термина "стандарт" в настоящем стандарте охватывает целый ряд документов разных видов, а именно: международные стандарты, руководящие принципы ИСО/МЭК, технические спецификации, технические отчеты, общественно доступные спецификации и международные рабочие соглашения, если не указывается конкретный вид документа.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы датированные и недатированные ссылки на международные стандарты. При датированных ссылках последующие редакции международных стандартов или изменений к ним действительны для настоящего стандарта только после внесения изменений к настоящему стандарту или путем подготовки новой редакции настоящего стандарта. Для недатированных ссылок действительно последнее издание стандарта, на который была произведена ссылка, включая поправки.

ИСО 15489-1:2001. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования (ISO 15489-1:2001, Information and documentation - Records management - Part 1: General)

ИСО/ТО 15489-2:2004. Информация и документация. Управление документами. Часть 2. Руководящие принципы (ISO/TR 15489-2, Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines)

ИСО 23081-1. Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (ISO 23081-1, Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles)

ИСО/МЭК Руководство 2. Стандартизация и смежные виды деятельности. Общий словарь (ISO/IEC Guide 2, Standardization and related activities - General vocabulary)

МЭК 82045-1. Управление документами. Часть 1. Принципы и методы (IEC 82045-1, Document management - Part 1: Principles and methods)

ИСО/МЭК Директивы. Часть 2. Правила для структурирования и проектирования международных стандартов (ISO/IEC Directives, Part 2, Rules for the structure and drafting of International Standards).

3. Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины, данные в Руководстве 2 ИСО/МЭК и ИСО 15489-1.

4. Общие принципы

4.1. Типовые требования, устанавливаемые в других стандартах в соответствии с ИСО 15489

Типовые требования, установленные в ИСО 15489, включают в себя:

- требования к созданию документов (правила документирования) - требования, определяющие, какие конкретные документы должны быть созданы в процессе деятельности и введены в систему документов, а также информацию, содержащуюся в этих документах, и данные, которые необходимо собрать об этих документах (метаданные об управлении документами);

- требования к хранению документов - требования, устанавливающие, как долго должны храниться документы, и каким образом их следует передавать сторонним организациям, а также как организовать их уничтожение;

- требования к доступу к документам - требования, устанавливающие, кому разрешен доступ к документам и как регулируются права доступа;

- требования к обеспечению сохранности документов - требования, определяющие условия доступа и использования документов;

- требования к системам, предназначенным для создания и хранения документов;

- инструменты или процедуры управления документами - средства типа схем метаданных, схем классификации, касающихся безопасности и доступа, а также соответствующие органы.

4.2. Дополнительные требования

Дополнительные требования включают в себя:

- целесообразность - специальные требования к управлению документами, которые могут быть разработаны только тогда, когда в этом есть необходимость и когда ссылка на ИСО 15489 является недостаточной;

- совместимость, которая должна быть обеспечена в полном объеме в соответствии с ИСО 15489.

5. Руководство по разработке и структуре требований

к управлению документами, устанавливаемых в стандартах

5.1. Общие положения

Большинство руководящих указаний, представленных в данном подразделе, являются дополнением к правилам, данным в Директивах ИСО/МЭК. Часть 2, которые содержат требования к структуре и проектированию (порядку создания) международных стандартов.

В процессе разработки нового стандарта следует учитывать совместимость и легкость использования данного дополнения со стандартами ИСО 15489 и ИСО/МЭК 82045-1, включая следующие аспекты:

- термины и определения;

- согласованные общие элементы;

- использование согласованной общей структуры с разделами, на которые следует ссылаться;

- ясность изложения (как текста, так и оформления);

- отсутствие повторений и противоречий.

Разработка и пересмотр всех требований к управлению документами в стандартах должны следовать согласно процессам, описанным в 5.3. В организациях, где проект документа уже принят и обнародован, следует установить области применения рекомендаций 5.3 и 4.2, основываясь на завершенности документа.

