ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

ПРИКАЗ

от 12 июня 1981 г. N 137

О "ПРИМЕРНОМ ПОЛОЖЕНИИ ОБ ОБЪЕДИНЕННОМ

АРХИВЕ ПРОМЫШЛЕННОГО, ПРОИЗВОДСТВЕННОГО

И НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ"

В целях улучшения ведомственного хранения документов в соответствии с требованиями Постановления Совета Министров СССР от 20 сентября 1978 г. N 784 "Об улучшении организации архивного дела в центральных государственных архивах СССР" приказываю:

1. Утвердить "Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения" согласно Приложению.

2. Начальникам главных архивных управлений при Советах Министров союзных республик, директорам ЦГА СССР осуществить необходимые организационно-методические мероприятия по внедрению в практику работы министерств, государственных комитетов и ведомств, имеющих в своих системах объединения, "Примерного положения".

3. Отделу ведомственных архивов и делопроизводства (т. Пшеничный) организовать рассылку "Примерного положения" министерствам и центральным ведомствам, оказывать постоянную методическую помощь заинтересованным организациям в практическом применении "Примерного положения".

4. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на Отдел ведомственных архивов и делопроизводства (т. Пшеничный).

Начальник Главного управления

Ф.И.ДОЛГИХ

Приложение

к Приказу Главного

архивного управления

при Совете Министров СССР

от 12 июля 1981 г. N 137

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОБЪЕДИНЕННОМ АРХИВЕ ПРОМЫШЛЕННОГО ПРОИЗВОДСТВЕННОГО

И НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Документы промышленных, производственных и научно-производственных объединений <*>, входящих в их состав и подчиненных учреждений, организаций и предприятий, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, являются частью Государственного архивного фонда СССР и подлежат передаче в государственные архивы в установленные Положением о Государственном архивном фонде СССР сроки.

--------------------------------

<*> Впредь для краткости употребляется слово "объединение".

Объединения несут ответственность за сохранность, учет, качество обработки и использование образующихся в их деятельности документов, а также за передачу в государственные архивы в установленные сроки документов, подлежащих государственному хранению.

1.2. Для обеспечения сохранности, учета и использования документов в объединениях создаются объединенные архивы.

1.3. Объединенный архив создается в объединении как подразделение управления или, где это необходимо, как структурная единица объединения <*>.

--------------------------------

<*> Объединенный архив как структурная единица объединения создается вышестоящим по отношению к объединению органом по представлению генерального директора объединения.

1.4. Правовой основой для образования объединенных архивов объединений является Постановление Совета Министров СССР от 20 сентября 1978 г. N 784 "Об улучшении организации архивного дела в центральных государственных архивах СССР" и Положения о промышленных, производственных и научно-производственных объединениях.

1.5. В своей работе объединенный архив руководствуется законодательством СССР, Положением о Государственном архивном фонде СССР, приказами, распоряжениями и указаниями вышестоящей организации, объединения, правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР и учреждений его системы, а также настоящим Положением.

1.6. Объединенный архив подчиняется непосредственно руководству объединения, работает по планам, утвержденным руководством объединения, и отчитывается перед ним о результатах своей работы.

1.7. Объединенный архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности руководством объединения.

1.8. Настоящее Положение распространяется на объединенные архивы объединений союзного и республиканского подчинения.

На основании "Примерного положения..." в объединении разрабатывается Положение об архиве, утверждаемое руководством объединения по согласованию с архивным органом.

2. Состав документов объединенного архива

2.1. В объединенном архиве хранятся документы управления (дирекции), головной организации объединения, структурных единиц объединения, учреждений, организаций и предприятий, подчиненных объединению <*>.

--------------------------------

<*> В дальнейшем - "подчиненные объединению учреждения".

Примечание: вопрос о создании объединенного архива для хранения документов всесоюзных промышленных объединений, находящихся в г. Москве, а также для хранения документов структурных единиц объединения и подчиненных ему учреждений, находящихся вне пределов пункта расположения генеральной дирекции, головной организации объединения, должен решаться руководством объединения совместно с вышестоящей по отношению к объединению организацией.

2.2. В состав документов объединенного архива входят:

2.2.1. Завершенные в делопроизводстве документы, подлинная научно-техническая документация, подлежащая передаче на государственное хранение, и кинофотофонодокументация управления (дирекции), головной организации, структурных единиц объединения и подчиненных объединению учреждений.

