ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

ПРИКАЗ

от 5 августа 1983 г. N 203

О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ МЕТОДИЧЕСКИХ ПОЛОЖЕНИЙ "ДЕПОНИРОВАНИЕ

НАУЧНЫХ РАБОТ ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ И АРХИВНОМУ ДЕЛУ"

В целях обеспечения четкой организации депонирования научных работ по документоведению и архивному делу приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 сентября 1983 г. Методические положения "Депонирование научных работ по документоведению и архивному делу".

2. ЦГА СССР, ВНИИДАД, НИЦТД СССР, главным архивным управлениям при Советах Министров союзных республик со II полугодия 1983 г. начать выявление наиболее ценных научных работ узкоспециального характера, тиражирование которых обычным способом нецелесообразно, для передачи на депонирование.

3. ВНИИДАД:

- организовать работу по депонированию научных работ по документоведению и архивному делу в соответствии с "Инструкцией о порядке депонирования рукописных работ по естественным, техническим и общественным наукам" (М., ГКНТ, 1981) и данными Методическими положениями;

- обеспечить научно-методическую помощь учреждениям отрасли по вопросам депонирования научных работ.

Начальник Главного управления

Ф.И.ДОЛГИХ

Приложение

к Приказу Главархива СССР

от 5 августа 1983 г. N 203

ДЕПОНИРОВАНИЕ НАУЧНЫХ РАБОТ

ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ И АРХИВНОМУ ДЕЛУ

МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Методические положения определяют порядок подготовки и направления рукописных научных работ по документоведению и архивному делу на депонирование в ОЦНТИ ВНИИДАД, их принятия на депонирование и использования. Разработаны в дополнение к Инструкции о порядке депонирования рукописных работ по естественным, техническим и общественным наукам (М., 1981).

Методические положения являются составной частью комплекса нормативных и научно-методических документов отраслевой системы НТИ в области документоведения и архивного дела.

Разработаны ОЦНТИ ВНИИДАД.

Депонирование - форма публикации рукописных научных работ путем регламентированной передачи рукописей в органы НТИ, оповещения в информационных изданиях об их содержании и месте хранения и выдачи копий работ заинтересованным организациям и специалистам.

Отраслевой центр научно-технической информации в области документоведения и архивного дела (ОЦНТИ ВНИИДАД), наряду с другими центральными отраслевыми органами НТИ, в соответствии с установленным порядком [1] осуществляет депонирование рукописных научных работ в рамках установленных тематических границ.

1. Общие положения

1.1. Депонирование научных работ по вопросам документоведения и архивного дела осуществляется в целях быстрого ознакомления специалистов архивных и других учреждений, научных, научно-исследовательских и проектных организаций, преподавателей высших и средних специальных учебных заведений с содержанием статей, обзоров, монографий, сборников научных трудов, материалов семинаров, конференций, съездов, совещаний и симпозиумов специального характера, издание которых требует больших сроков и трудозатрат.

1.2. ОЦНТИ ВНИИДАД осуществляет депонирование рукописных работ по различным вопросам документоведения и архивного дела, поступающих от архивных и других учреждений и организаций независимо от ведомственной принадлежности.

1.3. В соответствии с инструкцией [1] ОЦНТИ ВНИИДАД принимает на депонирование работы по следующей тематике: архивоведение, документоведение, делопроизводство, археография, история государственных учреждений, обеспечение сохранности документов, экономика архивного дела, научная организация труда.

Соответствие конкретной тематики рукописных работ тематическому профилю ОЦНТИ ВНИИДАД определяется отраслевым рубрикатором НТИ [7].

1.4. Решения о передаче на депонирование рукописных научных работ по документоведению и архивному делу выносятся научными советами Главархива СССР, главных архивных управлений при Советах Министров союзных республик и центральных государственных архивов СССР (в соответствии с функциями, вытекающими из Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР, утвержденном Постановлением СМ СССР N 274 от 4 апреля 1980 г., и положений о Главных архивных управлениях при Советах Министров союзных республик, утвержденных соответствующими постановлениями СМ союзных республик), учеными советами научных учреждений и организаций независимо от ведомственной принадлежности, редколлегиями и редсоветами научных, научно-технических и общественно-политических издательств и журналов. Решение действительно после утверждения его руководителем учреждения <1>.

