МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ СССР

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПИСЬМО

от 23 марта 1977 года

О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ РАБОТЫ

НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОР ПО СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЮ

ВЕРНОСТИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ И ВЫПИСОК ИЗ НИХ

1. Отдел нотариата и загсов Министерства юстиции СССР обобщил нотариальную практику по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них.

Обобщением установлено, что количество нотариально засвидетельствованных копий документов из года в год возрастает. В 1976 г. нотариальными конторами было засвидетельствовано около 13 млн. копий документов, что составляет почти 70% всех совершенных нотариальных действий.

Подавляющее большинство копий документов свидетельствуется в полном соответствии с действующим законодательством.

Вместе с тем в этой работе выявлены отдельные нарушения закона, ошибки и другие недостатки.

В нарушение требований ст. 75 Закона РСФСР и ст. 57 Закона Украинской ССР о государственном нотариате нотариусы свидетельствовали копии грамот о присвоении звания "Заслуженный учитель" и удостоверений о награждении орденами и медалями СССР несмотря на то, что свидетельствование копий таких документов отнесено к компетенции первых нотариальных контор.

Существенные упущения допускаются нотариусами в результате невнимательного сличения копий документов с подлинниками. Так, были засвидетельствованы копии свидетельств о рождении, в которых фамилии родителей не соответствовали фамилиям, указанным в подлиннике.

Имели место случаи, когда в нотариальных конторах выдавались копии документов, предназначенных для действия за границей, без оттиска печати или подписи нотариуса. Эти копии возвращались в нотариальные конторы для дооформления, что вызывало справедливые нарекания граждан и организаций.

В соответствии с законодательством копия с копии документа свидетельствуется при условии, что эта копия исполнена на бланке учреждения, выдавшего ее, и при наличии отметки о том, что подлинный документ находится в данном учреждении. Однако нотариусы нередко нарушают эти требования, свидетельствуя копии с копий, исполненных не на бланке учреждения и без отметки о том, где находится подлинный документ.

В ряде нотариальных контор отмечается неправильное оформление копий с копий документов, которые свидетельствуются как копии с подлинников.

Во избежание подобных случаев нотариусам следует при оформлении копий с копии документа удостоверительную надпись составлять по форме N 47 (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах. Утверждены Министерством юстиции СССР 29.12.73) и проставлять на лицевой стороне листа в правом верхнем углу штамп "копия с копии".

В нарушение требований инструкции о порядке совершения нотариальных действий отдельные нотариусы не прочеркивают в копиях незаполненные до конца строки и другие свободные места, что дает возможность последующих дописок. Так, гр. К., которая окончила университет по специальности "психология", используя наличие в засвидетельствованной нотариусом копии диплома свободных непрочеркнутых мест, дописала слова "медицинская психология" и указала квалификацию "психоневролог", что дало ей возможность в течение пяти лет работать в больнице председателем ВТЭК, не имея соответствующего образования.

Имеют место случаи, когда нотариусы не прочеркивают обратную сторону удостоверительной надписи, что может быть использовано для изложения на свободном месте любого текста.

В нарушение ст. 16 Закона СССР о государственном нотариате некоторые нотариусы при свидетельствовании верности копий документов не устанавливают личность их предъявителя.

Выявлены отдельные случаи отказов нотариусов в засвидетельствовании верности копий документов, требуемых для получения пенсий, пособий, рассмотрения дел в суде, поступления в учебные заведения. Нотариусы ссылаются при этом на возможность засвидетельствования копий в указанных учебных заведениях и учреждениях. Между тем это обстоятельство не является основанием для отказа в нотариальном оформлении копии.

В соответствии с инструкцией о порядке совершения нотариальных действий при оформлении наследственных дел, удостоверении сделок в делах нотариальных контор оставляются копии необходимых документов. Копии эти не требуют нотариального засвидетельствования, а заверяются подписью нотариуса без взимания государственной пошлины. Между тем нотариусы нередко свидетельствуют такие копии в нотариальном порядке.

Анализ работы по свидетельствованию верности копий документов показывает, что основными причинами имеющихся нарушений и ошибок является недостаточное знание некоторыми нотариусами законодательных и ведомственных актов по вопросам оформления дипломов, аттестатов, трудовых книжек и других документов, невнимательность при изучении предъявляемых гражданами документов и сличении копий с подлинниками, а также небрежность при оформлении копий.

Для устранения допускаемых нотариусами нарушений и ошибок министерствам и отделам юстиции следует:

при проверках нотариальных контор больше внимания уделять их работе по свидетельствованию верности копий документов, о выявленных недостатках информировать нотариальные конторы республики, края, области;

повысить требовательность к нотариусам, допускающим невнимательность и небрежность в работе;

включать в планы мероприятий по повышению квалификации нотариусов изучение законодательных и ведомственных актов, связанных с оформлением документов и свидетельствованием с них копий.

Государственным нотариусам при свидетельствовании верности копий документов следует строго соблюдать требования действующего законодательства, внимательнее и ответственнее относиться к изучению предъявляемых гражданами документов и оформлению свидетельствуемых с них копий.

2. В практике работы нотариальных контор имеют место случаи предъявления гражданами поддельных документов для засвидетельствования с них копий.

