Утверждена

Заместителем Министра

культуры СССР

22 августа 1977 года

Согласовано

с Заместителем Министра

финансов СССР

6 июля 1977 года

ИНСТРУКЦИЯ

ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ

МАССОВЫХ БИБЛИОТЕКАХ, ОБЪЕДИНЕННЫХ В ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЕ

БИБЛИОТЕЧНЫЕ СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ СССР

Общие положения

1. Учет библиотечного фонда централизованных библиотечных систем <1> должен способствовать его сохранности, правильному формированию и использованию, отражать поступление, выбытие изданий и других материалов, общую численность фонда и распределение его по видам и содержанию как в целом по ЦБС, так и по каждому ее структурному подразделению.

--------------------------------

<1> В дальнейшем - ЦБС.

2. На основе учетных документов осуществляется контроль за сохранностью фонда, проверка и передача его от одного работника другому, ведется статистическая отчетность.

3. Процесс учета библиотечного фонда ЦБС включает: прием изданий и других материалов, их штемпелевание, регистрацию поступления, распределения и перемещения внутри системы, а также выбытия их, подведение итогов движения фонда и его проверку.

4. Все основные операции учета библиотечного фонда ЦБС производятся Отделом комплектования и обработки <2> Центральной библиотеки <3>. Стоимостный учет библиотечного фонда ведется бухгалтерией.

--------------------------------

<2> В дальнейшем - ОК и О.

<3> В дальнейшем - ЦБ.

5. Учету подлежат все виды произведений печати и материалы, включаемые в единый фонд ЦБС. Единицами их учета являются:

а) для книг и брошюр - печатная единица <4>;

б) для журналов и продолжающихся изданий - печатная единица;

в) для нотных изданий - печатная единица (тетрадь, лист);

г) для картографических изданий - печатная единица (атлас, карта);

д) для изоизданий - печатная единица (альбом, лист);

е) для специальных видов технической литературы и документации (стандартов, технических условий, руководящих технических материалов и норм, описаний изобретений к авторским свидетельствам и патентам, промышленных каталогов, чертежей и т.п. изданий) - печатная единица;

ж) для диафильмов и микрофильмов - катушка;

з) для диапозитивов (слайдов) - комплект (упаковочная коробка с описью);

и) для граммофонных пластинок - диск;

к) для магнитофонных лент - катушка, бобина, кассета (с указанием на них метража или продолжительности звучания);

л) для фильмокопий - фильм с указанием частей и их метража.

--------------------------------

<4> Под "печатной единицей" подразумевается каждое отдельное полиграфически самостоятельно оформленное произведение печати.

Примечание. Произведения печати и материалы, приобретенные для оформления библиотеки и наглядной пропаганды (плакаты, карты, изоиздания на отдельных листах и т.п.), в фонд ЦБС не включаются.

Формы и система учета фондов

6. Отдел комплектования и обработки центральной библиотеки ведет:

а) "Книгу учета библиотечного фонда ЦБС";

б) "Ведомость учета библиотечного фонда структурного подразделения ЦБС".

7. Каждое структурное подразделение ЦБС ведет журнал "Годовые итоги учета библиотечного фонда...".

8. Индивидуальный учет книг <5> и брошюр <6> осуществляется ОК и О ЦБ на карточках учетного каталога. На каждое издание <7> книги заполняется отдельная карточка, с присвоением ему очередного инвентарного номера. Брошюры и другие издания объемом не более 48 страниц регистрируются на карточках учетного каталога без инвентарного номера.

--------------------------------

<5> В массовых библиотеках к книгам следует относить также альбомы, атласы, сборники стандартов и нотных изданий, а также другие произведения печати, изданные в виде книги, объемом более 48 страниц.

<6> В соответствии с ГОСТом к брошюрам относятся непериодические издания любого формата, объемом свыше четырех, но не более 48 страниц.

<7> Каждое полиграфически отдельно оформленное произведение печати, имеющее номер типографского заказа и принимаемое в качестве единицы статистического учета печатной продукции СССР, а также единицы учета фонда. За отдельное издание принимается каждый том, выпуск, часть произведения печати одного названия. Допечатки издания при выпуске большими тиражами как самостоятельное издание не учитываются.

9. Для контроля за правильной порядковой нумерацией изданий книг и сохранностью карточек учетного каталога они регистрируются в специальном журнале.

10. Индивидуальный учет журналов как в структурных подразделениях ЦБ, так и в библиотеках-филиалах ведется на регистрационных журнальных карточках.

