МИНИСТЕРСТВО НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РСФСР

ПРИКАЗ

от 20 сентября 1988 г. N 41

О ДОКУМЕНТАЦИИ ДЕТСКИХ ДОШКОЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

В Постановлении февральского (1988 г.) Пленума ЦК КПСС указано: "Особого внимания требует система дошкольного воспитания как важнейшая ступень становления личности, во многом определяющая ее последующее развитие". Решение задачи кардинального улучшения качества дошкольного воспитания во многом зависит от дальнейшей демократизации воспитательного процесса, создания условий для творческого, новаторского труда воспитателей, повышения их ответственности за результаты воспитания и развития детей. До недавнего времени инициатива и самостоятельность педагогических работников дошкольных учреждений сдерживались жесткой регламентацией их деятельности, требованиями многочисленных планов, справок, информаций. Это отвлекало воспитателей и руководителей детских садов от непосредственной работы с детьми и в определенной мере снижало их ответственность за выполнение должностных обязанностей. В связи с этим Министерство сократило количество номенклатурной документации по дошкольным учреждениям, начиная с 1959 по 1985 годы (см. "Сборник приказов и инструкций Министерства просвещения РСФСР", 1988, N 8, 17).

В целях установления строгого порядка ведения документации в дошкольных учреждениях с учетом требований перестройки системы народного образования приказываю:

1. Утвердить Примерную номенклатуру дел детского дошкольного учреждения (Приложение 1).

2. Установить следующую педагогическую документацию детских дошкольных учреждений:

для воспитателей и музыкальных руководителей - план воспитательно-образовательной работы с детьми на день или неделю по их усмотрению. Кроме того, для воспитателей - ежедневное ведение табеля посещаемости детей.

Для старшего воспитателя - план работы с воспитателями на месяц или неделю.

При этом планирование своей работы воспитатели, музыкальные руководители, старшие воспитатели ведут в произвольной форме. Записи наблюдений за педагогическим процессом старшими воспитателями и заведующими ведутся также в удобной для них форме, и данная документация не является обязательной для представления вышестоящим органам. Медицинская и финансовая документации детского дошкольного учреждения ведутся медицинскими работниками и администрацией согласно нормативным документам соответствующих ведомств.

3. Считать утратившими силу Приказ Министерства просвещения РСФСР от 28 февраля 1986 г. N 52 "Об обязательной документации воспитателей дошкольных учреждений", письмо Министерства просвещения РСФСР от 19 ноября 1974 г. N 514-М.

Заместитель Министра

Д.М.ЗАБРОДИН

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

ДЕТСКИХ ДОШКОЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

В соответствии с решением Центральной экспертно-проверочной комиссии Главархива РСФСР и Центральной экспертной комиссии Минпроса РСФСР от 22 июня 1987 года "Об оптимизации состава архивных фондов учреждений и организаций системы Минпроса РСФСР" разработана настоящая Примерная номенклатура дел детских дошкольных учреждений, не передающих документы в государственные архивы.

Примерная номенклатура представляет собой систематизированный список основных, общих для большинства детских дошкольных учреждений наименований дел с указанием сроков их хранения. Сроки хранения определены на основе Перечня типовых документальных материалов министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения материалов, утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР (Москва, 1973 год).

На основе Примерной номенклатуры составляется индивидуальная номенклатура дел, которая используется для правильной группировки исполненных документов в дела, их учета, оперативного поиска по содержанию и видам, служит лучшей сохранности архивных документов и т.д. Индивидуальная номенклатура утверждается руководителем детского дошкольного учреждения (Приложение 2).

Необходимо учесть, что наименования (заголовки) дел, переносимые из Примерной в индивидуальную номенклатуру дел, во всех необходимых случаях уточняются и конкретизируются.

Дела, предусмотренные в Примерной номенклатуре дел под отдельными порядковыми номерами, в индивидуальной номенклатуре могут объединяться по более общим вопросам или разъединяться по частным вопросам на отдельные дела в зависимости от объема и важности группируемых в них документов.

При этом ни в коем случае нельзя объединять дела с разными сроками хранения (постоянного и временного).

По окончании делопроизводственного года на дела общего делопроизводства и личного состава составляются описи (отдельно).

Для дел, которым установлен срок хранения 75 лет - В, исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека на момент его увольнения. Продолжительность хранения такого дела должна равняться разности 75 лет - В, где "В" - возраст данного лица. Например, личное дело работника дошкольного учреждения, если при увольнении ему было 60 лет, должно храниться 15 лет (75 - 60 = 15).

Правила описания документов установлены "Единой государственной системой делопроизводства" (ЕГСД), требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов" (М.: Главархив СССР, 1986).

По всем вопросам ведения делопроизводства и архивов можно получить консультации в архивных органах, учреждениях автономной республики, края, области.

