"Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию" // Технорма.RU

Утверждены

Постановлением

Государственного комитета СССР

по труду и социальным вопросам

и Секретариата ВЦСПС

от 20 мая 1987 г. N 327/17-42

УКРУПНЕННЫЕ НОРМАТИВЫ ВРЕМЕНИ

НА РАБОТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

Нормативы времени утверждены Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. N 327/17-42.

Срок действия нормативов - до 1993 г.

Нормативы разработаны Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам совместно с Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР. Предназначены для нормирования труда заведующих канцелярией, старших инспекторов, инспекторов, секретарей-машинисток, экспедиторов, делопроизводителей, заведующих архивом, архивариусов в организациях, учреждениях и на предприятиях народного хозяйства.

1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1. Укрупненные нормативы времени предназначены для расчета норм времени на работы, выполняемые работниками службы документации, установления им нормируемых заданий, определения их численности и рекомендуются для применения в организациях, учреждениях и на предприятиях народного хозяйства <*>.

------------------------------------

<*> В дальнейшем - "организации".

1.2. В соответствии с Единой государственной системой делопроизводства служба документации включает следующие подразделения: секретариат, группу учета и регистрации, группу контроля, группу рационализации работы с документами, группу писем (жалоб), экспедицию, копировально-множительное бюро, машбюро <*> и архив организации.

------------------------------------

<*> При нормировании труда работников службы документации необходимо также использовать межотраслевые типовые или единые нормы времени: Типовые нормы времени (выработки) на стенографические работы. М.: НИИ труда, 1977; Типовые нормы времени на работы по копированию и размножению документов. М.: Экономика, 1986; Единые нормы времени и расценки на проектные работы. Ч. 23. Подсобно-производственные работы. М.: НИИ труда, 1979; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. М.: Экономика, 1988.

1.3. В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта работников службы документации, фотографии рабочего дня, данные оперативного учета и отчетности.

1.4. Сборник содержит нормативы оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема работы.

1.5. Нормативы времени установлены на работы, выполняемые работниками делопроизводственной службы и работниками архива организации.

1.6. При подготовке сборника использованы следующие материалы:

Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве. Утверждено Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. N 226/П-6;

Положение о порядке разработки нормативных материалов для нормирования труда (М.: Госкомтруд СССР, 1968);

Нормирование труда служащих. Методические рекомендации (М.: НИИ труда, 1979);

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Вып. 1 (М.: Экономика, 1986).

1.7. Обработка исходных данных осуществлена графоаналитическим методом.

1.8. Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле:

Н = Н x К,

вр

где:

Н - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого

вр

вида работы, ч;

Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, ч;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников К принимается равным 1,1.

1.9. Если планируемые объемы работ выполняются в полном соответствии с нормативными документами меньшим количеством работников по сравнению с рассчитанным на основе нормативов настоящего сборника, то данные нормативы не являются основанием для изменения фактической численности.

1.10. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормативы времени.

1.11. Состав документов, правила их разработки и оформления для службы документации устанавливаются в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства, Основных правил работы ведомственных архивов и другими нормативно-методическими документами. Список нормативно-методической литературы см. Приложение 2.

1.12. Под единицей измерения "дело" подразумевается дело в объеме 150 листов размером 297 x 210 мм (формат A4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.13. Работы с машинограммами в делопроизводственной службе нормируются по таблице 3.1.2 (нормативы 3.1.2.1, 3.1.2.2).

1.14. За единицу измерения объема работы - один печатный лист - принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков <*>.

------------------------------------

<*> ГОСТ 7.3-77. Оригиналы текстовые авторские и издательские; Методические указания по выпуску министерствами, комитетами, ведомствами и организациями печатной продукции. М.: Госкомиздат СССР, 1981.

1.15. Приведенные в нормативных таблицах числовые значения с указанием "до" следует понимать включительно.

1.16. Нормативы 3.2.6.1, 3.2.6.2, 3.2.9.1, 3.2.9.2, 3.2.9.3 применимы для выполняющих эти работы во всех подразделениях, входящих в состав службы документации.

1.17. До введения настоящих нормативов времени необходимо привести организационно-технические условия в подразделениях и на рабочих местах в соответствие с запроектированными в нормативах.

1.18. На работы, не предусмотренные настоящим сборником, устанавливаются методом технического нормирования местные нормативы времени.

1.19. На основе Укрупненных нормативов времени производится расчет явочной численности работников, занятых делопроизводственным обслуживанием.

1.19.1. С этой целью определяется годовая трудоемкость

нормируемых работ (Т ) в часах с учетом объема каждого вида

выполняемых работ по формуле:

Т = SUM Н x V ,

н вр i

где:

Н - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого

вр

вида работы, ч;

V - объем конкретного вида работы, выполняемый за год.

1.19.2. Годовая трудоемкость ненормируемых работ Т в часах

н.н

определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных

работ по формуле:

Т = Т x V ,

н.н jн.н j

где:

Т - годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного

jн.н

вида;

V - годовой объем ненормируемых видов работ.

1.19.3. Общая годовая трудоемкость Т работ рассчитывается по

формуле:

Т = Т + Т .

о н н.н

1.19.4. Явочная численность работников Ч определяется по

яв

формуле:

Т + Т Т

н н.н о

Ч = --------- = --,

яв Ф Ф

п п

где Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника за

год, ч (принимается в среднем равным 1910 чел.-ч).

Пример расчета численности работников делопроизводственной службы приведен в Приложении 1.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

Служба документации может действовать на правах самостоятельного подразделения или выполняться одним лицом в зависимости от величины документооборота организации.

Функции работников службы документации регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих и утвержденными руководителем организации.

Наименования должностей работников службы документации устанавливаются в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих (М.: НИИ труда, 1972).

В функции делопроизводственной службы входят:

организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных учреждениях;

внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

прием документов;

обработка документов и учетно-справочная работа;

контроль исполнения документов;

оформление и рассылка документов;

формирование, хранение дел и их использование;

подготовка и передача дел в архив организации.

В функции архива организации входят:

комплектование документами структурных подразделений организации;

учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

фондирование принятых в архив документов;

составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации;

подготовка и передача документов на государственное хранение;

представление в государственный архив сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве организации;

использование документов, хранящихся в архиве;

проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;

участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и делопроизводственной службы организации.

