МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР

 

ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО

от 27 июня 1952 г. N Т-1-19/4660

 

ОБ УПОРЯДОЧЕНИИ УЧЕТА И ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ УЧАЩИХСЯ

В СРЕДНИХ СПЕЦИАЛЬНЫХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ

 

(с изм. и доп., внесенными письмом Минвуза СССР

от 06.10.1958 N Т-13/2225)

 

В целях улучшения постановки учета и упорядочения ведения личных дел учащихся в средних специальных учебных заведениях Министерство высшего образования СССР предлагает руководствоваться нижеследующим.

1. Зачисление в число учащихся среднего специального учебного заведения производится приказом директора.

Включение фамилии учащегося в списки классного журнала, табеля посещаемости и т.д. производится после оформления его зачисления приказом директора.

Отчисление выбывших из учебного заведения учащихся также оформляется приказом директора.

2. На каждого учащегося ведется личное дело, в котором хранятся следующие документы:

а) заявление о поступлении в учебное заведение и автобиография;

б) свидетельство о рождении или нотариально заверенная копия с него <1>;

--------------------------------

<1> Согласно Правилам приема предъявляется лично, поэтому может быть сделана только отметка о предъявлении.

 

в) свидетельство об окончании семилетней школы <2> или аттестат зрелости (обязательно в подлиннике);

--------------------------------

<2> В настоящее время восьмилетней школы.

 

г) справка с места жительства родителей;

д) экзаменационный лист с отметками, полученными на приемных экзаменах;

е) письменные работы на приемных экзаменах по русскому (родному) языку и математике;

ж) характеристики учащегося, составляемые классным руководителем в конце каждого учебного года;

з) итоговые оценки успеваемости учащегося по семестрам и выписки из приказов директора, относящиеся к данному учащемуся (заносятся в личную карточку учащегося);

и) личная карточка учащегося по прилагаемой форме (см. Приложение N 2).

3. При переводе учащегося в другое учебное заведение его личное дело направляется в это учебное заведение ценным письмом (по запросу директора). В алфавитной книге учащихся делается об этом соответствующая отметка.

4. При выбытии учащегося из техникума (училища, школы) до окончания срока обучения ему выдается справка об окончании соответствующего курса с перечислением пройденных им в данном учебном заведении предметов, указанием их объема в часах и оценок по каждому из этих предметов, а также возвращаются (под расписку) свидетельство об образовании и свидетельство о рождении. Все остальные документы остаются в личном деле учащегося, которое в дальнейшем в установленном порядке сдается в архив.

5. Лицам, окончившим средние специальные учебные заведения или выбывшим до окончания полного курса обучения, выдаются по их желанию под расписку представленные ими при поступлении в учебные заведения документы:

1. Свидетельство о рождении.

2. Аттестат зрелости или свидетельство об окончании семилетней <2> школы или другой документ об образовании с оставлением в деле копии, заверенной подписью директора и печатью среднего специального учебного заведения.

--------------------------------

<2> В настоящее время восьмилетней школы.

 

3. Справка с места работы о трудовом стаже.

Все прочие документы (выписки из приказа об окончании или выбытии учащегося, билет учащегося, характеристика общественных организаций, фотокарточки, анкета, автобиография и пр.) остаются для хранения в личном деле учащегося.

Все остальные документы (в том числе подлинник или нотариально заверенная копия документа об окончании семилетней или средней школы) остаются в личном деле учащегося, которое в дальнейшем в установленном порядке сдается в архив.

6. В каждом техникуме (училище, школе) в обязательном порядке ведется алфавитная книга учащегося по прилагаемой форме (см. Приложение N 1). В нее записываются в алфавитном порядке все учащиеся, зачисленные в учебное заведение.

Для каждой буквы алфавита в данной книге отводится несколько страниц: в пределах каждой буквы ведется своя порядковая нумерация.

Порядковый номер записи учащегося в алфавитной книге одновременно является порядковым номером личного дела учащегося (например, личное дело N к-5, личное дело N л-12 и т.д.).

7. Записи в алфавитной книге и личном деле ведутся четко, аккуратно и только чернилами.

8. В алфавитную книгу учащихся вносятся все учащиеся, независимо от того, когда они поступили в учебное заведение - в начале или в середине учебного года.

При отчислении учащегося до окончания обучения в данном учебном заведении в алфавитной книге записываются дата и причина выбытия из учебного заведения.

9. В алфавитной книге учащихся указываются специальность и квалификация, присвоенные учащемуся по окончании среднего специального учебного заведения, а также номер и дата протокола заседания Государственной квалификационной комиссии и номер выданного учащемуся диплома об окончании данного учебного заведения.

10. Ведение записей в алфавитной книге и ведение личных дел учащихся, а также ответственность за сохранность имеющихся в них документов возлагается приказом директора на одного из сотрудников учебного заведения.