Вместе с тем отдельные нотариусы не принимают надлежащих мер к задержанию и проверке вызывающих сомнение документов, ограничиваясь отказом в засвидетельствовании с них копий.

Нередко вместо задержания вызывающих сомнение документов и направления их на экспертизу нотариусы уничтожают эти документы в присутствии их владельцев.

Выявление подделок некоторых документов возможно лишь при необходимой подготовке нотариусов и применении технических средств. Между тем техническими средствами для выявления подделок обеспечена лишь незначительная часть нотариальных контор, но и имеющиеся приборы нотариусами иногда не используются. Мало внимания уделяется изучению нотариусами методики выявления подделок.

В целях совершенствования этой работы министерствам и отделам юстиции следует обеспечить нотариальные конторы современными техническими средствами, проводить с работниками нотариальных контор занятия по изучению методики обнаружения подделок с привлечением специалистов из судебно-экспертных учреждений. Для более эффективной борьбы с использованием поддельных документов работникам нотариальных контор следует внимательнее относиться к изучению предъявляемых документов и в случае обнаружения подделок или возникновения сомнений в подлинности документов изымать их и направлять на экспертизу или в следственные органы.

3. Проведенное обобщение показало, что многие учреждения, организации, учебные заведения неправильно оформляют выдаваемые гражданам документы. Особенно много нарушений и ошибок допускается лечебными учреждениями и учебными заведениями.

В нарушение установленного порядка они нередко выдают документы без подписей, печати и других необходимых реквизитов, а также с неоговоренными исправлениями.

Такие случаи имели место в отдельных судах и органах загса.

При наличии в документах перечисленных и других подобных недостатков нотариусы должны в соответствии с инструкцией о порядке совершения нотариальных действий отказывать в свидетельствовании копий таких документов до внесения в них необходимых исправлений либо получения новых документов.

Одновременно с этим нотариусам следует информировать учреждения, организации, учебные заведения о допускаемых ими ошибках при оформлении документов и при необходимости сообщать об этом в их вышестоящие органы, а также министерствам и отделам юстиции.

4. Многие учреждения, предприятия, организации, учебные заведения необоснованно требуют от граждан представления нотариально засвидетельствованных копий документов.

Наиболее часты случаи необоснованного истребования от граждан нотариально засвидетельствованных копий при оформлении учреждениями, предприятиями, организациями пособий малообеспеченным семьям, назначении пенсий отделами социального обеспечения, приеме детей в школы, ясли, детские сады. Все это влечет для граждан неоправданные потери времени, вызывает их недовольство и жалобы, способствует созданию очередей в нотариальных конторах.

Нотариусы должны активизировать свою работу по устранению указанных недостатков. С этой целью им следует выступать в печати, по радио, проводить разъяснительную работу в учреждениях, предприятиях, организациях, учебных заведениях, направлять в соответствующие органы письма и представления о выявленных недостатках и информировать об этом министерства и отделы юстиции.

5. Действенным средством устранения недостатков в работе нотариальных контор, а также других органов является правильно организованная работа по обобщению нотариальной практики по свидетельствованию верности копий документов и надлежащая реализация материалов обобщений.

Вместе с тем материалы обобщений не всегда используются для устранения выявленных недостатков. Нередко нотариальная практика по засвидетельствованию верности копий документов обобщается лишь на основании данных реестров.

Для повышения качества и эффективности обобщений нотариальной практики по свидетельствованию верности копий документов министерствам, отделам юстиции, нотариальным конторам необходимо:

заранее накапливать материалы для этих обобщений;

глубже анализировать причины нарушений и ошибок, допускаемых нотариусами, принимать меры к их устранению;

выявлять недостатки, допускаемые учреждениями, предприятиями, организациями при оформлении документов, а также случаи необоснованного истребования от граждан нотариально засвидетельствованных копий документов и принимать меры к устранению этих недостатков.

6. Повышению уровня обслуживания населения способствует правильная организация рабочего процесса по засвидетельствованию верности копий документов. Больше половины рабочего времени тратится на регистрацию этого действия в реестре. Сокращение затрат рабочего времени на запись в реестре позволяет быстрее обслужить посетителя, оформить в течение рабочего дня большее количество документов, дает дополнительные возможности для выполнения нотариусами других возложенных на них обязанностей. Поэтому рабочий процесс требует постоянного совершенствования, особенно в нотариальных конторах с большим объемом работы.

Многие нотариальные конторы с этой целью используют специальные штампы для реестров. Эти штампы содержат постоянные реквизиты наиболее распространенных видов документов (дипломов, аттестатов, свидетельств органов загса и т.д.), а также основные реквизиты паспорта (удостоверения личности), необходимые для установления личности граждан, обратившихся за совершением нотариального действия. В оттиск штампа в этом случае вписываются лишь фамилия, имя, отчество, даты, номера и т.п.

Однако вопросами совершенствования рабочего процесса по свидетельствованию верности копий документов многие нотариальные конторы не занимаются.

Министерствам, отделам юстиции, нотариальным конторам следует больше внимания уделять организации рабочего процесса по свидетельствованию верности копий, использовать для этого положительный опыт лучших нотариальных контор.