11. Учет других видов произведений печати и материалов осуществляется групповым способом. На каждый вид: нотные, картографические и изоиздания, стандарты, описания изобретений к авторским свидетельствам и патентам, технические каталоги на оборудование, диафильмы, микрофильмы, диапозитивы (слайды), фильмокопии, граммофонные пластинки, магнитные ленты и т.д. - ОК и О ЦБ заводит отдельную учетную карточку. При значительном объеме поступлений перечисленных изданий и материалов и их распределении по структурным подразделениям ЦБС они учитываются на карточках учетного каталога так же, как и книги.

12. В библиотеках-филиалах, включая детские библиотеки, дополнительной формой индивидуального учета фонда являются алфавитный каталог и регистрационная картотека журналов (см. также п. 41).

Прием поступающих изданий и других материалов

13. Все издания и другие материалы, поступающие в ЦБС, направляются в ОК и О ЦБ и принимаются по сопроводительному документу (счет, накладная, копия чека, акт и т.п.), записи которого сверяются с фамилиями авторов и заглавиями, ценой и количеством экземпляров полученных изданий и материалов.

Примечание. Газеты и журналы поступают непосредственно в те структурные подразделения ЦБС, для которых они выписаны.

14. При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительных документов, а также присланных без заказа не нужных ЦБС или дефектных экземпляров составляется акт с обязательным участием ответственного за их прием лица и представителя общественной организации библиотеки.

Первый экземпляр акта остается в ОК и О и используется при приеме поступивших изданий и материалов, второй - направляется в организацию или учреждение, от которых они были получены, с требованием дослать недостающие, заменить ошибочно присланные и дефектные экземпляры.

15. На издания и материалы, поступившие в ЦБС без сопроводительного документа, в том числе полученные в дар от организаций, отдельных граждан и собранные среди населения, после проверки их пригодности для использования составляется акт.

16. Все экземпляры принятых изданий и материалов немедленно штемпелюются единым штемпелем ЦБС, который имеет прямоугольную форму размером 10 x 40 мм и содержит наименование ЦБС.

Штемпель проставляется на титульном листе, а при его отсутствии - на первой странице издания под заглавием, на этикетке первой стороны граммофонной пластинки, на бобине, катушке, кассете магнитофонной ленты, на этикетке диафильма, диапозитивов (слайдов), фильмокопии, микрофильма. При этом нельзя допускать порчи текста или иллюстрации.

17. По окончании сверки полученной партии с сопроводительным документом, подсчета количества экземпляров и штемпелевания их производится количественный и индивидуальный учет и оформление сопроводительного документа.

18. После проверки правильности оформления сопроводительного документа он в установленные сроки передается в бухгалтерию под расписку, оформляемую в соответствующей графе "Книги учета библиотечного фонда ЦБС". Перед сдачей документа ОК и О ЦБ отмечает на нем издания и материалы, стоимость которых подлежит отнесению на баланс ЦБС.

Примечание. После приема счета, в соответствии с указанными на сопроводительном документе отметками, бухгалтерия учитывает стоимость включенных в библиотечный фонд книг, альбомов, атласов, сборников стандартов и нот, а также аудиовизуальных материалов (граммофонных пластинок, магнитофонных лент, диафильмов, микрофильмов, диапозитивов (слайдов) и фильмокопий) на субсчете 019 баланса. Не учитывается на субсчете 019 стоимость включенных в фонд ЦБС брошюр и других изданий объемом менее 49 страниц, журналов и специальных видов технической литературы и документации. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (стоимость библиотечной обработки, переплета, выполненных библиотекой или библиотечным коллектором, почтовые и транспортные расходы).

Учет библиотечного фонда

19. Учет дает общие сведения о фонде ЦБС в целом и о фонде каждого входящего в нее структурного подразделения: его объеме, составе и о всех происходящих в нем изменениях - поступлении, перемещении и выбытии.

20. Учету библиотечного фонда подлежат все издания и материалы, включаемые и исключаемые из него.

21. "Книга учета библиотечного фонда ЦБС" состоит из 3 частей:

Часть 1. Поступление в фонд ЦБС.

Часть 2. Выбытие из фонда ЦБС.

Часть 3. Итоги учета фонда ЦБС.

22. "Ведомость учета библиотечного фонда" на фонд структурного подразделения ЦБС состоит из 2 частей: "Поступление в фонд" и "Выбытие из фонда". Обе части "Ведомости" ведутся ОК и О ЦБ в одном журнале <8>.

