Утверждены

Заместителем Министра

юстиции СССР

27 февраля 1978 г. N К-3-120

Согласованы

с Главархивом СССР

УСЛОВИЯ

ХРАНЕНИЯ КНИГ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО

СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ В ОРГАНАХ ЗАГСА, А ТАКЖЕ

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЭТИХ КНИГ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

НА ХРАНЕНИЕ

I. Место хранения и учет книг регистрации актов

гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа

1.1. Записи актов гражданского состояния подбираются и брошюруются в книги в хронологическом порядке тем органом ЗАГСа, на хранении которого находятся эти записи, по районам (городам), а внутри района в алфавитном порядке - по сельским и поселковым Советам народных депутатов.

Книги регистрации актов гражданского состояния составляются в двух экземплярах, в одном из которых помещаются первые экземпляры, а в другом - вторые экземпляры записей актов гражданского состояния.

В каждой из книг сосредоточиваются от 250 до 300 листов записи одного вида актов гражданского состояния в пределах календарного года. Если в течение года записей одного вида окажется мало, допускается объединение книг регистрации актов за несколько лет.

1.2. Первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния, составленных на территории данного района (города), в том числе исполнительными комитетами сельских (поселковых) Советов народных депутатов, а также и метрических книг, хранятся в архиве отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов.

Вторые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, составленных на территории данной республики, края, области, города (городов республиканского подчинения) хранятся в республиканском, краевом, областном, городском (городов республиканского подчинения) архиве ЗАГСа.

Метрические книги систематизируются и раскладываются в хранилищах архива по видам записей в хронологическом порядке по бывшим учреждениям религиозного культа.

1.3. Первые экземпляры записей актов гражданского состояния вместе с документами, послужившими основанием для регистрации, поступившие из Министерства иностранных дел СССР, хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Московского городского Совета народных депутатов, а вторые экземпляры - в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Московского областного Совета народных депутатов.

1.4. Метрические книги бывших русских консульских учреждений за границей (до 1916 г.) хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Ленинградского городского Совета народных депутатов.

Метрические книги и книги регистрации актов гражданского состояния, составленные до установления советской власти консульскими учреждениями буржуазных Латвии, Литвы и Эстонии, хранятся в архиве соответствующего республиканского управления ЗАГСа при Министерстве юстиции союзной республики.

Метрические книги русских церквей в Манчжурии за период с 1901 по 1921 год хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного Комитета Приморского краевого Совета народных депутатов.

Метрические книги армянских церквей Карской области и Сурмалинского уезда дореволюционной России хранятся в архиве Республиканского управления ЗАГСа при Министерстве юстиции Армянской ССР.

Первые экземпляры метрических книг полковых церквей, кирх, костелов, мечетей и синагог, составленных на территории данного района (города), хранятся в архиве отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов, вторые экземпляры - в республиканском, краевом, областном, городском (городов республиканского подчинения) архиве ЗАГСа.

1.5. Книги регистрации актов гражданского состояния в обязательном порядке переплетаются и пронумеровываются простым черным карандашом.

Каждая книга регистрации актов гражданского состояния начинается соответствующим заглавным листом по утвержденной форме <1>.

--------------------------------

<1> Форма заглавного листа прилагается - Приложение N 1.

После заглавного листа оформляется оглавление книги согласно Приложению <2>. В оглавлении в алфавитном порядке указываются наименования районов, городов, сельских, поселковых Советов, по которым составлены записи актов гражданского состояния, и номера листов книги, где находятся записи, составленные органами ЗАГСа этих районов, городов, исполкомами сельских, поселковых Советов.

--------------------------------

<2> Форма оглавления книги прилагается - Приложение N 2.

На корешке книги вверху указывается условный знак вида записи акта гражданского состояния <3>, начальные и конечные даты составления записей, номер книги по порядку в соответствии с описью, наименование районов (городов), по которым составлены записи.

--------------------------------

<3> Условные знаки прилагаются - приложение N 3 (не приводится).

В конце книги на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов книги.

Заверительная надпись должна быть подписана заведующим отделом (бюро) ЗАГСа или заведующим архивом ЗАГСа и скреплена печатью. После окончательного оформления книги ее заносят в журнал учета книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг <4>.