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

Рабочие места работников службы документации оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей.

Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.

Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

Типовые рабочие места работников службы документации показаны на рис. 1 - 5 <*>.

------------------------------------

<*> Рисунки не приводятся.

Работники службы документации обеспечиваются необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению СССР, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками-указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).

Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 - 10 мин. за 1 - 1,5 ч до обеда и за 1 - 1,5 ч до окончания работы.

3. НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ

3.1. Затраты времени на работы делопроизводственной

службы по документационному обеспечению управления

3.1.1. Составление и ведение номенклатур дел

Исполнитель - старший инспектор, инспектор.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Составление и │Изучение нормативных и│Количество │ │

│ведение номенклату-│методических докумен- │позиций в но-│ │

│ры дел структурного│тов, справочных посо- │менклатуре │ │

│подразделения <*> │бий, функций данного │дел: │ │

│ │структурного подразде-│до 10 │ 11,0 │

│ │ления, особенностей │11 - 25 │ 24,8 │

│ │его делопроизводства, │26 - 50 │ 46,8 │

│ │состава и содержания │51 - 75 │ 66,0 │

│ │документов, определе- │76 - 100 │ 82,5 │

│ │ние сроков их хране- │ │ │

│ │ния, составление, сис-│ │ │

│ │тематизация заголовков│ │ │

│ │дел, визирование руко-│ │ │

│ │водителем структурного│ │ │

│ │подразделения, конт- │ │ │

│ │роль за правильностью │ │ │

│ │формирования дел │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Составление и │Изучение нормативных и│Количество │ │

│ведение номенклату-│методических докумен- │позиций в но-│ │

│ры дел организации │тов, справочных посо- │менклатуре │ │

│<**> │бий, номенклатур дел │дел: │ │

│ │структурных подразде- │до 100 │ 180 │

│ │лений, функций органи-│101 - 200 │ 230 │

│ │зации, особенностей │201 - 300 │ 270 │

│ │делопроизводства, сос-│ │ │

│ │тава и содержания до- │ │ │

│ │кументов, определение │ │ │

│ │сроков их хранения, │ │ │

│ │разработка классифика-│ │ │

│ │ционной схемы номен- │ │ │

│ │клатуры дел, унифика- │ │ │

│ │ция, общее редактиро- │ │ │

│ │вание текста всех раз-│ │ │

│ │делов номенклатуры │ │ │

│ │дел, выявление доку- │ │ │

│ │ментов, не вошедших в │ │ │

│ │номенклатуры дел │ │ │

│ │структурных подразде- │ │ │

│ │лений, составление но-│ │ │

│ │менклатуры дел (с ог- │ │ │

│ │лавлением, предислови-│ │ │

│ │ем, списком сокраще- │ │ │

│ │ний), согласование с │ │ │

│ │ведомственным архивом,│ │ │

│ │рассмотрение на засе- │ │ │

│ │дании центральной экс-│ │ │

│ │пертной комиссии (экс-│ │ │

│ │пертной комиссии) ор- │ │ │

│ │ганизации, согласова- │ │ │

│ │ние с архивным учреж- │ │ │

│ │дением (государствен- │ │ │

│ │ным архивом), оформле-│ │ │

│ │ние и утверждение но- │ │ │

│ │менклатуры дел; конт- │ │ │

│ │роль за правильностью │ │ │

│ │формирования дел в те-│ │ │

│ │чение года, внесение │ │ │

│ │уточнений в номенкла- │ │ │

│ │туру дел, составление │ │ │

│ │итоговой записи к но- │ │ │

│ │менклатуре дел, пере- │ │ │

│ │дача итоговых сведений│ │ │

│ │в ведомственный архив │ │ │

│ │по установленной форме│ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

------------------------------------

<*> Работа по контролю за формированием дел в делопроизводстве ведется в течение года.

<**> Данный норматив применим также при определении затрат времени на составление и ведение номенклатуры дел крупного структурного подразделения (главного управления, управления и т.д.).

3.1.2. Обработка и регистрация документов

Исполнитель - заведующий канцелярией, инспектор, секретарь-машинистка, экспедитор, делопроизводитель.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Обработка полу- │Прием корреспонденции,│10 документов│ 0,78 │

│чаемых документов │проверка целостности │ │ │

│ │упаковки и вложений, │ │ │

│ │правильности адресова-│ │ │

│ │ния, вскрытие конвер- │ │ │

│ │та, систематизация до-│ │ │

│ │кументов на регистри- │ │ │

│ │руемые и нерегистриру-│ │ │

│ │емые, составление ре- │ │ │

│ │гистрационно-контроль-│ │ │

│ │ных карточек (РКК), │ │ │

│ │простановка, заполне- │ │ │

│ │ние регистрационных │ │ │

│ │штампов, распределение│ │ │

│ │документов на подлежа-│ │ │

│ │щие передаче руководи-│ │ │

│ │телю организации для │ │ │

│ │рассмотрения и вынесе-│ │ │

│ │ния резолюции и на │ │ │

│ │подлежащие передаче на│ │ │

│ │исполнение в структур-│ │ │

│ │ные подразделения, пе-│ │ │

│ │редача документов на │ │ │

│ │исполнение <*> │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Обработка от- │Получение исполненных │10 документов│ 0,80 │