--------------------------------

<8> Допускается ведение "Ведомости" на отдельных листах, которые по истечении года подшиваются в папку структурного подразделения системы.

23. "Ведомость учета библиотечного фонда" является одновременно учетным документом по передаче изданий и материалов из ОК и О в структурное подразделение ЦБ, в библиотеку-филиал, а также из одного структурного подразделения ЦБС в другое и из библиотеки-филиала в ЦБ. Прием изданий и материалов оформляется подписью руководителя структурного подразделения ЦБС в соответствующей графе первой части "Ведомости".

24. Передача изданий и материалов из одного структурного подразделения в другое производится с разрешения директора ЦБС.

25. Каждое структурное подразделение ЦБ и библиотека-филиал на находящуюся в них часть единого фонда ведут журнал "Годовые итоги учета библиотечного фонда". Сведения для его заполнения берутся из "Ведомости учета библиотечного фонда".

26. При организации ЦБС в первой части "Книги учета библиотечного фонда ЦБС", перед записью N 1, в строке "Перенос" делается вступительная запись с указанием количества числящихся в фонде ЦБС учетных единиц, установленного после подсчетов по инвентарным книгам ЦБ и библиотек-филиалов. Запись делается по форме: состоит на (число, месяц, год с заполнением всех граф "Книги учета библиотечного фонда ЦБС"). В "Ведомостях учета библиотечного фонда" производятся аналогичные записи. Подсчитанная в структурных подразделениях ЦБ и библиотеках-филиалах и сверенная с данными бухгалтерского учета стоимость книг и аудиовизуальных материалов относится бухгалтерией на баланс ЦБ.

27. В первую и во вторую части "Книги учета библиотечного фонда ЦБС" записываются все партии книг и брошюр, а также других материалов, поступающие в единый фонд ЦБС и выбывающие из него по сопроводительным документам. Каждая запись о поступлении и выбытии делается на одной строке, под очередным порядковым номером. Этот номер проставляется и на сопроводительном документе.

28. Нумерация записей о поступлении в библиотечный фонд ЦБС ежегодно начинается с N 1. Нумерация записей о выбытии из фонда ЦБС начинается с N 1 и продолжается из года в год в возрастающем порядке, вне зависимости от причин выбытия.

29. При записи каждой партии в первой и во второй частях "Книги учета библиотечного фонда ЦБС" указывается: дата, порядковый номер, откуда поступила (или выбыла) и по какому сопроводительному документу, количество поступивших (или выбывших) экземпляров, распределение их по видам и содержанию. Графа "На русском языке" заполняется библиотеками союзных республик. В РСФСР данная графа заполняется библиотеками автономных республик, автономных областей и национальных округов. В последней графе строки сотрудник бухгалтерии расписывается в приеме документа на поступившую (или выбывшую) партию.

30. В конце каждой страницы первой и второй части "Книги учета библиотечного фонда ЦБС" в строке "К переносу" подводятся итоги. Они переносятся на следующую страницу в строку "Перенос", под которой ведутся очередные записи о поступлении и выбытии произведений печати и других материалов.

31. В "Ведомостях учета библиотечного фонда", ведущихся ОК и О ЦБ на фонды, находящиеся в структурных подразделениях ЦБС, записываются сведения лишь о количестве тех изданий и материалов, которые поступают и выбывают из них.

32. По окончании года ОК и О ЦБ подводит итоги поступления изданий и других материалов в единый фонд ЦБС и в фонды ее структурных подразделений, а также итоги выбытия из этих фондов и определяет наличие библиотечного фонда к началу следующего года по ЦБС в целом и по каждому структурному подразделению системы в отдельности.

Индивидуальный учет книг и брошюр

33. Книги и брошюры учитываются на карточках учетного каталога изданиями (см. также п. 8). На каждое издание в каталоге ведется отдельная карточка размером 75 x 125 мм, на которой указывается количество полученных экземпляров, их распределение по фондам структурных подразделений ЦБС и выбытие.

34. На лицевой стороне карточки помещается библиографическое описание издания, указывается его цена <9>, обозначенная на экземпляре и в сопроводительном документе, и проставляется присвоенный изданию инвентарный номер <10>.

--------------------------------

<9> Стоимость книг, приобретенных в букинистических магазинах, указывается согласно отметкам магазина, проставленным на каждой книге. Стоимость ремонта, реставрации и вторичного переплета на указанной ранее цене не отражается. Издание с пометкой "бесплатно" не оценивается.