Во всех требованиях к управлению документами следует использовать единую терминологию для удобства их использования. По возможности в требованиях к управлению документацией следует использовать общие элементы (см. 5.3.3).

5.2. Специфические отраслевые требования

5.2.1. Общие положения

Там, где предложенные требования к управлению документами касаются какой-либо конкретной области применения (отрасли), нижеследующие положения применяют как дополнение к руководству, данному в 5.3 и 4.2.

5.2.2. Требования к управлению документами, касающиеся конкретной области применения (отрасли)

a) Должны быть совместимы и согласованы с общими требованиям к управлению документами.

b) Должна быть ясно определена специфика этих требований и их отношения с общими требованиями к управлению документами (например, дополнительные требования, касающиеся определенной отрасли, пояснения или и то и другое совместно).

c) Должна быть всегда четко обозначена специфика информации, касающаяся конкретной области применения (например, с использованием различных типографских стилей).

5.2.3. Спецификация разработки (техническое задание)

В случае разработки требований к управлению документами (ИСО 15489-1, п. 3.16), следует указать ссылку на стандарт ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2 (в дальнейшем обозначенный как ИСО 15489). В случаях наличия требований, касающихся конкретной области применения (отрасли), они должны быть добавлены к основным в соответствии с рекомендуемой структурой, описанной в настоящем стандарте.

5.2.4. Работа с отступлениями

Любое отступление от спецификации проекта должно быть подтверждено комитетом, разрабатывающим стандарт и задокументировано для предоставления техническому комитету возможности обосновать эти отступления в ИСО. Кроме того, следует установить соответствующие процедуры для внесения этих изменений. За это отвечает технический комитет, работающий со стандартами.

5.3. Модель управления документами, структура и общие элементы

5.3.1. Общие положения

Рекомендуется, чтобы в требованиях к управлению документами для различных целей применялась согласованная терминология и идентифицированный набор общих элементов. Это позволит организациям осуществить внедрение стандартов на единой методологической основе.

Совместимость требований и удобство их использования могут быть повышены путем унификации стандартов. Следует согласовывать такие аспекты, как структура стандарта, количество общих элементов, а также их содержание и используемую терминологию.

5.3.2. Соответствие модели и структуре ИСО 15489

Общая структура требований к управлению документами должна быть основана на признанной модели и логической систематизации требований в соответствии с этой моделью.

Выбранная модель должна включать основные принципы, применяемые к ИСО 15489 с целью содействия:

a) пользователям в понимании этих принципов и применении систем управления документами;

b) разработчикам стандартов в построении последовательной и логической структуры.

Существующие модели требований к управлению документами развиваются, и в будущем могут появиться новые модели. Технические комитеты ИСО, разрабатывающие требования к управлению документами в стандартах, и те, кто собирается использовать другую модель, должны гарантировать ее совместимость со стандартом ИСО 15489 и стандартами, разработанными другими техническими комитетами.

Примечание. Примеры использования этих моделей приведены в ИСО 15489.

5.3.3. Общие элементы

Если технический комитет, разрабатывающий проект требований к управлению документами, выбирает набор элементов, который значительно отличается от приведенного в таблице 1, то в этом случае следует ему включать в свои документы таблицы перекрестных ссылок к другим стандартам.

При формировании типовых элементов требований к управлению документами следует использовать те же самые формулировки, если подразумевается то же самое значение. Такую систематизацию элементов рекомендуется прилагать к проекту стандарта для удобства его использования, а также для совместного применения этого стандарта и стандарта ИСО 15489.

6. Типовые элементы требований к управлению документами

Цель применения систем управления документами так же, как и детали различных аспектов, представлены в ИСО 15489.

