Утверждаю

Заместитель Начальника

Главного вычислительного центра

Госбанка СССР

Г.И.БУТУЗОВ

4 июня 1986 года

Заместитель Главного

бухгалтера Госбанка СССР

В.С.НОВИКОВ

ПРАВИЛА

ПО ПРИЕМКЕ, ХРАНЕНИЮ, ОТПУСКУ, ТРАНСПОРТИРОВКЕ

И УЧЕТУ ЭТИЛОВОГО СПИРТА НА ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫХ ЦЕНТРАХ,

ИНФОРМАЦИОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫХ СТАНЦИЯХ И ДРУГИХ

ОРГАНИЗАЦИЯХ ГОСБАНКА СССР <*>

--------------------------------

<*> В дальнейшем для краткости изложения вычислительные центры, информационно-вычислительные станции и другие организации Госбанка СССР будут обозначаться - ВЦ.

I. Общие положения

1. Введение настоящих Правил имеет следующие основные цели:

- организация единого порядка приемки, хранения, отпуска этилового спирта и единой методологии учета его на складе и у подотчетных лиц;

- обеспечение своевременного и правильного документального отражения всех операций по поступлению и отпуску этилового спирта;

- создание условий для контроля за сохранностью этилового спирта в местах хранения, в процессе перемещения и использования;

- обеспечение оперативного контроля за соблюдением установленных норм расхода спирта.

2. Непосредственная ответственность за организацию транспортировки, приемки и хранения этилового спирта на складе ВЦ возлагается на заведующего отделом МТС.

3. Ответственность за организацию приемки, хранения, учета и осуществление контроля за использованием этилового спирта при проведении работ по техническому обслуживанию оборудования возлагается на заведующих отделами.

Порядок учета этилового спирта на складе, в отделах и в бухгалтерии ВЦ устанавливается главным бухгалтером в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных документов.

4. Осуществление контроля за целевым использованием и за соблюдением отделами норм расхода этилового спирта возлагается на планово-экономический отдел ВЦ.

5. Оформление операций по приемке и отпуску спирта производится в объемных единицах - литрах.

6. За единицу измерения этилового спирта при его учете и расчете и расхода принимается 1 л безводного спирта при температуре +20 °C.

7. При учете этилового спирта, включая импортируемый спирт, получаемый в весовом исчислении, определению подлежат: объем водно-спиртового раствора, содержание спирта в нем в объемных процентах (крепость) и объем содержащегося в нем безводного спирта.

8. Учет спирта на складе ВЦ, у подотчетных лиц и в бухгалтерии ведется в литрах безводного спирта (л б/с) до десятых и сотых долей, причем тысячные доли литра менее 0,005 отбрасываются, а 0,005 и более принимаются за одну сотую литра.

9. Количество безводного спирта, содержащегося в водно-спиртовом растворе, отнесенное к его нормальной температуре (+20 °C), выражается произведением от умножения объема раствора на множитель объемного содержания в нем безводного спирта, при фактических температуре и крепости данного раствора.

10. Содержание спирта в водно-спиртовых растворах в объемных процентах (крепость спирта) определяется металлическим или стеклянным спиртомером в соответствии с ГОСТ 3639-79.

11. Количество безводного спирта находится при помощи таблиц для определения содержания этилового спирта в водно-спиртовых растворах при +20 °C, утвержденных Государственным комитетом стандартов Совета Министров СССР. Издание официальное. М. Издательство стандартов, 1979 г.

12. Для хранения спирта служат металлические резервуары различной вместимости и формы с обязательным условием возможности измерения в них наличия спирта по объему.

Небольшое количество спирта можно хранить в металлических бочках, бутылях или бидонах, тщательно закупоренных пробками, запломбированных или опечатанных.

Хранение и перевозка спирта в железных оцинкованных бочках не допускается.

13. Списание потерь спирта при хранении и транспортировке в пределах норм естественной убыли производится по распоряжению начальника ВЦ.

Предельно допустимые потери спирта при хранении, перемещениях и транспортировке исчисляются по действующим нормам (приложение 12 - не приводится).

Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических потерь спирта при хранении, перемещениях и транспортировке. Запрещается списывать спирт до установления факта его недостачи. Стоимость фактически выявленных недостач спирта при хранении, а также убытки от порчи спирта взыскиваются с виновных, а когда конкретные виновники недостач и порчи спирта не установлены, может быть списана с балансов в установленном порядке.

14. Взыскание с виновных лиц стоимости недостающего и испорченного спирта (всех сортов и видов) производится по прейскурантной розничной цене питьевого спирта-ректификата.

15. Все операции по поступлению, отпуску и списанию спирта оформляются документами, составленными по формам, предусмотренным настоящими Правилами. Применение других форм первичного учета спирта не допускается.

16. Работники ВЦ, связанные с приемкой, хранением, отпуском, транспортировкой и учетом спирта, должны быть ознакомлены с настоящими Правилами под расписку.

II. Порядок получения, транспортировки и приемки спирта

на склад ВЦ конторы Госбанка СССР

1. Поставщики спирта производят его отпуск при наличии у получателя наряда и надлежаще оформленной доверенности на его получение.

2. Спирт наливают в тару получателя (железные бочки, бидоны, бутыли), которая должна быть чистой и исправной.

3. Железные бочки (бидоны) должны иметь металлические пробки с прочной резьбой и приспособления для наложения пломб. На бочках должны быть нанесены масляной краской трафареты с указанием владельца, номера бочки, емкости, на бочках делается надпись "Огнеопасно".

При транспортировке бочки должны размещаться пробками вверх, а под бочки должны быть подложены подкладки, чтобы обеспечить их неподвижность в пути.

4. На отпущенное поставщиком количество спирта составляется сопроводительный документ по форме, принятой в учете поставщика. Количество отпущенного спирта показывается в сопроводительном документе в объемных литрах водно-спиртового раствора и безводном исчислении с приведением всех данных, на основании которых исчислены эти количества.

5. Ответственность за принятое количество спирта и за сохранность его при транспортировке до склада ВЦ несет материально ответственное лицо, получившее спирт, до момента сдачи на склад ВЦ. Это лицо следит за тем, чтобы в пути не было утечки спирта и принимает меры, обеспечивающие сохранность пломб (печатей).

6. При доставке спирта в неисправной таре составляется акт о ее неисправности и недостаче спирта.

7. Спирт принимается заведующим складом (кладовщиком) при обязательном участии комиссии по приемке и отпуску спирта со склада ВЦ, назначенной приказом начальника ВЦ.

При приемке спирта комиссия обязана осмотреть и проверить тару и состояние на ней пломб (печатей).

Спирт, доставленный в исправной таре, подлежит проверке его фактического наличия с данными, указанными в товарно-транспортной накладной заведующей складом (кладовщиком), в присутствии комиссии. Затем они совместно определяют крепость, температуру и исчисляют количество безводного спирта.

8. Объем безводного спирта в водно-спиртовом растворе определяется с помощью специальных таблиц, изданных комитетом стандартов Совета Министров СССР (см. приложения 1 и 2 - не приводятся).

Согласно указаниям к пользованию таблицами объем безводного спирта в водно-спиртовом растворе исчисляется в следующей последовательности:

- с помощью металлического или стеклянного спиртомера определяют:

а) температуру водно-спиртового раствора;

б) число делений погружения прибора;

- по таблицам 3 или 4 (приложения 1 и 2), в зависимости от применяемого спиртомера, на пересечении граф "Показания спиртомера в процентах" и строк "Температура в °C" находят относительное содержание спирта (по объему) в процентах в зависимости от показания спиртомера и температуры раствора;

- по таблице 5 (приложение 3 - не приводится) на пересечении граф "Содержание спирта при +20 °C в процентах (по объему)" и строк "Температура в °C" находится множитель для определения объема этилового спирта при +20 °C, содержащегося в данном объеме водно-спиртового раствора в зависимости от температуры;

- произведение объема водно-спиртового раствора на найденный множитель дает объем безводного спирта в данном растворе.

Пример:

Определить объемное содержание безводного спирта в 150 литрах водно-спиртового раствора, если:

- температура раствора +16 °C;

- показания стеклянного спиртомера 93 деления.

