Одобрены

коллегией Главархива СССР

18 сентября 1989 года,

Приказ Главархива СССР

от 29 сентября 1989 г. N 64

ПРАВИЛА

РАБОТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ

ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ СССР

Новая редакция "Правил работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР" разработана в целях обеспечения их соответствия изменяющимся условиям деятельности читальных залов госархивов и внесения необходимых изменений и уточнений в прежний порядок обслуживания исследователей.

Она предусматривает предоставление большей самостоятельности архивам в принятии решений и расширение прав исследователей, изучающих архивные документы.

Вводится в действие взамен утративших силу "Правил работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР" (М., 1986)

Государственные архивы обслуживают советских и иностранных исследователей, изучающих архивные документы для использования в научной и учебно-научной, социально-политической, культурно-просветительской, народнохозяйственной деятельности.

Настоящими "Правилами..." устанавливается порядок оформления исследователей для работы в читальном зале, организации их работы с документами, права и обязанности исследователей, их ответственность за соблюдение правил.

1. Порядок оформления исследователей для работы

в читальном зале государственного архива

1.1. Граждане СССР, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательского учреждения или выполняющие служебное задание, представляют официальное письмо от организации, направившей их в архив. В письме указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность, ученая степень (звание), тема и ее хронологические рамки, цель исследования. Письмо подписывается руководителем организации или ученым секретарем.

Представители учреждений АН СССР и АН союзных республик, имеющие ученую степень (звание), оформляются без представления официального письма организации, предъявляя документ, удостоверяющий место работы и должность (степень, звание).

Студенты высших учебных заведений оформляются по письму вуза за подписью ректора (проректора, декана) с обоснованием необходимости работы с архивными документами.

Исследователи, ведущие научную работу в личном плане, составляют заявление на имя директора государственного архива с обоснованием необходимости изучения архивных материалов.

Иностранные исследователи оформляются на основании официального письма принимающей советской организации, иностранных дипломатических представительств и других зарубежных учреждений. В письме указываются фамилия, имя, отчество исследователя, место работы (учебы) и должность, ученая степень (звание), тема и ее хронологические рамки, цель исследования. Письмо удостоверяется подписью руководства организации.

1.2. Все исследователи при оформлении заполняют анкету установленного образца (Приложение).

1.3. Разрешение на право работы в читальном зале дается руководством государственного архива, как правило, на срок не более одного года с момента оформления. По истечении этого срока или при изменении темы исследователь представляет новое письмо в соответствии с требованиями пункта 1.1.

Для представителей АН СССР и АН союзных республик, имеющих ученую степень (звание), срок работы в читальном зале не ограничен.

Представителям других научных учреждений, систематически работающим в архиве над долговременной плановой темой учреждения, по истечении года срок разрешения на работу в читальном зале может быть продлен руководством архива по представлению заведующего читальным залом, без представления нового письма.

2. Организация работы исследователей в читальном зале

государственного архива

2.1. Государственный архив обязан предоставить исследователю документы по теме исследования, а также имеющийся научно-справочный аппарат, включая описи, указатели, каталоги, путеводители и другие справочники, вспомогательную литературу.

Исследователи имеют право пользоваться научной библиотекой и справочно-информационным фондом архива.

2.2. Документы и научно-справочный аппарат, который не находится непосредственно в читальном зале, предоставляются на основании письменного заказа.

Максимальное количество материалов, которое может быть заказано исследователем в один день, устанавливается государственным архивом, но составляет не более 20 дел и 5 описей.

2.3. При наличии микрокопий документов на бумажной основе подлинники, как правило, не выдаются. В порядке исключения вопрос об их выдаче решается руководством архива с учетом конкретных обстоятельств (необходимость изучения внешнего вида документа, проведение текстологического анализа и т.д.).

Кинофотофонодокументы выдаются исследователям в виде позитивных копий, предназначенных для работы в читальном зале.