--------------------------------

<1> Широкое представительство организаций, полномочных передавать на депонирование в ОЦНТИ ВНИИДАД научные работы по документоведению и архивному делу, обусловлено тем, что указанная проблематика разрабатывается во всех отраслях народного хозяйства. Различный уровень научных разработок вызывает необходимость введения компетентного ограничителя, позволяющего отсеять некачественные работы (см. п. 3.2 настоящих Положений).

1.5. Организация, направившая рукопись на депонирование, несет ответственность за ее содержание и оформление. Рукопись может быть направлена на депонирование только с согласия автора (авторов).

1.6. Тезисы докладов (кроме тезисов докладов, сделанных на международных, всесоюзных или республиканских научных съездах, конференциях, симпозиумах и семинарах), отчеты о проведенных научно-исследовательских работах и диссертации на депонирование не принимаются.

1.7. На депонирование принимаются рукописи, разрешенные к открытому опубликованию (размножению).

2. Подготовка рукописи к передаче на депонирование

2.1. При подготовке рукописи к депонированию следует руководствоваться "Инструкцией о порядке депонирования рукописных работ..." [1] и настоящими Методическими положениями.

2.2. Подготовка рукописи к передаче на депонирование осуществляется автором (авторами) или организацией, представляющей рукопись в ОЦНТИ ВНИИДАД.

2.3. Для получения разрешения к открытому опубликованию (депонированию) рукописи автор (авторы) представляет в соответствующие органы:

- сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации, направляющей рукописи на депонирование;

- два экземпляра рукописи с пометкой "К депонированию" на титульном листе, подписанные автором (авторами), руководителем организации и заверенные круглой печатью;

- акт экспертизы (в двух экз.);

- заверенную круглой печатью выписку из решения ученого (научного) совета.

2.4. К рукописной работе, представляемой в ОЦНТИ ВНИИДАД на депонирование, должны быть приложены:

- сопроводительное письмо - направление, подписанное руководителем организации, направляющей рукопись на депонирование (приложение 1 - не приводится);

- заверенная круглой печатью выписка из решения ученого совета, научного (научно-технического) или редакционно-издательского совета (приложение 2 - не приводится);

- рецензия компетентного специалиста (указывается должность, ученая степень) с заверенной круглой печатью подписью;

- четыре экземпляра реферата (из них 2 первых экз.) рукописи объемом 1 страница, через 1,5 инт., для опубликования в информационных изданиях ОЦНТИ ВНИИДАД (приложение 3 - не приводится);

- три первых экземпляра библиографической карточки, оформленной в соответствии с ГОСТ 7.1-76 [3], ГОСТ 7.9-77 [5] для включения в справочно-поисковый аппарат ЕОСИФ по проблемам документоведения и архивного дела (приложение 4 - не приводится).

В реферате и библиографическом описании указывается объем депонируемой рукописи в машинописных листах.

2.5. Передаваемая на депонирование рукопись должна быть полностью укомплектована и содержать титульный лист, основной текст, а также таблицы, иллюстрации, приложения, библиографию, оглавление и др., если они предусмотрены.

2.6. К заверенному титульному листу со всеми разрешительными и удостоверяющими надписями и печатями прилагается чистый титульный лист (1-й экз.), используемый при размножении (приложения 5, 6 - не приводятся).

2.7. Реферат должен содержать перечень основных вопросов, рассматриваемых в работе, методы их решения и важнейшие полученные результаты. Должны быть указаны также конкретные данные, раскрывающие содержание основной части работы, и приведены сведения об особенностях, эффективности и области применения полученных результатов. При оформлении реферата следует руководствоваться ГОСТ 7.9-77, 7.12-77 [5, 6].

Реферат, оформленный в соответствии с требованиями "Инструкции..." [1], должен быть заиндексирован кодами отраслевого рубрикатора НТИ по документоведению и архивному делу, рубрикатора ГАСНТИ и УДК и подписан автором (см. приложение 3).