По таблице 3 (приложение 1) на пересечении графы 93 и строки +16 °C находят, что заданному условию соответствует значение 93,92%.

Затем по таблице 5 (приложение 3) находят соответствующий множитель.

Так как в таблице 5 значение графы "Содержание спирта при температуре +20 °C в процентах (по объему)" указаны лишь в целых величинах, то для определения множителя необходимо произвести соответствующие расчеты: из таблицы 5 выписывают множители для двух ближайших целых значений:

┌────────────┬───────────────────────────────────────────────────┐

│Температура │    Содержание спирта при +20 °C в % (по объему)   │

│   в °C     ├────────────────┬─────────────────┬────────────────┤

│            │       94       │      93,92      │       93       │

├────────────┼────────────────┼─────────────────┼────────────────┤

│            │А               │-                │В               │

│+16         │0,9440          │Х                │0,9339          │

└────────────┴────────────────┴─────────────────┴────────────────┘

Пользуясь вспомогательной таблицей, составляют пропорцию:

    А - Х   94 - 93,92

    ----- = ----------,

    А - В    94 - 93

подставив в пропорцию найденные по таблице значения А и В, делают все необходимые преобразования и вычисления:

      0,9440 - Х      94 - 93,92

    --------------- = ----------;

    0,9440 - 0,9339    94 - 93

    0,9440 - Х   0,09

    ---------- = ----;

      0,0101       1

0,9440 - Х = 0,00081;

Х = 0,9440 - 0,00081 = 0,9432.

Затем объем водно-спиртового раствора умножают на вычисленный множитель и получают объем безводного спирта. В приведенном примере он равен:

150 x 0,9432 = 141,5 л.

9. По окончании приемки оформляется акт о приемке спирта, доставленного автотранспортом (см. приложение 4 - не приводится), и приходная накладная по складу (см. приложение 5 - не приводится).

10. Разница между количеством безводного спирта, налитого на складе поставщика, и количеством, принятым на складе получателя, за вычетом установленных по нормам потерь при наливе в тару, перевозке и перекачке его из тары на складе получателя, взыскивается с лица, материально ответственного за сохранность перевозимого спирта.

11. При измерении спирта путем пропуска его через мерник, в котором температура отличается от нормальной (+20 °C), вводится поправка на объемное расширение мерника по таблице 16.

12. Для измерения объема спирта служат металлические технические мерники 1-го класса емкостью от 0,5 до 50000 л и стеклянные меры вместимости, прошедшие Государственную поверку. Мерная посуда и контрольно-измерительные приборы, применяемые в спиртовом хозяйстве, подлежат Государственной поверке в установленные сроки (приложения 14 и 15 - не приводятся).

13. В организациях, не имеющих мерников и получающих спирт до 1000 дкл. единовременно, допускается весовой учет спирта с последующим пересчетом его физического веса в безводный спирт по таблице 6 (приложение 17 - не приводится).

При приемке и отпуске этилового спирта определению подлежит вес водно-спиртового раствора, содержание спирта в нем в объемных процентах (крепость) и объем содержащегося в растворе безводного спирта.

Для пересчета физического веса водно-спиртового раствора в безводный спирт необходимо:

- по таблицам 3 и 4 (приложения 1 и 2), как указано в п. 8 настоящих Правил, определить содержание безводного спирта при +20 C° в процентах (по объему);

- по таблице 6 (приложение 17) найти соответствующее значение показателя "Объем спирта в литрах в 1 кг раствора", который умножают на вес водно-спиртового раствора.

Пример:

Определить объем безводного спирта в 122,7 кг водно-спиртового раствора, если его температура +16 C°, а показания стеклянного спиртомера 93 деления.

По таблице 3 (приложение 1) на пересечении графы 93 и строки +16 °C находят, что содержание спирта при +20 C° в процентах (по объему) равно 93,92%.

По таблице 6 (приложение 17) на пересечении графы 9 и строки 93 находят, что объем безводного спирта в 1 кг водно-спиртового раствора при заданных условиях равен 1,1528 л.

Произведение веса водно-спиртового раствора 122,7 кг на найденное по таблице 6 значение дает объем безводного спирта в литрах.