│правляемых докумен-│документов, проверка │ │ │

│тов │правильности оформле- │ │ │

│ │ния документов, нали- │ │ │

│ │чия приложений, ука- │ │ │

│ │занных в основном до- │ │ │

│ │кументе, регистрация │ │ │

│ │документов, сортировка│ │ │

│ │отправляемых докумен- │ │ │

│ │тов по адресам и видам│ │ │

│ │почтовых отправлений, │ │ │

│ │проставление адреса на│ │ │

│ │конверте, фальцовка и │ │ │

│ │вложение документов в │ │ │

│ │конверты, заклеивание │ │ │

│ │конвертов, маркировка │ │ │

│ │конвертов, составление│ │ │

│ │реестра на заказную │ │ │

│ │почту, упаковка писем │ │ │

│ │для отправки на почту │ │ │

│ │ │ │ │

│3. Обработка теле- │Получение текста от │1 телеграмма │ 0,11 │

│грамм │телетайпистки, под- │ │ │

│ │клейка текста на бланк│ │ │

│ │телеграммы, составле- │ │ │

│ │ние РКК, простановка и│ │ │

│ │заполнение регистраци-│ │ │

│ │онных штампов, переда-│ │ │

│ │ча телеграммы руковод-│ │ │

│ │ству на резолюцию, по-│ │ │

│ │лучение телеграммы, │ │ │

│ │запись текста резолю- │ │ │

│ │ции в РКК, передача │ │ │

│ │телеграммы и РКК ис- │ │ │

│ │полнителю │ │ │

│ │ │ │ │

│4. Обработка теле- │Прием (передача) теле-│1 телефоно- │ 0,17 │

│фонограмм │фонограммы, регистра- │грамма │ │

│ │ция, запись текста в │ │ │

│ │журнале, информатиро- │ │ │

│ │вание (по телефону) │ │ │

│ │исполнителя о содержа-│ │ │

│ │нии полученной телефо-│ │ │

│ │нограммы, контроль за │ │ │

│ │соблюдением срока ис- │ │ │

│ │полнения │ │ │

│ │ │ │ │

│5. Оформление ко- │Оформление удостовере-│1 командиро- │ 0,15 │

│мандировочных удос-│ния по установленной │вочное удос- │ │

│товерений │форме, простановка от-│товерение │ │

│ │метки о прибытии (убы-│ │ │

│ │тии) работника │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

------------------------------------

<*> В случае выполнения работ по подготовке к размножению РКК и документов для исполнителей норматив увеличивается на 0,45 чел.-ч.

3.1.3. Работы по контролю исполнения документов

Исполнитель - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│Контроль исполнения│Составление РКК, если │10 документов│ 0,70 │

│документов │она не передается из │ │ │

│ │службы регистрации, │ │ │

│ │проставление пометки │ │ │

│ │"К" на документе и на │ │ │

│ │РКК, расположение пер-│ │ │

│ │вого экземпляра РКК в │ │ │

│ │картотеку, направление│ │ │

│ │второго экземпляра РКК│ │ │

│ │вместе с документом в │ │ │

│ │структурное подразде- │ │ │

│ │ление исполнителю, │ │ │

│ │контроль исполнения │ │ │

│ │документа, напоминание│ │ │

│ │о сроке исполнения, │ │ │

│ │получение сведений о │ │ │

│ │результатах исполне- │ │ │

│ │ния, запись сведений в│ │ │

│ │РКК, информирование │ │ │

│ │руководителей о состо-│ │ │

│ │янии исполнения, сня- │ │ │

│ │тие документа с конт- │ │ │

│ │роля. │ │ │

│ │Составление сводки до-│ │ │

│ │кументов, не исполнен-│ │ │

│ │ных в установленный │ │ │

│ │срок, составление │ │ │

│ │сводки об исполнении │ │ │

│ │документов, подлежащих│ │ │

│ │контролю, обобщение │ │ │

│ │результатов исполнения│ │ │

│ │документов в структур-│ │ │

│ │ном подразделении, │ │ │

│ │анализ состояния ис- │ │ │

│ │полнения документов в │ │ │

│ │организации │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

3.1.4. Создание и ведение картотек

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Составление и │Систематизация, рас- │1 регистраци-│ 0,15 │

│ведение контрольно-│становка РКК в карто- │онно-конт- │ │

│справочной картоте-│теке в соответствии с │рольная кар- │ │

│ки │классификаторами или │точка │ │

│ │схемой построения кар-│ │ │

│ │тотеки; внесение в │ │ │

│ │карточки изменений │ │ │

│ │(запись сведений об │ │ │

│ │исполнителе, переносе │ │ │

│ │срока исполнения и │ │ │

│ │т.п.); отбор карточек │ │ │

│ │на документы, сроки │ │ │

│ │исполнения которых ис-│ │ │

│ │текают (для информиро-│ │ │

│ │вания исполнителей), │ │ │

│ │перестановка РКК на │ │ │

│ │исполненные документы │ │ │

│ │в соответствующий раз-│ │ │

│ │дел картотеки; отбор │ │ │

│ │РКК на документы с ис-│ │ │

│ │текшими сроками испол-│ │ │

│ │нения (для информиро- │ │ │

│ │вания руководства) │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Составление и │Систематизация, рас- │1 регистраци-│ 0,18 │

│ведение картотеки │становка РКК в соот- │онно-конт- │ │

│по предложениям и │ветствии с классифика-│рольная кар- │ │

│жалобам граждан │торами или схемой пос-│точка │ │

│ │троения картотеки, │ │ │

│ │расстановка новых кар-│ │ │

│ │точек, внесение необ- │ │ │

│ │ходимых изменений в │ │ │

│ │карточки │ │ │

│ │ │ │ │

│3. Составление и │Систематизация, рас- │1 тематичес- │ 0,24 │

│ведение тематичес- │становка тематических │кая карточка │ │

│ких картотек к ве- │карточек в соответст- │ │ │

│домственным норма- │вии с классификаторами│ │ │

│тивам, приказам, │или схемой построения │ │ │

│решениям │картотеки, расстановка│ │ │

│ │новых карточек, внесе-│ │ │

│ │ние необходимых изме- │ │ │

│ │нений в карточки │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

3.1.5. Формирование и оформление дел в структурных

подразделениях, экспертиза научной и практической

ценности документов, составление годовых разделов

описей дел, передача дел в ведомственный архив

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Формирование дел│Группировка исполнен- │1 дело │ 0,75 │

│постоянного хране- │ных документов в дела,│ │ │

│ния, составление │проверка соответствия │ │ │

│заголовков, оформ- │содержания документов │ │ │

│ление дел (управ- │заголовкам дел по но- │ │ │

│ленческая докумен- │менклатуре дел, пра- │ │ │

│тация) │вильности оформления и│ │ │

│ │полноты (комплектнос- │ │ │

│ │ти) документов, нуме- │ │ │

│ │рация листов в деле и │ │ │

│ │составление завери- │ │ │

│ │тельной надписи, сос- │ │ │

│ │тавление и уточнение │ │ │

│ │заголовков дел, описа-│ │ │

│ │ние дел на обложках │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Формирование дел│То же │1 дело │ 0,73 │