--------------------------------

<4> Журнал учета книг прилагается - приложение N 4 (не приводится).

1.6. Отделы (бюро) ЗАГСа исполкомов районных (городских) Советов народных депутатов, а также исполнительные комитеты сельских, поселковых Советов народных депутатов, составив запись акта гражданского состояния о рождении, о смерти, о регистрации брака и о расторжении брака, в обязательном порядке заполняют на каждую запись карточку в двух экземплярах <5>.

--------------------------------

<5> Формы карточек прилагаются - приложения N 5, 6, 7, 8 (не приводятся).

Один экземпляр карточки хранится в отделе (бюро) ЗАГСа исполкома районного (городского) Совета народных депутатов, а другой передается в республиканский, краевой, областной, городской (городов республиканского подчинения) архив ЗАГСа вместе со вторыми экземплярами актовых записей.

Карточки используются для составления алфавитной картотеки в целом по району, городу, области, краю, республике.

На записи актов гражданского состояния об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене фамилии, имени и отчества в отделе (бюро) ЗАГСа исполкома районного (городского) Совета народных депутатов и в республиканских, краевых, областных, городских (городов республиканского подчинения) архивах ЗАГСа ведутся алфавитные книги <1>.

--------------------------------

<1> В алфавитной книге указывается фамилия, имя и отчество лица (лиц), на которого составлена актовая запись, номер актовой записи и дата регистрации.

1.7. В целях обеспечения сохранности книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг может производиться их микрофильмирование.

II. Сроки хранения книг регистрации актов гражданского

состояния и метрических книг, а также порядок

их передачи в государственный архив

2.1. Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги хранятся в отделах (бюро) ЗАГСа исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов и архивах ЗАГСа в течение 75 лет со времени их составления.

По истечении 75 лет первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг отделами (бюро) записи актов гражданского состояния исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов передаются в республиканский, краевой, областной, городской (городов республиканского подчинения) архив ЗАГСа.

Архив ЗАГСа дополняет книги недостающими записями, а также заменяет неисправимо поврежденные записи из книг, имеющихся в архиве ЗАГСа, и после оформления книг согласно основным положениям Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) передает их на хранение в государственный архив.

2.2. Республиканские, краевые, областные, городские (городов республиканского подчинения) архивы ЗАГСа сдают в государственный архив книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги по описи утвержденной формы <2> и оформляют сдачу актом по утвержденной форме <3>.

--------------------------------

<2> Форма описи прилагается - приложение N 9 (не приводится).

<3> Форма акта сдачи книг прилагается - приложение N 10 (не приводится).

Опись документальных материалов постоянного хранения составляется в четырех экземплярах и утверждается председателем экспертно-проверочной комиссии.

Акт о сдаче материалов в государственный архив составляется в двух экземплярах.

Три экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, четвертый экземпляр описи вместе со вторым экземпляром акта возвращаются в архив ЗАГСа.

Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны быть доставлены в государственный архив средствами архива ЗАГСа.

2.3. После передачи книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в государственный архив оставшиеся вторые экземпляры указанных книг в архивах ЗАГСа подлежат уничтожению. Акт о выделении к уничтожению книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг утверждается заведующим республиканским управлением ЗАГСа, заведующим отделом ЗАГСа Совета Министров АССР, исполкома краевого, областного, городского (городов республиканского подчинения) Совета народных депутатов.

2.4. При обращении граждан в архив ЗАГСа по вопросу выдачи повторного свидетельства в тех случаях, когда запись акта гражданского состояния уже передана на хранение в государственный архив, архив ЗАГСа запрашивает из государственного архива соответствующую копию записи акта гражданского состояния, на основании которой выписывается свидетельство и выдается заявителю.

2.5. Внесение изменений, дополнений и исправлений в записи актов гражданского состояния, находящиеся на хранении в государственном архиве, производится архивом ЗАГСа в соответствии с Основными положениями, определяющими порядок изменения, восстановления и аннулирования записей актов гражданского состояния, порядок и сроки хранения актовых книг, утвержденными Постановлением Совета Министров СССР от 10 декабря 1976 г. N 1006.