III. Порядок учета и отпуска спирта, расходуемого

на производственные нужды

1. Отпуск спирта производится по утвержденным нормам в строгом соответствии с производственной программой ВЦ, на которую предусмотрено расходование спирта.

2. Расчет потребности спирта определяется по отраслевым нормам расхода этилового спирта на протирку рабочих элементов в устройствах и механизмах вычислительной, копировально-множительной и организационной техники ВЦ и ИВС контор Госбанка при эксплуатации и техническом обслуживании.

3. Составление расчета потребности спирта на год и индивидуальных норм внутри отдела возлагается на заведующих отделов.

Контроль за правильным расчетом потребности возлагается на планово-экономический отдел.

Категорически запрещается расходование спирта сверх утвержденных норм, а также не по целевому назначению.

4. На основании расчета потребности выписывается лимитно-заборная карта по форме (приложение 6 - не приводится) на месячную потребность спирта. Помарки, подчистки и неоговоренные установленным порядком исправления в лимитно-заборной карте не допускаются.

Первый экземпляр карты до начала месяца передается заведующей складов, второй остается у заведующего отделом.

5. Лимит на отпуск спирта ежемесячно корректируется на остаток неиспользованного спирта в отделах на конец предыдущего отчетного периода.

6. Сверхлимитный отпуск спирта и замена одного вида на другой оформляется выпиской специального требования.

Сверхлимитный отпуск и замена одного вида на другой допускается только по разрешению начальника ВЦ.

7. Отпуск спирта потребителям заведующий складом (кладовщик) производит под наблюдением и контролем комиссии по приемке и отпуску спирта, которая наравне с заведующим складом (кладовщиком) несет ответственность за правильность определения температуры водно-спиртового раствора, его крепости и количества отпущенного спирта в безводном исчислении, указанных в лимитно-заборных картах.

8. Для определения количества водно-спиртового раствора, которое должно быть отпущено, необходимо:

1) По показаниям стеклянного (металлического) спиртомера (температура и погружение спиртомера) по таблице 3 (приложение 1 или 2) определить содержание спирта в водно-спиртовом растворе в объемных процентах (крепость).

Например: показание стеклянного спиртомера 79,5; t +15°, по таблице определяем крепость водно-спиртового раствора - 81,00%.

2) По таблице 5 (приложение 3), учитывая температуру и крепость раствора, найти множитель для определения объема безводного спирта в водно-спиртовом растворе.

Например: t +15°, крепость раствора 81,00%, по таблице 5 определяем множитель - 0,8140.

3) Количество безводного спирта, подлежащее отпуску, разделить на найденный множитель для определения объема водно-спиртового раствора, подлежащего отпуску.

Например: подлежит отпуску 1,2 дал безводного спирта, найденный множитель - 0,8140, количество водно-спиртового раствора, подлежащее отпуску: 1,2 дал: 0,8140 = 1,47 дал.

9. Отпуск спирта со склада ВЦ в отделы рассматривается как перемещение его из одного места хранения в другое.

10. Списки лиц, имеющих право получать спирт со склада, утверждаются начальником ВЦ и с образцами их подписей передаются на склад и в бухгалтерию.

11. Заведующий складом (кладовщик) ведет ежедневный количественный учет спирта в безводном исчислении на карточке складского учета (приложение 13 - не приводится) по каждому отдельному виду и сорту спирта в разрезе мест хранения.

Правильность записей в карточках ежемесячно сверяется с данными бухгалтерского учета.

12. Выдача спирта из мест хранения в отделах другим материально ответственным лицам на протирку рабочих элементов в устройствах и механизмах при их эксплуатации и техническом обслуживании должна производиться по утвержденным нормам, как правило, в количествах, соответствующих сменной потребности.

13. Ежедневный объем работ, фактический расход спирта, расход спирта по нормам на фактически выполненный объем работ, его остатки на начало и конец дня записываются уполномоченным лицом ежедневно в ведомость учета, движения и использования этилового спирта (приложение 8 - не приводится).

Эта ведомость служит для учета движения спирта на рабочих местах у материально ответственных лиц, получающих его, а также документом ежедневного и месячного анализа использования спирта в производстве.