│по личному составу │ │ │ │

│организации, сос- │ │ │ │

│тавление заголов- │ │ │ │

│ков, оформление дел│ │ │ │

│ │ │ │ │

│3. Формирование дел│То же │1 дело │ 0,56 │

│временного (свыше │ │ │ │

│10 лет) хранения, │ │ │ │

│составление заго- │ │ │ │

│ловков, оформление │ │ │ │

│дел │ │ │ │

│ │ │ │ │

│4. Фомирование дел │Группировка исполнен- │1 дело │ 0,43 │

│временного (до 10 │ных документов в дела,│ │ │

│лет) хранения, сос-│проверка соответствия │ │ │

│тавление заголов- │содержания документов │ │ │

│ков, оформление дел│заголовкам дел по но- │ │ │

│(управленческая до-│менклатуре дел, пра- │ │ │

│кументация) │вильности оформления и│ │ │

│ │полноты (комплектнос- │ │ │

│ │ти) документов, сос- │ │ │

│ │тавление и уточнение │ │ │

│ │заголовков дел, описа-│ │ │

│ │ние дел на обложках │ │ │

│ │ │ │ │

│5. Проведение экс- │Изучение состава и со-│1 дело │ 1,00 │

│пертизы научной и │держания документов, │ │ │

│практической цен- │определение их научно-│ │ │

│ности документов и │исторической и практи-│ │ │

│составление акта о │ческой значимости, по-│ │ │

│выделении к уничто-│листный просмотр дел, │ │ │

│жению документов и │отбор документов на │ │ │

│дел, не подлежащих │постоянное, временное │ │ │

│хранению │хранение и к уничтоже-│ │ │

│ │нию, составление акта │ │ │

│ │на дела, выделенные к │ │ │

│ │уничтожению, рассмот- │ │ │

│ │рение акта на заседа- │ │ │

│ │нии ЭК (ЦЭК), утверж- │ │ │

│ │дение акта │ │ │

│ │ │ │ │

│6. Составление го- │Составление годового │10 описатель-│ 1,12 │

│довых разделов опи-│раздела описи на дела,│ных статей │ │

│сей дел постоянного│прошедшие экспертизу │описи │ │

│и временного (свыше│ценности, рассмотрение│ │ │

│10 лет) хранения, │подготовленного разде-│ │ │

│подлежавших переда-│ла на заседании ЭК │ │ │

│че в архив органи- │(ЦЭК), доработка по │ │ │

│зации │замечаниям, оформле- │ │ │

│ │ние, утверждение в ус-│ │ │

│ │тановленном порядке, │ │ │

│ │проверка качества │ │ │

│ │формирования и оформ- │ │ │

│ │ления дел, соответст- │ │ │

│ │вия количества дел, │ │ │

│ │вносимых в опись, ко- │ │ │

│ │личеству заведенных │ │ │

│ │дел по номенклатуре │ │ │

│ │дел; простановка вре- │ │ │

│ │менных шифров (каран- │ │ │

│ │дашом) на обложках дел│ │ │

│ │ │ │ │

│7. Передача дел в │Передача дел поединич-│10 дел │ 3,20 │

│архив организации │но по описям и номен- │ │ │

│из структурного │клатурам дел, передача│ │ │

│подразделения │экземпляров описей, │ │ │

│ │номенклатур дел, конт-│ │ │

│ │рольно-справочных и │ │ │

│ │тематических карточек │ │ │

│ │согласно графику, │ │ │

│ │оформление передачи по│ │ │

│ │установленной форме │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

3.2. Затраты времени на работы архива организации

3.2.1. Методическая работа

Исполнитель - заведующий архивом.

┌───────────────────┬─────────────────┬─────────────┬────────────┐

│Наименование работы│Содержание работы│Единица объе-│ Норматив │

│ │ │ма работы │ времени, │

│ │ │ │ чел.-ч │

│ │ │ ├─────┬──────┤

│ │ │ │раз- │пере- │

│ │ │ │раба-│раба- │

│ │ │ │тыва-│тыва- │

│ │ │ │ется │ется │

│ │ │ │вновь│ │

├───────────────────┼─────────────────┼─────────────┼─────┼──────┤

│Разработка норма- │Составление биб- │1 печатный │ 138 │ 72,5 │

│тивно-методических │лиографии, изуче-│лист │ │ │

│пособий (инструк- │ние научно-мето- │ │ │ │

│ций, рекомендаций, │дической литера- │ │ │ │

│положений) │туры и документов│ │ │ │

│ │по теме, выявле- │ │ │ │

│ │ние и сбор мате- │ │ │ │

│ │риалов, их ана- │ │ │ │

│ │лиз, составление │ │ │ │

│ │плана и схемы по-│ │ │ │

│ │собия, системати-│ │ │ │

│ │зация сведений, │ │ │ │

│ │написание текста,│ │ │ │

│ │редактирование, │ │ │ │

│ │обсуждение, дора-│ │ │ │

│ │ботка по замеча- │ │ │ │

│ │ниям │ │ │ │

└───────────────────┴─────────────────┴─────────────┴─────┴──────┘

3.2.2. Создание научно-справочного аппарата

к документам архива организации

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Составление го- │Написание, оформление │10 описатель-│ 1,00 │

│довых разделов │описи (годового разде-│ных статей │ │

│сводных описей дел │ла сводной описи) по │описи │ │

│постоянного хране- │установленной форме, │ │ │

│ния │рассмотрение на засе- │ │ │

│ │дании ЭК (ЦЭК), пред- │ │ │

│ │ставление описи на ут-│ │ │

│ │верждение Экспертно- │ │ │

│ │проверочной комиссии │ │ │

│ │государственного архи-│ │ │

│ │ва, обсуждение, дора- │ │ │

│ │ботка по замечаниям, │ │ │

│ │утверждение руководи- │ │ │

│ │телем организации │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Составление │Написание, оформление │10 описатель-│ 0,90 │