III. Оборудование архивов органов ЗАГСа

3.1. Для обеспечения сохранности книг регистрации актов гражданского состояния, а также метрических книг и создания необходимых условий для работы над ними архиву ЗАГСа предоставляется специально оборудованное для этого помещение.

Помещение архива должно быть изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, сухим и гарантированным от затопления.

Хранилища книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг отделяются от рабочих комнат архива. Окна первого этажа архивохранилища заделываются металлическими решетками.

Установка печей и дымоходов в помещениях архивохранилищ не допускается.

В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.

Помещения, отведенные под архивохранилища, должны отвечать действующим противопожарным нормам.

Использование в качестве архивохранилищ чердачных и неприспособленных для хранения архивных материалов подвальных помещений не разрешается.

При отсутствии специального помещения для архива отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны храниться в металлических шкафах.

3.2. Документы, покрытые плесенью, изолируются и направляются на дезинфекцию. Полки, на которых хранились пострадавшие материалы, и близкие к стеллажам площади стен промываются 3% раствором формалина и высушиваются.

3.3. Архивохранилища оборудуются металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен; если торцы стеллажей примыкают к стенам, устанавливаются ограничители, не допускающие укладку книг регистрации актов гражданского состояния вплотную к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно быть 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 м, остальных проходов - 70 - 80 см. Для уменьшения влияния света на архивные книги стеллажи рекомендуется устанавливать перпендикулярно стенам в простенках между оконными проемами.

Для экономии площади архивохранилищ рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.

IV. Режим хранения книг регистрации актов гражданского

состояния и метрических книг в архивах органов ЗАГСа

4.1. В помещении архива устанавливается специальный режим хранения, т.е. определенные технические и санитарно-гигиенические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, а также необходимые условия работы с ними.

4.2. В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °C, относительную влажность воздуха от 50 до 60%.

Для контроля за температурой и влажностью воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры или психрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

4.3. Для предохранения архивохранилищ от пыли необходимо:

а) обеспечить максимальную герметичность архивохранилищ и оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;

б) регулярно обеспыливать материалы пылесосом и практиковать влажную уборку с применением 1% раствора формалина, производить влажную уборку пола не менее одного раза в неделю;

в) при проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивать марлей, смоченной 50% раствором глицерина и тщательно отжатой;

г) для тщательной обработки помещения архива ежемесячно устанавливается один санитарный день.

4.4. В помещениях архива запрещено курение, применение нагревательных электроприборов и хранение посторонних предметов.

4.5. Дверь в архивохранилище в нерабочее время закрывается, опечатывается или пломбируется. Печать или пломбир хранится у заведующего архивом ЗАГСа или сотрудника, ответственного за архив; архив открывается и закрывается в их присутствии; в обязательном порядке обеспечивается внешняя охрана архива (сторож, сигнализация).

4.6. Вход в помещение архивохранилища и ознакомление с записями в книгах регистрации актов гражданского состояния и метрических книгах посторонним лицам запрещается.

4.7. В случае пожара, наводнения или другого стихийного бедствия, а также при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц составляется акт с участием представителей соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, технического надзора, государственного архива и т.д.) и принимаются меры к охране архивных материалов.

4.8. Обеспечение надлежащих условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в архивах отделов (бюро) ЗАГСа исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов, в краевых, областных, городских (городов республиканского подчинения) архивах ЗАГСа возлагается на исполнительные комитеты соответствующих Советов народных депутатов, в республиканских архивах ЗАГСа - на Советы Министров автономных республик, а в союзных республиках, не имеющих областного деления, - на министерства юстиции союзных республик.

4.9. Настоящие Условия хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа, а также порядок передачи этих книг в государственный архив на хранение вступают в силу с 1 января 1979 г.

Приложение N 1

____________________________

       наименование

____________________________

      органа ЗАГСа

                                   КНИГА

               регистрации актов о ________________________

                                за 19__ год

                    Начата "__" ______________ 19__ г.

                   Окончена "__" ______________ 19__ г.

                               Записи актов

                      с N ___________ по N __________

                       Количество листов ___________

                   Отсутствуют записи актов N _________

                       _____________________________

Приложение N 2

ФОРМА ОГЛАВЛЕНИЯ КНИГИ