Контроль за своевременным и правильным ведением этих ведомостей возлагается: в части объемов выполненных работ - на заведующих отделами, а в части расходования спирта по нормам на фактически выполненный объем работ - на планово-экономический отдел ВЦ.

14. Температуру водно-спиртового раствора и показание спиртомера при выдаче спирта из мест хранения в отделах на производство определяет заведующий отделом.

15. Ежедневный учет спирта в отделах ведется в журналах учета движения спирта за год (приложение 7 - не приводится) непосредственно заведующим отделом или другим материально ответственным лицом.

Приход спирта записывается в журнал учета движения спирта из лимитно-заборных карт, по которым спирт получен с центрального склада, расход - по мере выдачи спирта материально ответственным лицам для выполнения работ в отделах в пределах норм под расписку. Журнал учета движения спирта должен быть в начале года пронумерован, прошнурован и скреплен сургучной печатью за подписью начальника ВЦ и главного бухгалтера.

16. По окончании месяца на основании ведомостей учета движения и использования этилового спирта и журналов учета движения спирта заведующие отделами представляют месячный отчет о расходе спирта по форме (приложение 9 - не приводится). В ответе указываются: остатки спирта на начало и конец месяца, поступление и расход за месяц, сопоставляется фактический расход с нормативным и делается вывод об отклонениях (экономия, перерасход).

Отчет о расходе спирта за месяц после проверки планово-экономическим отделом и утверждения начальником ВЦ, его заместителями или главным инженером представляется в бухгалтерию в установленный срок. К отчетам как основание прилагаются ведомости учета движения и использования этилового спирта.

Бухгалтерия на основании надлежаще оформленного отчета списывает израсходованное количество спирта с подотчета отдела.

При наличии перерасхода спирта отчет принимается бухгалтерией к учету лишь после представления письменного объяснения заведующего отделом с указанием причин и виновников перерасхода и соответствующего решения начальника ВЦ о списании с учета допущенного перерасхода.

IV. Хранение спирта

1. Спирт должен храниться в металлических резервуарах различных вместимостей и форм с обязательным условием возможности измерения в них наличия спирта по объему.

Небольшое количество спирта можно хранить в металлических бочках, бутылях или бидонах, тщательно закупоренных пробками, опломбированных или опечатанных.

В отделах и в местах непосредственного использования спирт должен храниться в бутылях или бидонах в специальном железном ящике, который запирается и опечатывается материально ответственным лицом.

2. В закрытых помещениях для хранения спирта двери должны быть железные, с прочными запорами и замками; окна - с железными решетками.

3. При уходе из спиртохранилища (склада) заведующий обязан запирать склад, а при уходе с территории здания и по окончании рабочего дня, кроме того, накладывать на двери пломбы.

Электроосвещение при уходе со склада должно быть выключено.

4. Спирт не доливается в резервуар минимум на 20 - 25 сантиметров на случай расширения объема спирта от повышения температуры.

5. В спиртохранилище (склад) запрещается вход посторонним лицам.

6. Заведующий складом ведет количественный учет спирта в приходно-расходном журнале в литрах безводного спирта по отдельным резервуарам и сортам спирта (приложение 10 - не приводится).

Журнал учета должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен сургучной печатью ВЦ и заверен начальником и главным бухгалтером. Итоги оборотов по приходу и расходу, а также остатки спирта выводятся в журнале ежедневно.

Записи в журнале производятся чернилами вслед за совершением операций на основании надлежаще оформленных документов с отметками в них номеров страниц журнала, на которых записана операция.

Не реже одного раза в месяц операции по приходу и расходу сверяются с данными бухгалтерского учета.

При смене заведующего складом производится инвентаризация спирта.

7. Использование спиртовой тары на какие-либо другие нужды кроме перевозки и хранения спирта запрещается.

V. Инвентаризация спирта

1. На 1-ое число каждого месяца производится проверка (инвентаризация) наличия спирта путем измерения.

Кроме того, один раз в квартал производятся внезапные проверки наличия спирта.