<10> На этой же стороне карточки (ниже шифра, а также аннотации и полного классификационного индекса) помещаются все справки о вспомогательных описаниях, включаемых в читательские алфавитные каталоги.

Примечание. Инвентарные номера не присваиваются брошюрам и другим изданиям, объемом менее 49 страниц, журналам, специальным видам технической литературы и документации.

35. На оборотной стороне карточки, разделенной на квадраты, указываются: год поступления, номер записи в "Книге учета библиотечного фонда ЦБС" и количество поступивших экземпляров (например, 76 - 48 - 22), а при выбытии - номер акта и количество выбывших экземпляров (например, 31 - 9), отражается распределение полученных экземпляров данного издания по структурным подразделениям ЦБС, регистрируется движение их внутри системы и выбытие. Число квадратов на обороте карточки определяется ЦБ. Она же устанавливает условные обозначения всем структурным подразделениям системы.

36. Каждому изданию книги, поступающему в библиотечный фонд ЦБС, присваивается один (очередной) инвентарный номер <11>, который одновременно проставляется автоматическим или полуавтоматическим нумератором на учетной карточке (в середине лицевой стороны над текстом), на титульном листе каждого экземпляра и на книжном формуляре. Все повторные поступления книг данного издания регистрируются на той же карточке, под ее инвентарным номером.

--------------------------------

<11> См. примечание к п. 34.

37. При поступлении многотомных изданий всем экземплярам одного тома присваивается один (очередной) инвентарный номер.

38. Инвентарный номер, присвоенный изданию, сохраняется за ним на весь период нахождения его в фонде ЦБС. Номера изданий, выбывших из фонда ЦБС, не должны присваиваться другим вновь поступающим изданиям.

39. Для обозначения принадлежности экземпляра к фонду определенного структурного подразделения ЦБС последнее может указывать на нем свое условное обозначение через тире к шифру книги на ярлыке и книжном формуляре.

40. Структурные подразделения ЦБ и библиотеки-филиалы при необходимости могут индивидуализировать каждый экземпляр издания путем приписки к инвентарному номеру через тире порядкового номера полученного экземпляра книги.

41. Библиотеки-филиалы обязательно указывают на оборотной стороне основной карточки алфавитного каталога количество имеющихся экземпляров и в каких фондах они находятся.

42. При организации учетного каталога нумерация поступающих изданий (и соответственно учетных карточек) начинается с N 1 и продолжается из года в год. Ведение инвентарных книг в библиотеках, объединенных в ЦБС, прекращается. На них составляется опись, которая сдается в ОК и О ЦБ. Заполненные к моменту централизации инвентарные книги подлежат постоянному хранению в них и используются для наведения необходимых справок, для проверки фонда и отметок о выбытии литературы <12>.

--------------------------------

<12> С момента организации учетного каталога пополнение центрального служебного алфавитного каталога ЦБС карточками на вновь поступающую литературу прекращается, а находящиеся в нем карточки подлежат постепенному слиянию с учетным каталогом ЦБС, который будет одновременно выполнять все функции служебного алфавитного каталога системы.

43. Все карточки учетного каталога на книги и брошюры расставляются по правилам организации алфавитного каталога. Вспомогательные (добавочные, аналитические, серийные) и упрощенные описания не применяются <13>. На каждое переиздание составляется самостоятельная карточка. Ответственность за сохранность карточек возлагается на руководителя ОК и О ЦБ.

--------------------------------

<13> Вспомогательные описания составляются для читательских каталогов.

44. Учетный каталог подлежит хранению в закрывающихся шкафах или в опечатываемом служебном помещении, с обязательным закреплением всех карточек на стержнях. Доступ к нему разрешается только сотрудникам, оговоренным в приказе по ЦБС. Читатели к пользованию учетным каталогом не допускаются.

Учет поступающих журналов

45. ОК и О ЦБ на основании данных о подписке составляет центральную картотеку периодических изданий. На оборотной стороне регистрационных карточек проставляется количество комплектов, выписанных для каждого структурного подразделения ЦБС.

46. Выписанные по подписке журналы поступают непосредственно в структурные подразделения ЦБС. Поступление их отмечается в них на лицевой стороне регистрационных журнальных карточек, которые являются одновременно и формой индивидуального учета журналов.

47. Регистрационные карточки расставляются в отдельный от книг и брошюр алфавитный ряд.