│сводных описей дел │описи (годового разде-│ных статей │ │

│по личному составу │ла сводной описи) по │описи │ │

│ │установленной форме, │ │ │

│ │рассмотрение на засе- │ │ │

│ │дании ЭК (ЦЭК), пред- │ │ │

│ │ставление описи на │ │ │

│ │согласование с ЭПК го-│ │ │

│ │сударственного архива,│ │ │

│ │обсуждение, доработка │ │ │

│ │по замечаниям, утверж-│ │ │

│ │дение руководителем │ │ │

│ │организации │ │ │

│ │ │ │ │

│3. Составление пре-│Изучение законодатель-│1 печатный │159 │

│дисловий к описям │ной и научно-справоч- │лист │ │

│архивных фондов │ной литературы, исто- │ │ │

│ │рии фонда и его доку- │ │ │

│ │ментов с целью опреде-│ │ │

│ │ления дат образования,│ │ │

│ │реорганизации, переи- │ │ │

│ │менования, ликвидации │ │ │

│ │фондообразователя, вы-│ │ │

│ │яснение его подведом- │ │ │

│ │ственности, функций, │ │ │

│ │структуры, изучение │ │ │

│ │системы делопроизвод- │ │ │

│ │ства, характера и сос-│ │ │

│ │тояния документов, │ │ │

│ │сбор сведений о нали- │ │ │

│ │чии научно-справочного│ │ │

│ │аппарата к фонду, об │ │ │

│ │особенностях обработки│ │ │

│ │и систематизации доку-│ │ │

│ │ментов, написание тек-│ │ │

│ │ста предисловия, об- │ │ │

│ │суждение, доработка по│ │ │

│ │замечаниям │ │ │

│ │ │ │ │

│4. Составление ис- │Сбор данных по истории│1 печатный │ 90,8 │

│торических справок │фонда на основании │лист │ │

│на архивные фонды │сведений, выявленных │ │ │

│организаций, учреж-│при составлении пре- │ │ │

│дений и предприятий│дисловий к описям дел │ │ │

│ │за этот период, напи- │ │ │

│ │сание текста справки, │ │ │

│ │обсуждение, доработка │ │ │

│ │по замечаниям │ │ │

│ │ │ │ │

│5. Составление │Просмотр описи, выяв- │10 карточек │ 1,40 │

│предметных, геогра-│ление данных, написа- │указателя │ │

│фических, именных │ние карточек (с выне- │ │ │

│указателей к закон-│сением на каждую кар- │ │ │

│ченным описям дел │точку одного понятия),│ │ │

│ │составление указателя │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

3.2.3. Каталогизация документов

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Составление кар-│Изучение описи с целью│1 карточка │ 0,38 │

│точек и ведение │отбора дел для катало-│ │ │

│предметной (пред- │гизации документов, │ │ │

│метно-тематической)│полистный просмотр │ │ │

│картотеки │дел, выявление доку- │ │ │

│ │ментов, подлежащих ка-│ │ │

│ │талогизации, аннотиро-│ │ │

│ │вание содержания выяв-│ │ │

│ │ленных документов, на-│ │ │

│ │писание карточек по │ │ │

│ │установленной форме, │ │ │

│ │простановка штампа о │ │ │

│ │каталогизации на об- │ │ │

│ │ложках дел; группиров-│ │ │

│ │ка карточек по алфави-│ │ │

│ │ту предметных понятий,│ │ │

│ │далее по схеме, приня-│ │ │

│ │той для данной карто- │ │ │

│ │теки; расположение │ │ │

│ │карточек в картотеке в│ │ │

│ │соответствии с приня- │ │ │

│ │той схемой системати- │ │ │

│ │зации │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Составление кар-│Изучение описи с целью│1 карточка │ 0,23 │

│точек и ведение │отбора дел для катало-│ │ │

│именной картотеки │гизации документов, │ │ │

│(на государствен- │полистный просмотр │ │ │

│ных, общественных, │дел, выявление доку- │ │ │

│творческих деяте- │ментов, подлежащих ка-│ │ │

│лей) │талогизации, изучение │ │ │

│ │содержания выявленных │ │ │

│ │документов, написание │ │ │

│ │карточек по установ- │ │ │

│ │ленной форме, группи- │ │ │

│ │ровка карточек по фа- │ │ │

│ │милиям, именам и от- │ │ │

│ │чествам в алфавитном │ │ │

│ │порядке, далее по схе-│ │ │

│ │ме, принятой для дан- │ │ │

│ │ной картотеки; распо- │ │ │

│ │ложение карточек в │ │ │

│ │картотеке в соответст-│ │ │

│ │вии с принятой схемой │ │ │

│ │систематизации │ │ │

│ │ │ │ │

│3. Составление кар-│То же │1 карточка │ 0,15 │

│точек и ведение │ │ │ │

│картотеки по лично-│ │ │ │

│му составу органи- │ │ │ │

│зации │ │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

3.2.4. Использование документов

Информационное обслуживание учреждений и граждан

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Исполнение тема-│Ознакомление с запро- │1 запрос │ 24,1 │

│тических запросов │сом, изучение научно- │ │ │

│ │справочного аппарата и│ │ │

│ │документов архива, вы-│ │ │

│ │явление сведений по │ │ │

│ │теме запроса, написа- │ │ │

│ │ние текста ответа │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Тематическое вы-│Просмотр дел, выявле- │1 печатный │127 │