2. Проверка наличия спирта производится в каждом отдельном случае комиссией, назначаемой приказом начальника ВЦ, которая работает под контролем постоянно действующей комиссии, образованной в соответствии с указаниями, изложенными в приложении 33 к Инструкции N 12.

В состав комиссии обязательно включаются представители бухгалтерии.

Проверка производится во всех местах хранения спирта - на складе ВЦ, в отделах - в присутствии материально ответственных лиц.

Снятие остатков и его результаты оформляются по каждому месту хранения.

Оперативная проверка наличия спирта путем измерения оформляется актом по форме (приложение 11 - не приводится) (часть I, II), который составляется в двух экземплярах, а при смене материально ответственных лиц - в трех.

Допускаемые расхождения между журнальными остатками спирта и результатами замеров не должны превышать 0,05% от количества спирта по учету.

В акте о снятии остатков перечисляются емкости (посуда), в которых на момент инвентаризации не имелось спирта, т.е. в акте должны быть указаны все без исключения числящиеся за материально ответственным лицом емкости, предназначенные для хранения и транспортировки спирта.

3. Акт снятия остатков спирта должен быть оформлен в день проверки и не позднее следующего дня передан главному бухгалтеру ВЦ за подписью членов комиссии и материально ответственных лиц.

4. В случае выявления излишка или недостачи спирта бухгалтерия ВЦ требует от материально ответственного лица письменное объяснение, после получения которого инвентаризационная комиссия дает заключение о недостаче или излишке спирта.

5. Акт инвентаризации передается начальнику ВЦ на утверждение.

Результаты инвентаризации спирта оформляются в соответствии с Инструкцией Госбанка СССР от 21 ноября 1980 г. N 12 (дополнение N 1 от 27 декабря 1983 года, глава VI "Инвентаризация материальных ценностей").

При наличии недостачи или излишков начальник ВЦ дает распоряжение бухгалтерии о списании фактических потерь спирта в пределах норм естественной убыли или оприходовании излишков, а также обязан принять меры к виновным в недостаче спирта сверх норм или в образовании излишков спирта.

6. Оприходование излишков или списание недостач спирта производится только по результатам инвентаризации.

VI. Меры пожарной безопасности

1. В местах хранения спирта кроме общих противопожарных правил должны соблюдаться следующие требования:

- не реже одного раза в месяц заведующей складом совместно с начальником пожарно-сторожевой охраны должны производиться осмотр и проба пожарных трубопроводов и рукавов;

- патрубки пожарных трубопроводов должны быть выведены наружу для того, чтобы не входя в склад, на них можно было надеть брандспойты и подать воду внутрь помещения;

- вторые экземпляры ключей от спиртохранилища должны храниться в охране Госбанка СССР в особом шкафчике; дверцы шкафчика опломбировываются заведующим складом, но на замок не запираются;

- тара должна быть всегда плотно закрыта;

- электропроводка, выключатели и предохранители должны быть проведены и установлены по наружной стене. Лампочки для освещения должны размещаться в застекленных нишах.

2. Работы на складе и в подразделениях, где применяется спирт, производятся под непосредственным надзором заведующего складом, руководителя отделом.

3. По усмотрению начальника ВЦ на период работ в спиртохранилище может устанавливаться постоянный пожарный пост.

4. Работы, связанные с ударами или постукиванием металлическим инструментом по емкостям, наполненным спиртом, запрещаются.

5. На здании должны быть установлены молниеотводы, устройства грозозащиты, системы заземления, а также заземление электродвигателей и трубопроводов должны выполняться в соответствии с действующими положениями.

6. При разработке настоящих Правил использованы следующие нормативные документы:

- сборник таблиц для определения содержания этилового спирта в водно-спиртовых растворах, изданный Государственным комитетом стандартов Совета Министров СССР в 1972 году;

- отраслевая инструкция МРП СССР, утвержденная 11 марта 1977 года Приказом N 8;

- отраслевая инструкция Госкомиздата СССР, утвержденная 13 июня 1984 года Приказом N 288.

Заместитель Начальника

Главного вычислительного центра

Госбанка СССР

Г.И.БУТУЗОВ

Заместитель Главного бухгалтера

Госбанка СССР

В.С.НОВИКОВ