48. Все номера журналов по мере их поступления в ЦБ и в библиотеки-филиалы отмечаются ими в соответствующих графах регистрационных журнальных карточек и немедленно штемпелюются.

49. Для штемпелевания журналов каждое структурное подразделение ЦБС имеет специальный штемпель, на котором указывается условное обозначение структурного подразделения ЦБ или библиотеки-филиала и наименование ЦБС.

Штемпель проставляется на титульном листе журнала (под выходными данными).

Применение данного штемпеля для штемпелевания книг и брошюр, а также материалов не допускается.

50. В каждом структурном подразделении ЦБС по регистрационным журнальным карточкам в конце года подсчитывается количество полученных номеров журналов за год. На основании этого подсчета составляется акт, который направляется в ОК и О, где сведения об их количестве заносятся в "Ведомость учета библиотечного фонда" каждого структурного подразделения ЦБС. На их основе ОК и О ЦБ составляет сводные данные об их приеме, которые регистрируются раз в год в первой части "Книги учета библиотечного фонда ЦБС". Данные о поступлении журналов ОК и О в бухгалтерию не передает.

51. Регистрационные журнальные карточки хранятся в ЦБ и в библиотеках-филиалах до выбытия всех номеров данного журнала. При необходимости карточки используются для справок и для проверки фонда периодических изданий.

Учет других видов произведений печати и материалов

52. Другие виды произведений печати и материалы отражаются на карточках учетного каталога, которые расставляются в алфавите их наименований после книг и брошюр за разделителем "Другие виды...".

53. На каждый вид заполняется отдельная карточка стандартного размера. На лицевой стороне карточки указывается наименование учитываемого материала и единица его учета, например "Стандарты" (печатная единица), "Граммофонные пластинки" (диск) и т.д., и делаются отметки о поступлении, выбытии и наличии их в фонде ЦБС. В соответствующих графах отмечается год (две последние цифры), номер записи в "Книге учета библиотечного фонда ЦБС" (или номер акта на выбытие), количество поступивших (или выбывших) экземпляров и подсчитывается остаток. Инвентарный номер карточке и учитываемому материалу не присваивается.

Учет выбывающих изданий и материалов

54. Выбытие изданий и материалов из библиотечного фонда ЦБС оформляется актами в установленном существующими инструкциями порядке. В акт включаются издания и материалы, исключаемые только по одной из причин (по ветхости, не возвращены читателями, как устаревшие, по другим причинам).

При исключении из фонда ЦБС изданий и материалов, учтенных на балансе ЦБС, акт составляется в двух экземплярах. Списание их производится по ценам их приобретения, которые указываются в прилагаемом к акту списке, составляемом в одном экземпляре по установленной форме.

При выбытии изданий и материалов, не учитываемых на балансе ЦБС (на субсчете 019), вместо списка к акту, составляемому в одном экземпляре, прилагаются подобранные в алфавитном порядке и одновременно пронумерованные книжные формуляры, а при выбытии всех экземпляров - карточки учетного каталога с проставленным на них номером акта. Указанный акт вместе с приложенными к нему книжными формулярами и карточками учетного каталога подлежит хранению в ОК и О ЦБ и в бухгалтерию не передается.

При включении в акт изданий и материалов, не учитываемых на субсчете 019, цена их не указывается.

55. Акты на выбытие пришедших в негодность, устаревших по содержанию и утерянных читателями изданий и материалов утверждаются директором ЦБС. Акты на безвозмездную передачу литературы из фонда ЦБС другим библиотекам утверждаются директором ЦБС с разрешения соответствующего отдела культуры. Акты на списание литературы, пропавшей из фонда ЦБС по неизвестным причинам, рассматриваются Советом ЦБС и утверждаются в порядке, предусмотренном п. 107 "Положения о бухгалтерских отчетах и балансах учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР", утвержденного Приказом по Министерству финансов СССР от 27 декабря 1974 г. N 305.

Надпись об утверждении акта и печать ЦБС должны быть проставлены на каждом экземпляре акта.

56. На основании утвержденного акта ОК и О ЦБ производит очередные записи во второй части "Книги учета библиотечного фонда ЦБС" и в "Ведомостях учета библиотечного фонда" тех структурных подразделений ЦБС, из фондов которых выбывают издания и материалы по данному акту, делает соответствующие отметки на оборотной стороне карточек учетного каталога с указанием номера акта и количества выбывших экземпляров по ЦБС в целом. При выбытии последнего экземпляра карточка из учетного каталога изымается. При выбытии последнего экземпляра книги в журнале регистрации карточек учетного каталога указывается N акта.