│явление и подготов-│ние сведений по теме, │лист │ │

│ка информационного │составление текста ин-│ │ │

│документа │формационного докумен-│ │ │

│ │та (тематического пе- │ │ │

│ │речня, информационного│ │ │

│ │письма) │ │ │

│ │ │ │ │

│3. Выдача дел во │Ознакомление с запро- │10 дел │ 2,90 │

│временное пользова-│сом, определение по │ │ │

│ние │топографическим указа-│ │ │

│ │телям местонахождения │ │ │

│ │дел, выемка дел, раз- │ │ │

│ │мещение карт-замести- │ │ │

│ │телей, проверка соот- │ │ │

│ │ветствия шифра и заго-│ │ │

│ │ловка на обложке дела │ │ │

│ │и в описи (номенклату-│ │ │

│ │ре дел), проверка ну- │ │ │

│ │мерации листов и физи-│ │ │

│ │ческого состояния дел,│ │ │

│ │оформление акта о вы- │ │ │

│ │даче дел во временное │ │ │

│ │пользование, выдача │ │ │

│ │дел │ │ │

│ │ │ │ │

│4. Прием посетителя│Консультирование по │1 посетитель │ 0,86 │

│с целью консульта- │вопросам состава и со-│ │ │

│ции │держания документов по│ │ │

│ │теме запроса, информи-│ │ │

│ │рование о наличии в │ │ │

│ │архиве документов для │ │ │

│ │получения справки о │ │ │

│ │работе, службе, учебе │ │ │

│ │ │ │ │

│5. Исполнение зап- │Ознакомление с запро- │1 запрос │ 2,42 │

│росов социально- │сом (заявлением), изу-│ │ │

│правового характера│чение научно-справоч- │ │ │

│ │ного аппарата и доку- │ │ │

│ │ментов архива, выявле-│ │ │

│ │ние сведений биографи-│ │ │

│ │ческого характера, на-│ │ │

│ │писание текста архив- │ │ │

│ │ной справки │ │ │

│ │ │ │ │

│6. Прием и выдача │Прием трудовых книжек │10 трудовых │ 4,70 │

│невостребованных │на хранение, оформле- │книжек │ │

│трудовых книжек │ние приема, размещение│ │ │

│ │трудовых книжек в ящи-│ │ │

│ │ке картотеки по алфа- │ │ │

│ │виту, выдача трудовых │ │ │

│ │книжек владельцам │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

3.2.5. Проведение комплексной (тематической) проверки

состояния и работы архива подведомственного учреждения

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│Проведение комплек-│Изучение условий хра- │1 комплексная│ 26,7 │

│сной (тематической)│нения, состояния учета│(тематичес- │ │

│проверки состояния │и научно-справочного │кая) проверка│ │

│и работы архива │аппарата, эффективнос-│ │ │

│подведомственного │ти использования доку-│ │ │

│учреждения (участие│ментов, проверка го- │ │ │

│в проверке совмест-│товности документов к │ │ │

│но с работниками │передаче на государст-│ │ │

│государственного │венное и ведомственное│ │ │

│архива) │хранение, правильности│ │ │

│ │проведения экспертизы │ │ │

│ │ценности, оформления │ │ │

│ │дел, информирование │ │ │

│ │руководства организа- │ │ │

│ │ции о результатах про-│ │ │

│ │верки, обсуждение ито-│ │ │

│ │гов проверки в архиве │ │ │

│ │подведомственного уч- │ │ │

│ │реждения, составление │ │ │

│ │справки по результатам│ │ │

│ │проверки │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

3.2.6. Контроль за организацией документов

в делопроизводстве структурных подразделений

ведомства (организации) и в учреждениях системы

(подведомственной сети)

Исполнитель - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, заведующий архивом, архивариус.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Проведение про- │Изучение основных за- │1 проверка │ 19,6 │

│верки организации ││ач и функций учрежде-│одного струк-│ │

│документов в струк-│ния в целом и его │турного под- │ │

│турных подразделе- │структурных подразде- │разделения │ │

│ниях ведомства в │лений, составление │(учреждения),│ │

│учреждениях его │плана проверки, изуче-│номенклатура │ │

│системы (совместно │ние работы с докумен- │дел которого │ │

│с работниками дело-│тами на обследуемом │включает до │ │

│производственной │объекте, информирова- │100 позиций │ │

│службы) │ние руководства учреж-│ │ │

│ │дения (структурного │ │ │

│ │подразделения) о ре- │ │ │

│ │зультатах проверки, │ │ │

│ │обсуждение итогов про-│ │ │

│ │верки в учреждении │ │ │

│ │(структурном подразде-│ │ │

│ │лении), составление │ │ │

│ │справки по итогам про-│ │ │

│ │верки │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Контроль за ор- │Проверка правильности │1 проверка │ 7,10 │

│ганизацией докумен-│формирования и описа- │работы с до- │ │

│тов в делопроизвод-│ния дел, обеспечения │кументами од-│ │

│стве структурных │сохранности документов│ного струк- │ │

│подразделений уч- │в делопроизводстве, │турного под- │ │

│реждения (совместно│составления описей, │разделения, │ │

│с работниками дело-│подготовки дел к пере-│номенклатура │ │

│производственной │даче в ведомственный │дел которого │ │

│службы) │архив; подготовка │включает до │ │

│ │предложений о совер- │100 позиций │ │

│ │шенствовании работы с │ │ │

│ │документами │ │ │

│ │ │ │ │

│3. Консультирование│Консультирование по │1 консульта- │ 1,20 │

│работников органи- │вопросам формирования │ция │ │

│зации │дел, составления но- │ │ │

│ │менклатур дел, описей,│ │ │

│ │проведения экспертизы │ │ │

│ │ценности, отбора доку-│ │ │

│ │ментов на государст- │ │ │

│ │венное хранение, прак-│ │ │

│ │тического применения │ │ │

│ │методических пособий │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

3.2.7. Обеспечение сохранности документов

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Прием дел в ар- │Ознакомление с состоя-│10 дел │ 3,60 │

│хив из структурного│нием дел, проверка │ │ │

│подразделения │правильности оформле- │ │ │

│ │ния дел, прием дел по │ │ │

│ │описи (поединично), │ │ │

│ │прием контрольно-спра-│ │ │

│ │вочной картотеки к до-│ │ │

│ │кументам данного годо-│ │ │

│ │вого раздела описи, │ │ │

│ │запись (в двух экземп-│ │ │

│ │лярах описи) сведений │ │ │

│ │о количестве фактичес-│ │ │

│ │ки принятых дел, номе-│ │ │

│ │ров отсутствующих дел,│ │ │

│ │укладка дел на места │ │ │

│ │хранения, отметка в │ │ │

│ │топографических указа-│ │ │

│ │телях о размещении │ │ │

│ │дел, запись в книге │ │ │

│ │учета поступления и │ │ │

│ │выбытия документов │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Отбор, подготов-│Подбор дел по актам │10 дел │ 4,70 │