Порядок выдачи отдельных категорий документов (картографической, высших органов государственной власти и т.д., биографических материалов и т.п.) оговорен в специальных нормативных актах. Документы, переданные на государственное хранение наследниками фондообразователя, выдаются на условиях, оговоренных при передаче.

2.4. Максимальное количество материалов, которые одновременно могут находиться в пользовании исследователя, определяется государственным архивом, но не превышает 25 дел и 5 описей.

2.5. Описи и другие архивные справочники выдаются исследователю на срок до 5 дней; особо ценные документы - по специальному разрешению руководства архива на срок от 1 до 5 дней; прочие документы - до 1 месяца.

При необходимости продлить срок работы с документами исследователь должен обратиться к заведующему читальным залом. Дополнительный срок предоставляется в исключительных случаях и определяется в индивидуальном порядке, но не может превышать 2-х недель.

В случае непосещения читального зала исследователем в течение двух недель подготовленные для него материалы возвращаются в хранилище и могут быть заказаны повторно не ранее чем через 2 месяца со дня их возвращения.

2.6. Выдача материалов, заказанных исследователем, производится в сроки, устанавливаемые государственным архивом, но не позднее 2-х дней с момента заказа.

2.7. При получении заказанных материалов исследователь обязан расписаться в бланке заказа, проверив сохранность их и состояние. Подпись исследователя удостоверяет, что дела им проверены, находятся в порядке и он принимает на себя ответственность за них на время пользования.

2.8. Исследователь обязан ежедневно возвращать выданные ему материалы работнику читального зала.

В ходе работы он должен заполнять листы использования документов в делах.

2.9. При окончательной сдаче дел для возвращения их в хранилище сотрудник читального зала принимает их от исследователя под расписку.

При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений составляется акт.

2.10. Во время работы в читальном зале исследователь имеет право получать консультации специалистов архива о составе документов данного архива, их поиску, а также о материалах, хранящихся в других архивах. Исследователь имеет право обращаться с информационными запросами в автоматизированные архивные системы, с тематическими запросами в профильные отделы архива. Исследователь имеет право заказывать копии документов (см. раздел 3).

2.11. При посещении читального зала исследователь обязан соблюдать установленный режим работы: сдавать пропуск работнику читального зала, расписываться в книге посещений, не проносить в читальный зал печатные материалы, портфели, сумки, свертки, а также фотоаппараты, кинокамеры и т.п. (кроме случаев, оговоренных в пункте 3.6).

Исследователь имеет право проносить в читальный зал машинописный текст или гранки собственной научной работы. Вынос этих материалов из читального зала оформляется специальным пропуском, подписанным заведующим читальным залом.

При изучении архивных документов исследователь имеет право использовать технические приборы и устройства, облегчающие его работу (например, микрокалькулятор, персональный компьютер и т.д.), если они не могут повредить документы или помешать работе других исследователей. Пользование диктофонной техникой разрешается при наличии в читальном зале необходимых условий.

Исследователя, недостаточно владеющего русским языком или языком данной республики, народа и т.д., может сопровождать переводчик.

2.12. Исследователь обязан строго соблюдать правила работы с архивными документами: не выносить их из читального зала и не передавать другим лицам, не делать в документах помет, подчеркиваний и т.п., не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных материалов, при работе с кино- и фонодокументами, микрокопиями соблюдать технические правила работы с пленкой и аппаратурой.

3. Организация копирования документов

по заказам исследователей

3.1. Копирование архивных документов осуществляется на основании письменного заказа исследователя. Максимальный объем одного заказа определяется государственным архивом, исходя из технических возможностей копировальной техники.

3.2. Изготовление копий производится после оплаты исследователем счета. Исследователь обязан оплатить счет на изготовление копий в течение месяца со дня его получения (дата определяется по квитанции или почтовому штемпелю). В случае неоплаты счета в установленный срок материалы, предназначенные для копирования, возвращаются в хранилище и могут быть выданы повторно для копирования по заказу того же исследователя не ранее чем через три месяца со дня их возвращения.

3.3. С документов плохой физической сохранности, в зависимости от конкретных условий работы архива разрешается делать или машинописные копии, или фото- и микрокопии с материалов фонда пользования, но не с подлинников.