Приложение 1

Утверждаю

Заместитель Министра

народного образования РСФСР

Д.М.ЗАБРОДИН

20 сентября 1988 года

Согласовано

Центральная экспертно-проверочная

комиссия Главархива РСФСР

29 апреля 1988 г.,

протокол N 4-24

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

ДЕТСКОГО ДОШКОЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

┌─────┬─────────────────────────┬────────────────────┬───────────┐

│Ин-  │Наименование структурных │Сроки хранения доку-│Примечания │

│декс │   подразделений и дел   │ментов дошкольных   │           │

│дел  │                         │учреждений, не пере-│           │

│     │                         │дающих документы в  │           │

│     │                         │госархивы           │           │

├─────┼─────────────────────────┼────────────────────┼───────────┤

│  1  │            2            │         3          │     4     │

├─────┴─────────────────────────┴────────────────────┴───────────┤

│                  01. Организационные вопросы                   │

├─────┬─────────────────────────┬────────────────────┬───────────┤

│01-01│Распорядительные докумен-│5 лет               │           │

│     │ты вышестоящих органов   │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│01-02│Решения и распоряжения   │5 лет               │           │

│     │районного (поселкового,  │                    │           │

│     │городского) Совета народ-│                    │           │

│     │ных депутатов            │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│01-03│Положение о детском до-  │3 года после замены │           │

│     │школьном учреждении      │новым               │           │

│     │                         │                    │           │

│01-04│Должностные инструкции   │До замены новыми    │           │

│     │сотрудников дошкольного  │                    │           │

│     │учреждения               │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│01-05│Технический паспорт до-  │                    │После лик- │

│     │школьного учреждения     │                    │видации до-│

│     │                         │                    │школьного  │

│     │                         │                    │учреждения │

│     │                         │                    │передается │

│     │                         │                    │в роно     │

│     │                         │                    │           │

│01-06│Акты, справки о результа-│5 лет               │           │

│     │тах проверок дошкольного │                    │           │

│     │учреждения               │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│01-07│Статистический отчет     │5 лет               │           │

│     │(ф. 85-к) детского до-   │                    │           │

│     │школьного учреждения     │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│01-08│Приемно-сдаточные акты,  │Постоянно           │           │

│     │составленные при смене   │                    │           │

│     │руководства дошкольного  │                    │           │

│     │учреждения, и приложения │                    │           │

│     │к ним                    │                    │           │

├─────┴─────────────────────────┴────────────────────┴───────────┤

│            02. Воспитательно-образовательная работа            │

├─────┬─────────────────────────┬────────────────────┬───────────┤

│02-01│Протоколы заседаний педа-│Не менее 5 лет      │           │

│     │гогического совета       │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│02-02│Годовой план работы до-  │3 года              │           │

│     │школьного учреждения     │                    │           │

├─────┴─────────────────────────┴────────────────────┴───────────┤

│  03. Медицинская документация детского дошкольного учреждения  │

├─────┬─────────────────────────┬────────────────────┬───────────┤

│03-01│Медицинская карта ребенка│10 лет              │           │

│     │(ф. N 026/у)             │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-02│История развития ребенка │25 лет              │           │

│     │(ф. N 112/у), дубликат   │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-03│Карта профилактических   │5 лет               │           │

│     │прививок (ф. N 063/у)    │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-04│Журнал регистрации инфек-│3 года              │           │

│     │ционных заболеваний      │                    │           │

│     │(ф. N 060/у)             │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-05│Экстренное извещение об  │1 год               │           │

│     │инфекционном заболевании,│                    │           │

│     │остром профессиональном  │                    │           │

│     │отравлении, необычной ре-│                    │           │

│     │акции на прививку (ф. N  │                    │           │

│     │058/у)                   │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-06│Контрольная карта диспан-│5 лет после снятия  │           │

│     │серного наблюдения (ф. N │с учета             │           │

│     │030/у)                   │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-07│Журнал учета санитарно-  │1 год               │           │

│     │просветительной работы   │                    │           │

│     │(ф. N 038, о/у)          │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-08│Книга для записи санитар-│3 года              │           │

│     │ного состояния учреждения│                    │           │

│     │(ф. N 308/у)             │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-09│Журнал по контролю за ка-│1 год               │           │

│     │чеством готовой пищи     │                    │           │

│     │(бракеражный)            │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-10│Журнал по контролю за    │1 год               │           │

│     │доброкачественностью ско-│                    │           │

│     │ропортящихся продуктов,  │                    │           │

│     │поступивших с базы на пи-│                    │           │

│     │щеблок                   │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-11│Дневник группы (ф. N     │1 год               │           │

│     │1277)                    │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│03-12│Журнал здоровья          │1 год после выпуска │           │