│ка и передача доку-│проверки наличия, кар-│ │ │

│ментов для дезин- │тотеке (журналу) учета│ │ │

│фекции, дезинсек- │физического состояния │ │ │

│ции, реставрации и │документов, регистра- │ │ │

│переплета │ция в книге выдачи дел│ │ │

│ │из архивохранилища, │ │ │

│ │оформление заказа по │ │ │

│ │установленной форме, │ │ │

│ │передача дел в лабора-│ │ │

│ │торию │ │ │

│ │ │ │ │

│3. Выдача (прием) │Выдача дел: ознакомле-│10 дел, вы- │ 1,55 │

│дел │ние с заказом, опреде-│данных из ар-│ │

│ │ление по топографичес-│хива или при-│ │

│ │ким указателям место- │нятых в архив│ │

│ │нахождения дел, выемка│ │ │

│ │дел, размещение карт- │ │ │

│ │заместителей, опреде- │ │ │

│ │ление соответствия │ │ │

│ │шифра и заголовка на │ │ │

│ │обложке дела и в описи│ │ │

│ │(номенклатуре дел), │ │ │

│ │проверка нумерации │ │ │

│ │листов и физического │ │ │

│ │состояния дел, отметка│ │ │

│ │в книге выдачи дел из │ │ │

│ │хранилища. │ │ │

│ │Прием дел: визуальный │ │ │

│ │осмотр дел, проверка │ │ │

│ │нумерации листов и фи-│ │ │

│ │зического состояния │ │ │

│ │дел, отметка о возвра-│ │ │

│ │щении дел в книге вы- │ │ │

│ │дачи, изъятие карт-за-│ │ │

│ │местителей, укладка │ │ │

│ │дел на места хранения │ │ │

│ │ │ │ │

│4. Картонирование │Размещение дел в ко- │10 дел │ 0,52 │

│дел │робке по порядку номе-│ │ │

│ │ров, написание ярлыка,│ │ │

│ │наклейка его на короб-│ │ │

│ │ку │ │ │

│ │ │ │ │

│5. Формирование │Группировка дел по по-│10 дел │ 0,54 │

│связок дел, подле- │рядку номеров, написа-│ │ │

│жащих хранению │ние ярлыка, прикрепле-│ │ │

│ │ние ярлыка к шпагату, │ │ │

│ │перевязывание дел │ │ │

│ │ │ │ │

│6. Составление то- │Заполнение граф кар- │10 карточек │ 2,85 │

│пографических ука- │точки указателя по ус-│ │ │

│зателей │тановленной форме, │ │ │

│ │группировка карточек в│ │ │

│ │последовательности │ │ │

│ │расположения стелла- │ │ │

│ │жей, номеров фондов │ │ │

│ │ │ │ │

│7. Проверка наличия│Сверка фактического │10 дел │ 0,68 │

│и состояния доку- │наличия дел на местах │ │ │

│ментов │хранения и по описи │ │ │

│ │(номенклатуре дел), │ │ │

│ │описательной статьи │ │ │

│ │описи (номенклатуры │ │ │

│ │дел) с описанием на │ │ │

│ │обложке дела, проверка│ │ │

│ │физического состояния │ │ │

│ │и технического оформ- │ │ │

│ │ления дел, заполнение │ │ │

│ │листа проверки наличия│ │ │

│ │с указанием в нем фи- │ │ │

│ │зического состояния │ │ │

│ │дел, составление акта │ │ │

│ │проверки наличия и │ │ │

│ │состояния дел в фонде │ │ │

│ │ │ │ │

│8. Передача архивом│Подготовка и доставка │10 дел │ 1,00 │

│организации доку- │дел, участие в переда-│ │ │

│ментов на государ- │че дел, оформление пе-│ │ │

│ственное хранение │редачи документов по │ │ │

│ │установленной форме, │ │ │

│ │запись о выбытии в │ │ │

│ │книге учета поступле- │ │ │

│ │ний и выбытия докумен-│ │ │

│ │тов │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

3.2.8. Учет документов

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Составление и │Изучение источников по│1 архивный │ 2,50 │

│ведение учетных до-│истории фондообразова-│фонд │ │

│кументов архива ор-│теля, составление и │ │ │

│ганизации │ведение списка фондов,│ │ │

│ │количественный и по- │ │ │

│ │фондовый учет фондов и│ │ │

│ │коллекций, составление│ │ │

│ │листа фонда, выявление│ │ │

│ │и запись сведений о │ │ │

│ │составе и объеме фонда│ │ │

│ │на основе соответству-│ │ │

│ │ющих документов, сос- │ │ │

│ │тавление карточки ар- │ │ │

│ │хивного фонда по уста-│ │ │

│ │новленной форме, пред-│ │ │

│ │ставление карточки в │ │ │

│ │учреждение государст- │ │ │

│ │венной архивной службы│ │ │

│ │ │ │ │

│2. Составление от- │Сбор и анализ сведений│1 отчет │ 9,70 │

│чета о состоянии │об архиве, написание │ │ │

│и объеме документов│отчета по установлен- │ │ │

│ГАФ СССР, находя- │ной форме на основании│ │ │

│щихся на ведомст- │данных учетных доку- │ │ │

│венном хранении │ментов │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

3.2.9. Техническое оформление работ

Исполнитель - инспектор, делопроизводитель, архивариус.

┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименование работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │

│ │ │ма работы │тив │

│ │ │ │време- │

│ │ │ │ни, │

│ │ │ │чел.-ч │

├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤

│1. Подшивка доку- │Группировка (вложение)│1 дело │ 0,20 │

│ментов в дело (уп- │исполненных документов│ │ │

│равленческая доку- │в дела в соответствии │ │ │

│ментация) │с номенклатурой дел, │ │ │

│ │прошивка на 3 - 4 про-│ │ │

│ │кола │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Ремонт дел │Просмотр дела, выявле-│1 дело │ 0,44 │

│ │ние поврежденных лис- │ │ │

│ │тов, подклейка кореш- │ │ │

│ │ков листов (наращива- │ │ │

│ │ние до необходимого │ │ │

│ │формата), обрезка │ │ │

│ │края, просушивание, │ │ │

│ │прессовка дела │ │ │

│ │ │ │ │

│3. Сдача дел на │Выемка дел, включенных│100 дел │ 6,00 │

│утилизацию │в акт о выделении к │ │ │

│ │уничтожению, со стел- │ │ │

│ │лажей, формирование, │ │ │

│ │увязка связок, оформ- │ │ │

│ │ление заявки на транс-│ │ │

│ │порт, погрузка дел, │ │ │

│ │сдача на утилизацию в │ │ │

│ │установленном порядке │ │ │

└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘

Приложение 1

ПРИМЕР РАСЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

А. Расчет численности работников по документационному обеспечению управления произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