11. Алфавитная книга учащихся оформляется с расчетом на несколько лет (не менее чем на 10 лет). Она должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью учебного заведения.

Алфавитная книга хранится у директора и в архив не сдается. При смене директора книга эта передается по акту.

 

 

 

 

 

Приложение N 1

 

Алфавитная книга учащихся

______________________________________________________

(наименование среднего специального учебного заведения)

 

N п/п	Фамилия, имя,  отчество	Пол	Год  рож- дения	Дата    поступления (год,   месяц,   число и  номер   приказа о зачислении)	Выбыл			Наименова- ние специ- альности  и квалифи- кации (при окончании учебного  заведения)	Номер прото- кола  и дата засе- дания ГКК
					дата и номер приказа о   выбытии	с ка- кого курса	при- чина выбы- тия

 

Примечание. В пределах каждой буквы алфавита ведется своя порядковая нумерация.

 

 

 

 

 

Приложение N 2

 

1-й лист учетной карточки

 

__________________________________________________________________________

                (наименование министерства или ведомства)

__________________________________________________________________________

               (наименование техникума, училища или школы)

__________________________________________________________________________

                   (адрес техникума, училища или школы)

 

                             Личная карточка

 

Учащегося _______________________________________________________________

                            (фамилия, имя, отчество)

 

Зачислен на _________ курс в группу ______________________________________

по специальности _________________________________________________________

__________________________________________________________________________

 

"__" __________ 19__ г.

 

Оборотная сторона первого листа учетной карточки

 

                       I. Общие сведения об учащемся

 

1. _______________________________________________________________________

                           (фамилия, имя, отчество)

 

2. Пол: мужской, женский (подчеркнуть)

3. Год, месяц и число рождения ___________________________________________

4. Место рождения ________________________________________________________

__________________________________________________________________________

                 (город, село, район, АССР, край, область)

 

5. Адрес родителей (воспитателей) ________________________________________

__________________________________________________________________________

6. Национальность ________________________________________________________

7. Время поступления в среднее специальное учебное заведение, номер и дата

приказа о зачислении _____________________________________________________

8. Образование  до поступления  в среднее  специальное  учебное заведение.

Какой класс  общеобразовательной  школы  окончил  и  в каком году (указать

наименование школы) ______________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

9. Партийность ___________________________________________________________

10. Приказ (номер и дата) ________________________________________________

    о переводе на II курс ________________________________________________

    "   "      "  III "   ________________________________________________

    "   "      "  IV  "   ________________________________________________

    "   "      "  V   "   ________________________________________________

    о выпуске из учебного заведения ______________________________________

11. Куда направлен на работу и на какую должность ________________________

__________________________________________________________________________

 

2-й лист учетной карточки

 

II. Оценки успеваемости и поведения

 

┌───┬────────────┬───────────┬───────────┬───────────┬───────────┬────────────┐

│ N │Наименование│  I курс   │  II курс  │ III курс  │  IV курс  │   V курс   │

│п/п│  учебного  ├─────┬─────┼─────┬─────┼─────┬─────┼─────┬─────┼─────┬──────┤

│   │  предмета  │1 се-│2 се-│3 се-│4 се-│5 се-│6 се-│7 се-│8 се-│9 се-│10 се-│

│   │            │местр│местр│местр│местр│местр│местр│местр│местр│местр│местр │

├───┼────────────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼──────┤

│   │Русский язык│     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │Литература  │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │Родной язык │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │История СССР│     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │Математика  │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │Физика      │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   ├────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   ├────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   ├────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   ├────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   ├────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   ├────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   ├────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   ├────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   ├────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

├───┼────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

├───┼────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │            │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

├───┼────────────┤     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

│   │Поведение   │     │     │     │     │     │     │     │     │     │      │

└───┴────────────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴──────┘

 

Оборотная сторона второго листа учетной карточки

 

III. Практика

 

а) учебная

 

N п/п	Наименование практики	Семестр	Продолжительность	Оценка

 

б) производственная

 

N п/п	Наименование   практики	Семестр	Место проведения	Продолжительность	Оценка

 

IV. Число пропущенных занятий (уроков)

 

Причины	Семестры										Всего
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
По уважительной причине
По неуважительной причине

 

3-й лист учетной карточки

 

V. Дипломный проект

 

Тема ________________________________________________________________

Оценка ГКК __________________________________________________________

 

Государственные экзамены

 

N  п/п	Наименование предметов	Оценка

 

Присвоенная квалификация ____________________________________________

 

VI. Общественная работа учащегося

 

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

3. __________________________________________________________________

 

VII. Номера удостоверений о сдаче норм

на значки БГТО, ГТО и др.

 

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

3. __________________________________________________________________

 

VIII. Взыскания и поощрения

 

Взыскания		Поощрения
характер взыскания	номер и дата приказа	характер поощрения	номер и дата приказа