│     │                         │детей из детского   │           │

│     │                         │учреждения          │           │

│     │                         │                    │           │

│03-13│Вкладыш ф. N 1. Результа-│Постоянно           │           │

│     │ты углубленных медицин-  │                    │           │

│     │ских осмотров            │                    │           │

├─────┴─────────────────────────┴────────────────────┴───────────┤

│                           04. Кадры                            │

├─────┬─────────────────────────┬────────────────────┬───────────┤

│04-01│Выписки из приказов      │75 лет              │           │

│     │рай(гор)оно о приеме и   │                    │           │

│     │увольнении педагогических│                    │           │

│     │работников               │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│04-02│Приказы заведующего дет- │75 лет              │           │

│     │ским дошкольным учрежде- │                    │           │

│     │нием о назначении, пере- │                    │           │

│     │мещении, увольнении со-  │                    │           │

│     │трудников                │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│04-03│Приказы заведующего дет- │3 года              │           │

│     │ским дошкольным учрежде- │                    │           │

│     │нием об отпусках сотруд- │                    │           │

│     │ников                    │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│04-04│Книга движения детей до- │10 лет              │           │

│     │школьного учреждения     │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│04-05│Личные дела сотрудников  │75 лет - В          │           │

│     │дошкольного учреждения   │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│04-06│Журнал регистрации учета │50 лет              │           │

│     │движения трудовых книжек │                    │           │

│     │сотрудников              │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│04-07│Трудовые книжки, подлин- │50 лет или до вос-  │           │

│     │ные личные документы     │требования          │           │

│     │                         │                    │           │

│04-08│Штатное расписание до-   │10 лет              │           │

│     │школьного учреждения     │                    │           │

├─────┴─────────────────────────┴────────────────────┴───────────┤

│             05. Финансово-хозяйственные документы              │

├─────┬─────────────────────────┬────────────────────┬───────────┤

│05-01│Инвентарные списки основ-│3 года              │           │

│     │ных средств (ф. N ОС-13) │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│05-02│Книга складского учета   │3 года              │           │

│     │материалов (ф. N М-17)   │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│05-03│Ведомости оперативного   │3 года              │           │

│     │(количественного) учета  │                    │           │

│     │движения малоценных и    │                    │           │

│     │быстроизнашивающихся     │                    │           │

│     │предметов, находящихся в │                    │           │

│     │эксплуатации (ф. N 412)  │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│05-04│Журнал регистрации боя   │3 года              │           │

│     │посуды (ф. N 325)        │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│05-05│Инвентаризационная опись │3 года              │           │

│     │(сличительная ведомость) │                    │           │

│     │(ф. N 401)               │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│05-06│Меню-требование на выдачу│1 год               │           │

│     │продуктов питания        │                    │           │

│     │(ф. N 299)               │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│05-07│Табель учета посещаемости│1 год               │           │

│     │детей (ф. N 305 или N    │                    │           │

│     │305-Т)                   │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│05-08│Табель учета подсчета    │75 лет              │           │

│     │заработка и использования│                    │           │

│     │рабочего времени (ф. N   │                    │           │

│     │421)                     │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│05-09│Смета дошкольного учреж- │5 лет               │           │

│     │дения                    │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│05-10│Тарификационный список   │75 лет              │           │

│     │сотрудников              │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│05-11│Накопительная ведомость  │1 год               │           │

│     │по расходу продуктов пи- │                    │           │

│     │тания (ф. N 399-МЕХ)     │                    │           │

├─────┴─────────────────────────┴────────────────────┴───────────┤

│                  06. Делопроизводство и архив                  │

├─────┬─────────────────────────┬────────────────────┬───────────┤

│06-01│Номенклатура дел дошколь-│До замены новой     │           │

│     │ного учреждения          │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│06-02│Описи дел постоянного    │Постоянно           │           │

│     │хранения                 │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│06-03│Заявления и копии архив- │3 года              │           │

│     │ных справок, выданные по │                    │           │

│     │запросам граждан         │                    │           │

│     │                         │                    │           │

│06-04│Дело фонда (акт о выделе-│25 лет              │           │

│     │нии к уничтожению доку-  │                    │           │

│     │ментов и дел, проверки   │                    │           │

│     │наличия и состояния доку-│                    │           │

│     │ментов и др.)            │                    │           │

└─────┴─────────────────────────┴────────────────────┴───────────┘

Примечание. Там, где финансовая документация обрабатывается централизованной бухгалтерией, она не предусматривается в индивидуальной номенклатуре дошкольного учреждения.

Приложение 2

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации                         Утверждаю

                                          Наименование должности

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                          руководителя организации

________ N _____________                  Подпись      Расшифровка

________________________                               подписи

   (место составления)                    Дата

на ________ год

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации    Подпись         Расшифровка

                                                       подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

Одобрено <*>                              Согласовано <*>

Протокол ЦЭК (ЭК)                         Протокол ЭПК архивного

                                          учреждения

от __________ N _______________           от __________ N ________

--------------------------------

<*> Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.

Формат А4 (210 x 297 мм)

ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

    Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

               в _____________ году в организации

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации    Подпись         Расшифровка

                                                       подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности

передавшего сведения                   Подпись         Расшифровка

                                                       подписи

Дата