Первый экземпляр акта вместе со списком подлежит хранению в ОК и О ЦБ, второй экземпляр акта вместе с квитанцией за прием макулатуры передается под расписку в бухгалтерию, которая производит списание с баланса ЦБС указанной в акте стоимости выбывших изданий и материалов.

57. Расписка в приеме акта бухгалтерией оформляется в соответствующей графе второй части "Книги учета библиотечного фонда ЦБС".

Деньги, полученные за макулатуру, сдаются в доход соответствующего бюджета, из которого финансируется ЦБС.

58. При исключении изданий и материалов, не возвращенных читателями, выбывшими из данного города (района), к акту прилагаются справки - подтверждения адресного стола об их выбытии.

59. Издания и материалы, поступившие от читателей взамен утерянных, записываются в регистрационную "Тетрадь учета изданий и материалов, принятых от читателей взамен утерянных" <14>, которая ведется во всех структурных подразделениях ЦБС. На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие, которые вместе с полученными книгами и формулярами на утерянные книги направляются в ОК и О ЦБ. Перед отправкой на каждом формуляре (через тире к шифру) проставляется условное обозначение структурного подразделения ЦБС (если оно не было проставлено раньше).

--------------------------------

<14> Допускается также ведение записей об утерянных и замененных изданиях и материалах на отдельных листах.

60. ОК и О ЦБ объединяет полученные от структурных подразделений ЦБ и библиотек-филиалов акты на выбытие в одну партию, присваивает ей очередной номер записи по 2-й части "Книги учета библиотечного фонда ЦБС" и делает соответствующие отметки в "Ведомостях учета библиотечного фонда". После этого на каждую партию составляется опись актов с указанием структурного подразделения ЦБС и подводится итог, на основании которого производится запись в "Книге учета библиотечного фонда ЦБС" и соответствующие отметки в учетном каталоге.

61. Издания и материалы, переданные безвозмездно другим библиотекам, учреждениям и организациям, отражаются в документах по их балансовой стоимости.

62. При выбытии из структурного подразделения ЦБС журналов на регистрационных журнальных карточках картотеки периодических изданий делаются соответствующие отметки и составляется акт на их выбытие, который направляется в ОК и О ЦБ. В акте указываются: общее количество номеров журналов, распределение их по содержанию и причина выбытия.

ОК и О ЦБ на основе полученных актов составляет сводный акт о выбытии журналов, который утверждается директором ЦБС и регистрируется во второй части "Книги учета библиотечного фонда ЦБС", в соответствующих "Ведомостях учета библиотечного фонда" и в центральной картотеке журналов. В бухгалтерию акт не передается.

Проверка фонда

63. Проверка библиотечного фонда ЦБС производится периодически, в сроки, устанавливаемые министерством культуры союзной республики, а также при смене ответственного за фонд лица и при стихийных бедствиях.

64. Проверка фонда структурного подразделения ЦБС проводится при помощи контрольных талонов, которые сверяются с алфавитным каталогом или в необходимых случаях - с учетным каталогом.

Контрольные талоны на издания, имевшиеся в библиотеках до централизации, сверяются с инвентарными книгами, хранящимися в них.

По окончании проверки обязательно составляется акт. Результаты проверки рассматриваются Советом библиотеки и утверждаются отделом культуры исполкома городского (районного) Совета народных депутатов, на бюджете которого находится ЦБС.

65. Замена проставленных на изданиях и других материалах инвентарных номеров новыми номерами производится лишь в исключительных случаях с разрешения Управления культуры исполкома областного (краевого) Совета народных депутатов, министерства культуры союзной или автономной республики.

В случаях обнаружения неправильной нумерации исправление ошибочно проставленных инвентарных номеров и переписка карточек учетного каталога производятся с разрешения директора ЦБС.

Переписка регистрационных карточек в необходимых случаях производится с разрешения заведующего ОК и О ЦБ.

Требования к ведению учетных документов

66. Все записи на документах, ведущихся в ОК и О ЦБ, производятся аккуратно четким разборчивым почерком. В зависимости от характера документа запись может производиться чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации.

67. Помарки и подчистки в этих документах не допускаются. Исправление допущенных ошибок производится путем зачеркивания неправильного текста, цены, количества или суммы и надписания над зачеркнутым правильного текста, количества, цены или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать ранее написанное. Исправление ошибок должно быть оговорено в документе и подтверждено подписями лиц, подписавших документ.