Копирование научно-технической документации производится только по разрешению разработчиков проекта или темы или их правопреемников.

3.4. Копии документов, изготовленные по заказу советского исследователя, могут быть выданы ему на руки, высланы на дом или в адрес учреждения, направлявшего его для работы в архив.

Негативы фотокопий и микрофильмов учреждениям и исследователям не выдаются. В исключительных случаях по письменному разрешению директора архива отдельные негативы могут быть выданы во временное пользование учреждениям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.

Копии документов, заказанные иностранными исследователями, выдаются им лично или передаются через архивные учреждения государств, с которыми Главархив СССР имеет договоры о взаимном обмене копиями документов, а также через советские учреждения, принимавшие исследователя, или зарубежные научные организации.

При получении иностранным исследователем копий архивных документов на советской территории архив одновременно выдает ему разрешение на их провоз через государственную границу.

3.5. В случае необходимости исследователь может самостоятельно копировать в помещении читального зала изобразительные материалы или приглашать для этой цели специалиста-чертежника или художника. Категорически запрещается при этом переводить изображение при помощи копировальной бумаги или проколов копируемого материала.

При собственноручном копировании исследователем изобразительных материалов в помещении читального зала он обязан предварительно поставить в известность об этом заведующего читальным залом.

Приглашение для этой цели специалиста осуществляется на основании письменного заявления исследователя по разрешению руководства архива, выдаваемого с учетом конкретных условий и обстоятельств данного архива (наличие места, загруженность читального зала и т.п.). Приглашенный специалист допускается в читальный зал по разовому пропуску.

Вынос изготовленных в помещении читального зала копий изобразительных материалов оформляется специальным пропуском, подписанным заведующим читальным залом.

3.6. При отсутствии в архиве необходимой техники копирование документов может производиться силами заинтересованных организаций в помещении архива или в фотолабораториях других учреждений, обязательно в присутствии и под контролем представителя государственного архива. Негативы фотокопий и микрофильмов безвозмездно поступают в распоряжение архива, предоставившего документы.

4. Порядок использования

исследователем архивных документов

4.1. Исследователь несет ответственность за соответствие приводимой им в публикациях архивной информации содержанию использованных им документов.

4.2. При использовании архивных документов в научных трудах и публикациях исследователь обязан ссылаться на место их хранения с указанием архива, номеров фонда, описи, дела, листов.

4.3. Исследователь, подготовивший издание с использованием архивных документов, обязан предоставить в читальный зал архива библиографическую справку или экземпляр издания.

5. Ответственность за нарушение

"Правил работы исследователей в читальных залах

государственных архивов СССР"

5.1. Лица, нарушившие "Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР", могут быть на временный или постоянный срок лишены права заниматься в читальном зале и получать копии архивных документов. Решение об этом принимается руководством архива и сообщается в обязательном порядке организации, ходатайствовавшей о допуске исследователя в архив, или по месту его работы (учебы).

5.2. Граждане, причинившие ущерб документам государственного архивного фонда СССР, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством СССР и союзных республик.

Приложение

ФОРМА АНКЕТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЯ

Название государственного архива

АНКЕТА ИССЛЕДОВАТЕЛЯ

Фамилия ___________________________________________________________________

Имя, отчество _____________________________________________________________

Год рождения __________ Место работы, должность____________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Образование, ученая степень, звание _______________________________________

___________________________________________________________________________

Тема исследования, хронологические рамки __________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Цель исследования _________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Адрес, телефон служебный __________________________________________________

___________________________________________________________________________

Адрес, телефон домашний ___________________________________________________

___________________________________________________________________________

    С   правилами   работы   в   читальных  залах  государственных  архивов

ознакомился(ась),   обязуюсь  их  выполнять  и  представить  в  архив  один

экземпляр опубликованной работы или библиографическую справку.

_______________________________

    Подпись исследователя

_______________________________

    Дата заполнения анкеты

Формат А4 (210 х 297)