Одобрены коллегией

Главархива СССР

25 декабря 1985 года,

Приказ Главархива СССР

от 30 декабря 1985 г. N 391

ПРАВИЛА

РАБОТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ

ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ СССР

Документы Государственного архивного фонда СССР являются национальным культурным достоянием советского народа и собственностью государства. Документы, хранящиеся в государственных архивах, могут предоставляться гражданам СССР, занимающимся научными исследованиями. Предоставление документов производится через читальные залы государственных архивов.

I. Порядок допуска исследователей для работы

в читальных залах государственных архивов

1. Граждане СССР, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательского учреждения или выполняющие служебные задания, допускаются в читальные залы государственных архивов для работы с архивными документами на основании официальных писем от организаций. В письме указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность, научная степень, звание, тема и ее хронологические рамки, цель исследования. Письмо подписывается руководителем организации или ученым секретарем.

Студенты высших учебных заведений допускаются в читальные залы на основании письма вуза за подписью ректора (проректора или декана) с обоснованием необходимости работы с архивными документами.

Исследователи, ведущие научную работу в личном плане, допускаются в читальные залы по заявлениям на имя директора государственного архива.

2. Разрешение исследователям на пользование документами в читальных залах дается руководством государственного архива на срок с учетом объема работы по теме исследования, но не более чем на один год. При продлении срока занятий в читальном зале или изменении темы исследователь представляет новое письмо в соответствии с требованиями п. 1.

II. Порядок выдачи документов исследователям

3. Государственные архивы предоставляют исследователям документы, необходимые для изучения темы, а также имеющийся научно-справочный аппарат к ним: описи, указатели, путеводители, каталоги и другие архивные справочники.

4. Документы на бумажной основе в читальный зал выдаются, как правило, в копиях. Подлинники могут быть выданы в порядке исключения с разрешения руководства архива для изучения особенностей внешнего вида документов или для проведения текстологического исследования.

Кинофотофонодокументы выдаются исследователям в виде позитивных копий, предназначенных для работы в читальном зале.

5. Описи и другие архивные справочники выдаются исследователям на срок до 5 дней. Документы выдаются исследователям на срок до 1 месяца. Особо ценные документы выдаются по разрешению руководства архива на срок от 1 до 5 дней.

При необходимости продления этого срока исследователь обращается по этому вопросу к работнику читального зала. В случае непосещения читального зала исследователем свыше двух недель подготовленные для него дела возвращаются в хранилище.

Исследователь имеет право одновременно пользоваться не более 5 описями и 20 делами.

6. Порядок выдачи отдельных категорий материалов, в частности документов высших органов государственной власти и органов государственного управления, внешнеполитической, статистической, картографической, военной документации, а также биографических документов ныне живущих политических и общественных деятелей, работников науки, литературы и искусства регламентируется специальными нормативными документами и Главархива СССР.

Биографические документы, переданные на хранение в государственные архивы наследниками политических и общественных деятелей, работников науки, литературы и искусства, выдаются в читальные залы на условиях, оговоренных при передаче.

Выписки, сделанные исследователями из документов этих категорий, просматриваются работниками читального зала.

7. Печатные издания и материалы справочно-информационного фонда архива выдаются исследователям при необходимости сверки текста архивных документов с печатным текстом.

III. Порядок работы исследователей в читальных залах

государственных архивов

8. Исследователь, допущенный к работе с документами архивов, заполняет анкету установленного образца, знакомится с "Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР", предъявляет паспорт.

9. При посещении читального зала исследователь должен соблюдать установленный режим работы: сдавать пропуск работнику читального зала, расписываться в книге посещений, не проносить в читальный зал печатные материалы, портфели, сумки, различную аппаратуру.

10. Для получения описей и документов исследователь оформляет бланк заказа на выдачу дел. Разрешается одновременно заказывать до 5 описей и 10 дел.

Исследователь расписывается за полученные описи и дела в бланке заказа и ежедневно по окончании работы дает эти описи и дела работнику читального зала.

По теме своей научной работы исследователь может получать консультации специалистов архива о составе документов данного архива, их поиску, а также о материалах, хранящихся в других архивах.

11. Исследователь, работая в читальном зале, имеет право из просмотренных архивных документов производить необходимые по теме научной работы выписки.

Исследователь обязан строго соблюдать правила работы с архивными документами: не выносить документы из читального зала и не передавать их другим лицам, не делать в документах пометок, подчеркиваний, не перекладывать листы из одного дела в другое, не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов, при работе с микрофотокопиями и кинофотофонодокументами соблюдать технические правила обращения с пленкой и аппаратурой, заполнять листы использования документов.

12. При сдаче исследователем использованных дел работник читального зала проверяет их наличие, физическое состояние и расписывается в бланке заказа на выдачу дел за их возврат.

При обнаружении в возвращенных документах недостачи или повреждения составляется акт.

IV. Порядок копирования и использования

архивных документов

13. Исследователь при необходимости может заказывать копии просмотренных им документов по теме своего исследования.

Копирование документов государственного архива для исследователя производится с разрешения руководства архива на основании письма заинтересованного учреждения. Исследователь оформляет специальный бланк заказа. Одновременно разрешается заказывать не более 100 кадров микрофильмов и 50 листов копий документов (фото-, ксеро-, машиночитаемых и др.). Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий.

Копирование научно-технической документации производится только по разрешению разработчиков данного проекта, темы (или их правопреемников).

Копирование описей и других архивных справочников, а также документов плохой физической сохранности не производится.

14. Копии документов высылаются в адрес учреждения, по запросу которого они изготовлены, и не подлежат передаче другим организациям и лицам.

Негативы фотокопий и микрофильмов учреждениям и исследователям не выдаются. В исключительных случаях по специальному письму учреждения и разрешению директора архива отдельные негативы могут быть выданы во временное пользование учреждениям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.

15. При отсутствии в архиве необходимой техники копирование документов может производиться силами заинтересованных организаций в помещении архива или в фотолабораториях других учреждений. Копирование осуществляется под контролем представителя государственного архива. Негативы фотокопий и микрофильмов безвозмездно поступают в распоряжение архива.

16. При использовании архивных документов в научных трудах или публикациях исследователь в обязательном порядке указывает: название архива, N фонда, описи, дела, листа.

Исследователь несет ответственность за правильность использования в научной публикации информации, содержащейся в использованных им архивных документах.

Исследователь представляет архиву экземпляр его научного издания или библиографическую справку.

V. Ответственность за нарушение

"Правил работы исследователей в читальных залах

государственных архивов СССР"

17. Лица, нарушившие "Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР", могут быть лишены права пользования архивными документами. О каждом нарушении государственный архив сообщает той организации, которая ходатайствовала о допуске исследователя в архив.

18. Граждане, причинившие ущерб документам Государственного архивного фонда СССР, привлекаются к уголовной, материальной и иной ответственности в соответствии с законодательством СССР и союзных республик.