Таблица 1

Типовые элементы требований к управлению документами

┌────────────────┬─────────────────────────────┬──────────────────────────┐

│Основная область│  Общий элемент требований   │Типовой элемент содержания│

│   применения   │                             │        требований        │

│   требований   │                             │                          │

│  к управлению  │                             │                          │

│  документами   │                             │                          │

├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│ Создание       │ Административные правила,   │ Требования к созданию    │

│документов      │определяющие, какие документы│документов.               │

│                │должны быть созданы          │ Правила ведения деловых  │

│                │и объединены в систему       │операций.                 │

│                │документов. Кроме того,      │ Правила классификации.   │

│                │административные правила     │ Правила индексирования.  │

│                │для контроля статуса         │ Требования к созданию    │

│                │документа в течение всего его│метаданных                │

│                │жизненного цикла и средства  │                          │

│                │для классификации            │                          │

│                │и индексирования документа   │                          │

├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│ Хранение       │ Административные правила    │ Специфические требования │

│документов      │контроля хранения и          │к хранению, например:     │

│                │уничтожения документов,      │ - юридические, налоговые,│

│                │включая сроки хранения       │финансовые;               │

│                │и экспертизу ценности        │ - политика организации   │

│                │                             │деловых операций;         │

│                │                             │ - интересы других        │

│                │                             │заинтересованных сторон;  │

│                │                             │ - история организации;   │

│                │                             │ - культурные требования  │

├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│ Доступ к       │ Административные правила    │ Ответственность за доступ│

│документам      │контроля и регулирования     │включает в себя:          │

│                │доступа к документам         │ - аспекты безопасности   │

│                │и их использования           │(физические и логические);│

│                │                             │ - гарантии того, что     │

│                │                             │обеспечение доступа       │

│                │                             │не ставит под угрозу      │

│                │                             │целостность               │

├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│ Обеспечение    │ Административные правила    │ Правила перемещения      │

│сохранности     │контроля выбора формата      │(миграции) документов.    │

│документов      │документов и процессов,      │ Правила выбора           │

│                │связанных с обеспечением     │программного обеспечения. │

│                │воспроизводимости документов │ Руководящие принципы     │

│                │и возможностью их            │для выбора формата        │

│                │восстановления.              │документа.                │

│                │ Требования к созданию и     │ Требования к метаданным  │

│                │сбору метаданных о действиях,│                          │

│                │производимых при работе      │                          │

│                │с документами                │                          │

├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│ Системы,       │ Системы, создающие и        │ Системы должны быть:     │

│создающие и     │управляющие документами,     │ - надежными;             │

│управляющие     │должны обладать качествами,  │ - целостными;            │

│документами     │гарантирующими               │ - легкими в применении;  │

│                │(обеспечивающими) полноту    │ - полными;               │

│                │(неизменность) содержащихся  │ - упорядоченными         │

│                │в них документов и их        │                          │

│                │соответствие требованиям     │                          │

│                │организации в отношении учета│                          │

│                │и контроля                   │                          │

├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│ Инструменты    │ Инструменты и процедуры     │ Эти инструменты могут    │

│и процедуры     │управления должны быть       │включать в себя:          │

│управления      │разработаны так, чтобы       │ - схемы метаданных;      │

│документами     │поддерживать структуры       │ - схемы классификации;   │

│                │управления документами,      │ - процедуры хранения     │

│                │требуемые в системах         │документов;               │

│                │управления                   │ - схемы классификации    │

│                │                             │уровней безопасности      │

│                │                             │и доступа;                │

│                │                             │ - перечни сроков         │

│                │                             │хранения;                 │

│                │                             │ - соответствующие органы │

│                │                             │власти и управления       │

├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│ Ответственность│ Ответственность за          │                          │

│                │информацию должна быть       │                          │

│                │распределена и оцениваться   │                          │

│                │в соответствии с контекстом  │                          │

│                │деловой деятельности         │                          │

└────────────────┴─────────────────────────────┴──────────────────────────┘

Приложение ДА

(обязательное)

СВЕДЕНИЯ О СООТВЕТСТВИИ ССЫЛОЧНЫХ МЕЖДУНАРОДНЫХ СТАНДАРТОВ

ССЫЛОЧНЫМ НАЦИОНАЛЬНЫМ СТАНДАРТАМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Таблица ДА.1