2.8. Рукопись должна соответствовать требованиям подготовки оригиналов авторских текстов [4]. Формулы должны быть четко вписаны черными чернилами. Графические иллюстрации выполняются тушью, тоновые фотографии должны быть отретушированы.

3. Принятие рукописных научных работ

на депонирование и права авторов

3.1. ОЦНТИ ВНИИДАД принимает на депонирование рукописные работы, подготовленные и оформленные в соответствии с п. п. 2.3 - 2.8 настоящих Положений. Техническая приемка работы, во время которой проверяется соответствие состава и подготовки документов настоящим требованиям, осуществляется при поступлении рукописи в Справочно-информационный фонд ОЦНТИ ВНИИДАД (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД) и заканчивается записью в журнал регистрации рукописных работ, поступивших на депонирование, с указанием даты поступления рукописи.

3.2. ОЦНТИ ВНИИДАД как центральный отраслевой орган НТИ по документоведению и архивному делу имеет право принимать решение:

- о передаче на депонирование рукописных работ по проблемам организации информационных процессов в области документоведения и архивного дела, подготовленных специалистами архивных учреждений;

- о передаче на повторное рецензирование рукописных работ, поступивших на депонирование в ОЦНТИ ВНИИДАД, ведущим специалистам отрасли (см. п. 1.4 настоящих Положений);

- выносить вопрос на Ученый совет ВНИИДАД (головной НИИ отрасли) для решения о депонировании научной работы после повторного рецензирования (см. примечания к п. 1.4 настоящих Положений).

3.3. ОЦНТИ ВНИИДАД имеет право отказать в приеме рукописи на депонирование в случае, если рукопись и сопроводительная документация не соответствуют требованиям настоящих Положений или при повторном рецензировании получено обоснованное отрицательное заключение.

3.4. Принятая на депонирование рукопись включается в состав фонда депонированных научных работ СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, получает регистрационный номер, который проставляется в реферате и на аннотированных библиографических карточках, представленных автором (авторами) вместе с рукописью. Одна из карточек помещается в картотеку депонированных научных работ справочно-поискового аппарата (СПА) СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД.

3.5. Рукопись считается принятой на депонирование с момента включения ее в состав СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД и присвоения ей регистрационного номера.

3.6. Авторам рукописей, принятых на депонирование, выдается соответствующая справка (Приложение 7) с указанием фамилии автора (авторов), названия рукописи, ее объема, наименования и номера реферативного или библиографического издания, в котором опубликован реферат (библиографическое описание), даты решения о депонировании направляющей организации и даты поступления в ОЦНТИ ВНИИДАД (приложение 8 - не приводится).

3.7. Депонированная рукопись приравнивается к опубликованной, справка о депонировании рукописи является свидетельством научной публикации и документом, удостоверяющим авторское право на депонированную рукопись.

3.8. Автор (авторы) сохраняет за собой право публикации депонированной рукописи или ее частей, но при этом обязан(ы) уведомить издающую организацию о том, что рукопись была депонирована, или оговорить это в предлагаемой к изданию работе. После издания и выхода в свет работы автор обязан известить об этом ОЦНТИ ВНИИДАД для указания во вторичных документах выходных данных.

3.9. Автору (авторам) по его желанию выдается бесплатно одна копия депонированной рукописи.

3.10. Автор (авторы) имеет право получить от ОЦНТИ ВНИИДАД сведения об учреждениях и организациях, запросивших копию депонированной рукописи.

4. Использование депонированных научных работ,

поступивших в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД

4.1. Картотека депонированных научных работ СИФ предоставляется потребителям информации независимо от их ведомственной принадлежности. Депонированные рукописи выставляются на открытом доступе во время проводимых ежемесячно ОЦНТИ ВНИИДАД "днях информации".

4.2. Вторичная информация о депонированных рукописях (реферат и библиографическое описание) включается в информационный массив отрасли и отражается в СПА СИФ республиканских служб НТИ и специализированных СИФ служб НТИ архивных учреждений.

4.3. Дубликат реферата (библиографического описания) направляется в ИНИОН АН СССР или ВИНИТИ [1, 2].