2.2.2. Документы ликвидированных или реорганизованных учреждений, входивших или входящих в систему объединения, а также организации-предшественника объединения.

2.2.3. Фонды личного происхождения деятелей науки и техники, новаторов и передовиков производства, работавших в объединении.

Примечание: фонды личного происхождения включаются в состав объединенного архива по желанию фондообразователей или наследников и по согласованию с объединенным архивом.

2.2.4. Документы по личному составу управления (дирекции) объединения, структурных единиц, подчиненных объединению учреждений, ликвидированных учреждений организаций и предприятий, входивших в состав объединения.

2.2.5. Документы общественных организаций объединения (кроме партийных и комсомольских).

2.2.6. Печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие документы объединенного архива, а также материалы, необходимые для информационно-справочной и другой работы архива.

2.2.7. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов объединенного архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, перечни проектов (объектов), проблем (тем), документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, инвентарные книги, обзоры и т.д.).

2.2.8. Микрофильмы, микрофиши, апертурные карты, машинные носители информации и другая специальная документация.

2.2.9. Страховые копии особо ценных документов.

3. Порядок комплектования объединенного архива

3.1. Список учреждений - источников комплектования объединенного архива утверждается приказом по объединению.

3.2. От учреждений - источников комплектования на хранение в объединенный архив поступают все документы постоянного и долговременного сроков хранения (10 лет и выше), а также все документы по личному составу.

Примечание: документы сроков хранения до 10 лет хранятся и уничтожаются в установленном порядке и в учреждениях, организациях и на предприятиях, в деятельности которых они образуются.

3.3. От учреждений, не включенных в список источников комплектования объединенного архива в случае их ликвидации без правопреемника, на хранение в объединенный архив могут быть приняты документы по личному составу.

4. Задачи и функции объединенного архива

4.1. Основными задачами объединенного архива являются обеспечение сохранности, прием, учет, создание научно-справочного аппарата, использование, подготовка к передаче и передача на государственное хранение принятых в архив документов постоянного хранения.

4.2. Во исполнение этих задач объединенный архив осуществляет следующие функции:

4.2.1. Принимает документы учреждений-источников комплектования, обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов.

4.2.2. Проводит экспертизу научной и практической ценности принятых на хранение документов, оказывает помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в учреждениях-источниках комплектования. Устанавливает совместно с экспертной комиссией (ЭК) объединения порядок проведения экспертизы ценности документов структурных единиц и подчиненных объединению учреждений.

4.2.3. Участвует в работе ЭК объединения.

4.2.4. Осуществляет учет принятых на хранение документов.

4.2.5. Создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам (сводные описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры, инвентарные книги и т.д.).

4.2.6. Организует использование документов, выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов, учреждениям и гражданам, производит выдачу дел и документов учреждениям во временное пользование.

4.2.7. Оказывает помощь и дает консультации работникам объединения по вопросам организации документов в делопроизводстве и архивного дела.

4.2.8. Участвует в проведении общественных смотров архивов и делопроизводства в учреждениях и на предприятиях объединения.

4.2.9. Принимает участие в разработке нормативно-методических документов по организации делопроизводства и архивного дела в объединении (инструкций, памяток, классификаторов, номенклатур дел, перечней с указанием сроков хранения документов и т.д.).

4.2.10. Участвует в организации и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации секретарей, делопроизводителей и других работников, занятых в сфере работы с документами в объединении.

4.2.11. Ежегодно высылает в соответствующее учреждение государственной архивной службы паспорт архива.

4.2.12. Докладывает руководству объединения вопросы архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

4.2.13. Передает по описям, утвержденным экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, на государственное хранение в соответствующие государственные архивы документы, сроки ведомственного хранения которых истекли.

5. Права объединенного архива

5.1. Для выполнения возложенных задач объединенному архиву предоставляется право:

5.1.1. Контролировать выполнение учреждениями-источниками комплектования объединенного архива установленных правил организации документов в делопроизводстве и работы архивов.

5.1.2. Давать указания учреждениям, организациям и предприятиям объединения по вопросам подготовки документов к сдаче в объединенный архив.

5.1.3. Запрашивать от учреждений, организаций и предприятий объединения сведения, необходимые для работы архива.

5.1.4. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в объединении, а также в других организациях.

5.1.5. Создавать при объединенном архиве советы и комиссии по содействию архивному делу на общественных началах.