┌───┬───────────────┬─────────┬───────┬──────┬────────┬──────────┐

│ N │Вид выполняемой│ Номер │Единица│Объем │Норматив│Сумма зат-│

│п/п│ работы │норматива│объема │работ │времени │рат време-│

│ │ │ │работы │за год│на еди- │ни, чел.-ч│

│ │ │ │ │ │ницу │ │

│ │ │ │ │ │объема │ │

│ │ │ │ │ │работ, │ │

│ │ │ │ │ │чел.-ч │ │

├───┼───────────────┼─────────┼───────┼──────┼────────┼──────────┤

│ 1 │Составление и │ 3.1.1.2 │200 по-│ 200 │230 │ 230 │

│ │ведение номен- │ │зиций │ │ │ │

│ │клатуры дел ор-│ │ │ │ │ │

│ │ганизации │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│ 2 │Обработка полу-│ 3.1.2.1 │10 до- │14400 │ 0,78 │ 1123,2 │

│ │чаемых докумен-│ │кумен- │ │ │ │

│ │тов │ │тов │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│ 3 │Обработка от- │ 3.1.2.2 │10 до- │10650 │ 0,80 │ 852,0 │

│ │правляемых до- │ │кумен- │ │ │ │

│ │кументов │ │тов │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│ 4 │Контроль испол-│ 3.1.3 │10 до- │ 150 │ 0,70 │ 10,5 │

│ │нения докумен- │ │кумен- │ │ │ │

│ │тов │ │тов │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│___│_______________│_________│_______│______│________│__________│

│ │ │ │ │ │ │ │

│___│_______________│_________│_______│______│________│__________│

│ │ │ │ │ │ │ │

│13 │Передача дел в │ 3.1.5.7 │10 дел │ 100 │ 3,20 │ 32,0 │

│ │архив организа-│ │ │ │ │ │

│ │ции из струк- │ │ │ │ │ │

│ │турного подраз-│ │ │ │ │ │

│ │деления │ │ │ │ │ │

├───┴───────────────┴─────────┴───────┴──────┴────────┴──────────┤

│Итого 7377,4 │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Т - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в

сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1,

учитывающего затраты времени на организационно-техническое

обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и

личные потребности - 8115,1 чел.-ч;

Т - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, -

н.н

114,2 чел.-ч (определена экспертным путем);

Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч

(принимается в среднем равным 1910 ч).

Т + Т

н н.н 8115,1 + 114,2

Ч = --------- = -------------- = 4,3 чел.

Ф 1910

Б. Расчет численности работников архива организации произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

┌───┬───────────────┬─────────┬───────┬──────┬────────┬──────────┐

│ N │Вид выполняемой│ Номер │Единица│Объем │Норматив│Сумма зат-│

│п/п│ работы │норматива│объема │работ │времени │рат време-│

│ │ │ │работы │за год│на еди- │ни, чел.-ч│

│ │ │ │ │ │ницу │ │

│ │ │ │ │ │объема │ │

│ │ │ │ │ │работ, │ │

│ │ │ │ │ │чел.-ч │ │

├───┼───────────────┼─────────┼───────┼──────┼────────┼──────────┤

│ 1 │Разработка нор-│ 3.2.1 │1 пе- │ 0,5 │ 138 │ 69 │

│ │мативно-методи-│ │чатный │ │ │ │

│ │ческих пособий │ │лист │ │ │ │

│ │(инструкций, │ │ │ │ │ │

│ │рекомендаций, │ │ │ │ │ │

│ │положений) │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│ 2 │Составление го-│ 3.2.2.1 │10 опи-│ 150 │ 1 │ 150 │

│ │довых разделов │ │сатель-│ │ │ │

│ │сводных описей │ │ных │ │ │ │

│ │дел постоянного│ │статей │ │ │ │

│ │хранения │ │описи │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│ 3 │Составление │ 3.2.2.2 │10 опи-│ 300 │ 0,90 │ 27 │

│ │сводных описей │ │сатель-│ │ │ │

│ │дел по личному │ │ных │ │ │ │

│ │составу │ │статей │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│___│_______________│_________│_______│______│________│__________│

│ │ │ │ │ │ │ │

│___│_______________│_________│_______│______│________│__________│

│ │ │ │ │ │ │ │

│25 │Составление от-│ 3.2.8.2 │1 отчет│ 1 │ 9,70 │ 9,70 │

│ │чета о состоя- │ │ │ │ │ │

│ │нии и объеме │ │ │ │ │ │

│ │документов ГАФ │ │ │ │ │ │

│ │СССР, находя- │ │ │ │ │ │

│ │щихся на ведом-│ │ │ │ │ │

│ │ственном хране-│ │ │ │ │ │

│ │нии │ │ │ │ │ │

├───┴───────────────┴─────────┴───────┴──────┴────────┴──────────┤

│Итого 2136 │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Т - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в

сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1,

учитывающего затраты времени на организационно-техническое

обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и

личные потребности - 2349,8 чел.-ч;

Т - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, -

н.н

50,3 чел.-ч (определена экспертным путем);

Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч

(принимается в среднем равным 1910 ч).

Т + Т

н н.н 2349,8 + 50,3

Ч = --------- = ------------- = 1,26 чел.

Ф 1910

Приложение 2

СПИСОК

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Закон СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры" // Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 628.

2. Постановление Верховного Совета СССР "О порядке введения в действие Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры" // Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 629.

3. Указ Президиума Верховного Совета СССР "Об административной ответственности за нарушение правил охраны и использования памятников истории и культуры" // Ведомости Верховного Совета СССР, 1977, N 8, ст. 141.

4. Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 "Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР" // СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.

5. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. ГОСТ 6.38-72. Требования к оформлению документов и формуляр-образец. ГОСТ 6.39-72.

6. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования. ГОСТ 17914-72.

7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.

8. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84.

9. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85.

10. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: Главархив СССР, 1981.

11. Методические рекомендации по внедрению и ведению унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) в организациях, учреждениях и на предприятиях. М.: Главархив СССР, 1982.

12. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив СССР, 1986.

13. Типовое положение об архиве учреждения. М.: Главархив СССР, 1965.

14. Типовое положение об объединенном ведомственном архиве. М.: Главархив СССР, 1969.

15. Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения. М.: Главархив СССР, 1977.

16. Типовые положения о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства). М.: Главархив СССР, 1988.

17. Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия. М.: Главархив СССР, 1988.

18. Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М.: Главархив СССР, 1983.