4.4. Широкое информирование заинтересованных учреждений и организаций, ученых и специалистов о депонированных рукописях осуществляется путем публикации рефератов и библиографических описаний этих рукописей в информационных изданиях ОЦНТИ ВНИИДАД.

4.5. Материалы депонированных рукописей могут быть использованы при выполнении научно-исследовательских работ и методических разработок, составлении обзоров, обзорных материалов по опубликованным и неопубликованным источникам, при подготовке отчетов и научных публикаций. Во всех случаях использования депонированной рукописи на нее должна быть сделана ссылка.

4.6. ОЦНТИ ВНИИДАД по запросам учреждений, организаций и специалистов высылает наложенным платежом копии депонированных рукописей.

4.7. Изготовление копий с депонированных рукописей осуществляется в соответствии с установленным порядком снятия копий с материалов СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. Оплата копирования депонированных рукописей осуществляется в соответствии с действующим прейскурантом цен на информационные услуги [8].

4.8. Депонированные рукописи, не запрашиваемые потребителями информации в течение 5 лет, передаются на депозитарное хранение и передачу в обменный фонд и списыванию не подлежат. На аннотированной карточке делается пометка "Сдана на депозитарное хранение" с указанием даты.

ИСТОЧНИКИ

1. Инструкция о порядке депонирования рукописных работ по естественным, техническим и общественным наукам. М., ГКНТ, 1981.

2. Методические рекомендации по вопросу депонирования рукописей в ВИНИТИ. М., ВИНИТИ, 1981.

3. ГОСТ 7.1-76. Система информационно-библиографической документации. Библиографическое описание произведений печати.

4. ГОСТ 7.3-77. Система информационно-библиографической документации. Оригиналы текстовые авторские и издательские.

5. ГОСТ 7.9-77. Система информационно-библиографической документации. Реферат и аннотация.

6. ГОСТ 7.12-77. Система информационно-библиографической документации. Сокращения русских слов и словосочетаний в библиографическом описании произведений печати.

7. Рубрикатор НТИ по документоведению к архивному делу. М., Главархив СССР, 1983.

8. Прейскурант N 57-15-92. Цены на массовые виды услуг в области научно-технической информации. Утвержден Постановлением ГКНТ от 12 августа 1981 г. N 327. М., 1981.

Приложение 7

ФОРМА СПРАВКИ

О ДЕПОНИРОВАНИИ РАБОТЫ В СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД

                                                      Главное

                                                архивное управление

                                             при Совете Министров СССР

                                                 Отраслевой центр

                                         научно-технической информации по

                                         документоведению и архивному делу

                                                  (ОЦНТИ ВНИИДАД)

                                        10100, Москва, ул. Мархлевского, 7а

                                  СПРАВКА

                         о депонировании рукописи

Рукопись т. _______________________________________________________________

                           (фамилия, имя, отчество автора)

___________________________________________________________________________

                           (название рукописи)

___________________________________________________________________________

депонирована в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД 198________ за N _________________________

в соответствии с решением Ученого (научного) совета _______________________

"__" ________ г.

Реферат  (библиографическое  описание)  настоящей    рукописи   опубликован

в _________________________________________________________________________

               (наименование и номер реферативного издания,

___________________________________________________________________________

                       библиографического указателя)

    В соответствии с Инструкцией о  порядке  депонирования рукописных работ

по  естественным,   техническим  и   общественным    наукам,   утвержденной

Постановлением Государственного комитета  Совета  Министров СССР по науке и

технике, Президиума Академии наук СССР,  Министерства  высшего  и  среднего

специального   образования    СССР    и   Главного   управления  по  охране

государственных тайн в печати при Совете Министров  СССР  от 1 августа 1977

г. N 354,  М.,  1981,  авторы  депонированных  рукописей  сохраняют  права,

вытекающие   из   законодательства   об  авторском  праве,  но   не   могут

претендовать на выплату гонорара;  депонированные  рукописи  приравниваются

к опубликованным печатным изданиям.

    Зав. ОЦНТИ                                      (подпись)

    М.П.                                            Дата